Группа компаний «Виктория» активно использовала предоставленные кризисным периодом возможности, чтобы повысить свою эффективность и конкурентоспособность

«Все топ-менеджеры мыслят категориями экономической эффективности», Кирилл Дубчак, директор по ИТ ГК «Виктория»

     С наступлением кризиса внедрение бизнес-приложений в группе компаний «Виктория», владеющей розничными сетями по продаже товаров повседневного спроса в нескольких регионах России, не было остановлено. В начале 2009 года удалось завершить основной этап ранее намеченного ERP-проекта, затем приступили к реализации новых ИТ-инициатив, многие из которых были, по сути, развитием предыдущих.
     «В период кризиса любые инвестиционные проекты требовали жесткого обоснования с точки зрения экономической эффективности. Примерно в 90% случаев принимались во внимание сроки окупаемости инвестиций. В первую очередь реализовывались проекты, направленные на снижение затрат и повышение товарооборота, — отмечает Кирилл Дубчак, директор по ИТ ГК “Виктория”. — Все топ-менеджеры мыслят категориями экономической эффективности. Я не встречал в своей практике бизнес-руководителей, которые любят ИТ настолько, что готовы вкладывать в автоматизацию деньги, не задумываясь о пользе таких инвестиций».
     Компания была основана в Калининграде в 1993 году. Сейчас ГК «Виктория» представлена в четырех регионах: Москве, Санкт-Петербурге, Калининграде и Туле. Спектр форматов ее магазинов достаточно широк: имеются «магазины у дома» (сети «Виктория Квартал», «Дёшево» (дискаунтеры), «Семейная копилка»), супермаркеты «Виктория» и магазин мелкооптовой торговли «Кэш», работающий в формате cash&carry. Всего в регионах России функционируют более 250 магазинов, работу которых обеспечивают почти 17 тыс. сотрудников.
     В конце 2008 года, в начале кризиса, компания была включена Правительством РФ в перечень семи системообразующих, играющих стратегически важную роль в отечественной экономике федеральных розничных сетей.
     Уже после начала кризиса руководство компании приняло решение расширить региональный охват путем приобретения местных розничных сетей. Первой покупкой стала в 2010 году тульская сеть «Семейная копилка», включающая 40 магазинов.

Унификация управления
     «Компания всегда старалась поддерживать свои ИТ на высоком уровне», — рассказывает Дубчак. В 2005 году компания развернула и приступила к использованию ERP-системы Microsoft Axapta. Отдельные области автоматизации поддерживались средствами «1С» и «Бэст».
     Примечательно, что внедренная ERP-система имела децентрализованную архитектуру: центральные базы данных были развернуты на уровне каждого региона, кроме того, свои базы данных имелись в магазинах и распределительных центрах. Бизнес-процессы в ГК «Виктория» не были унифицированы, и системы в регионах развивались, по сути, автономно, без серьезной координации друг с другом. В результате различий в них становилось все больше и больше, при этом документирование изменений в бизнес-логике оставляло желать много лучшего.
     Начиная с какого-то момента, получение консолидированной отчетности переросло в серьезную проблему: приходилось собирать данные с территорий, сверять разные базы данных и сводить эту информацию воедино. Процесс консолидации был не слишком быстрым, к тому же трудоемким и не застрахованным от ошибок пользователей. Как результат, система не обеспечивала необходимую бизнесу оперативность управления и прозрачность.
     Руководство компании осознало, что для унификации бизнес-процессов проще заново внедрить ERP-систему, чем пытаться привести к единому знаменателю бизнес-логику региональных инсталляций уже имеющейся системы. В 2007 году компания приступила к выбору нового ERP-продукта, рассчитывая внедрить его на основе централизованной схемы. Выбор пал на решение от компании SAP. Немаловажное значение имел тот факт, что решения SAP к моменту выбора системы уже использовались в ряде крупных зарубежных и отечественных успешных розничных компаний.

На единой площадке
     Проект внедрения решения стартовал в конце 2007 года. В числе его бизнес-целей — получение оперативной и прозрачной единой системы учета, снижение затрат на управление, оптимизация и контроль бизнес-процессов, поддержка динамики роста, увеличение капитализации компании.
     «Одним из ключевых факторов успеха проекта с самого начала было пристальное внимание к нему и активное участие со стороны всех топ-менеджеров, включая генерального директора, — говорит Дубчак. — Успеху проекта способствовало и то, что многие из вошедших в команду внедрения представителей бизнес-подразделений были заняты в проекте все 100% своего рабочего времени».

Карта решения SAP в ГК «Виктория»

     В июне 2008 года началась эксплуатация системы. В качестве пилотного региона был выбран Санкт-Петербург — самый маленький на тот момент регион по объемам бизнеса ГК «Виктория». Таким образом компания постаралась минимизировать риски, связанные с переходом на новую систему. Сама система развернута в одном из московских ЦОД на оборудовании Sun Microsystems. В ноябре 2008 года к системе был подключен Калининградский регион, в феврале 2009-го — Московский. В скором времени может быть подключен и Тульский регион.
     Проект внедрения охватил процессы управления товарными потоками и продажами (SAP MM/SD), бизнес-процессы розничной торговли, бухгалтерского, управленческого, налогового учета и МСФО (FI/CO), бюджетирования (BI-IP), оперативной логистики (SAP LE). Также внедрялись функции управления данными о продажах (POS DM), мобильными терминалами сбора данных, решались задачи интеграции процессов (PI), электронного обмена данными (EDI). На каждой из региональных площадок различные функциональные модули внедрялись практически одновременно. Широкий функционал системы охватил все ключевые бизнес-процессы ГК «Виктория». В середине 2008 года началось внедрение функций бизнес-аналитики (BI) и модуля управления персоналом SAP HR.
     Одновременно с внедрением ERP-системы шла унификация бизнес-процессов, стандартов управления и управленческой отчетности. Также велись проекты по интеграции информационных систем ГК «Виктория» с системами ее партнеров — логистических 3PL-операторов. «SAP-решения, развернутые в нашей компании, интегрированы с WMS-системами логистических операторов, с которыми мы сотрудничаем, посредством интеграционной шины SAP PI, — отмечает Дубчак. — Этим же интеграционным инструментом обеспечивается выгрузка в магазины изменений по товарным ассортиментам и ценам, загрузка данных о продажах. Детальные данные о продажах из POS-системы магазинов попадают в модуль SAP BI и оттуда после агрегации загружаются в ERP-систему».
     Кроме того, компанией велась разработка приложений для ИТ-поддержки внутренних бизнес-процессов по приемке товаров в магазинах и их инвентаризации в режиме off-line, не требующем мгновенной синхронизации с центральной системой и снимающем ограничения на каналы связи с ней для мобильных терминалов сбора данных, применяемых при приемке и инвентаризации. Данные по магазину, необходимые для обеспечения этих процессов, загружаются на уровень магазина заранее, а новые данные могут быть доступны в ERP-системе SAP спустя несколько минут после формирования в системах магазина. Необходимость разработки таких приложений вызвана, как было сказано, в первую очередь наличием заметных задержек при передаче данных с удаленных объектов регионов на центральную площадку», — поясняет Дубчак. Система управления лояльностью покупателей, традиционно являющаяся для розничной компании одним из ключевых приложений, также была разработана собственными силами компании и имеет централизованную архитектуру.

Группа компаний «Виктория»
ГК «Виктория» — федеральная торговая компания России, успешно работающая с 1993 года. «Виктория» управляет розничными сетями различных форматов, предлагая покупателям качественное обслуживание при совершении покупок и доступные цены на товары. «Виктория» управляет сетями «магазинов у дома»: «Виктория Квартал», «Дёшево» (дискаунтеры), «Семейная Копилка», а также сетью супермаркетов «Виктория». Магазины расположены в Москве, Санкт-Петербурге, Калининграде и Туле. Всего в регионах России функционируют более 250 магазинов. В составе подразделений ГК «Виктория» действуют три собственных и четыре арендованных распределительных центра. В группе компаний работает более 17 тыс. сотрудников.

Сложный период
     В числе проектов, реализованных в кризисный и посткризисный период, — внедрение в 2010 году систематизированного учета договоров, позволяющего анализировать и управлять дебиторской и кредиторской задолженностью, контролировать обоснованность платежей, своевременно исполнять обязательства на основании детального ведения всех параметров договоров, (предметов, условий, сроков действия, графиков оплат, управленческой аналитики и пр.). В 2011 году в рамках развития проекта планируется автоматизация расчета и начисления штрафных санкций за отклонения от оговоренных в договорах сроков и объемов поставок.
     В 2010 году был реализован еще один важный проект, нацеленный на повышение устойчивости и конкурентоспособности компании, — внедрение системы управления товарными запасами. В числе его целей — сокращение сроков оборачиваемости, более эффективное использование оборотных средств за счет оптимизации заказа и доставки товаров и обеспечения оптимального уровня товарного запаса в соответствии с локальным спросом в каждом магазине, повышение производительности труда сотрудников за счет автоматизации управления товарными запасами и использования средств бизнес-аналитики. Результатом должно было стать увеличение объемов продаж и высвобождение значительных оборотных средств.
     Одним из факторов успеха стало то, что возглавил этот проект руководитель департамента логистики, активное участие в нем приняли представители торговых подразделений, сотрудники службы управления ассортиментом и дирекции ИТ. Партнером по внедрению выступила компания «Прота», к тому времени реализовавшая похожие проекты в некоторых других российских розничных сетях.
     Ключом к оптимизации товарных заказов является анализ статистических данных о продажах за каждый день в каждом из магазинов, о запасах в магазинах и распределительных центрах, о сроках, графиках, объемах, маршрутах и прочих особенностях доставки товаров в распределительные центры и магазины, а также о затратах на логистику, рисках, связанных с поставками, данных о внешних факторах, влияющих на продажи, и т. д. На основе этих сведений ежедневно производится автоматическое формирование проектов заказов с возможностью их корректировки, вплоть до перехода на «ручное» управление. Система управления товарными запасами позволяет моделировать статистику продаж новых товаров, учитывать маркетинговые акции, различные календарные события (в том числе в отдельных регионах и магазинах), соблюдение графиков поставок поставщиками с учетом возможных сбоев и отклонений, достоверность данных о товарных запасах с учетом возможного их воровства в торговых залах, желаемый уровень обеспечения отдельными товарами, планограммы магазинов и пр.
     В настоящее время функции управления товарными запасами используются в ходе ежедневного расчета заказов для пополнения всех магазинов и складов, благодаря чему оборачиваемость товаров повысилась на 25%, возросла выручка. Кроме того, удалось на 30% уменьшить количество сотрудников, занимающихся заказом товаров.
     «Изюминка этого проекта — в реализации сложных математических моделей планирования закупок и доставки товара. Стандартные алгоритмы, которые содержатся в ERP-системах, дают не столь значительный эффект», — поясняет Дубчак.
     В 2010 году также были реализованы проекты, связанные с обеспечением новых требований российского законодательства, в частности нового закона о торговле, а также осуществлена автоматизация исполнения решения властей о продаже крепких спиртных напитков в определенные часы.
     Еще один значимый проект, реализованный в период кризиса, — параллельный учет товаров по партиям в виде отдельных моделей для комиссионного и собственного товара, что позволяет оперативно и гибко анализировать товарные потоки и доходность в разрезе поставщиков, а также корректно вести взаиморасчеты с поставщиками комиссионного товара.

Планы на новый год
     Намеченные на 2011 год проекты нацелены не только на дальнейшее повышение эффективности компании, но и на внедрение функций, которые помогут ей повысить свою конкурентоспособность благодаря более четкой и взвешенной работе с поставщиками. В числе проектов, запланированных на 2011 год, — реализация улучшенных функций управления ассортиментом, ценообразованием и размещением товаров, дальнейшее развитие финансового блока, развитие возможностей электронного обмена данными (EDI), создание внутрикорпоративного портала. Изучаются перспективы внедрения систем кассового самообслуживания покупателей и управления наличностью.
     Продолжатся и проекты внутри ИТ-подразделения. В прошлом году было начато внедрение системы управления ИТ-инфраструктурой. В качестве инструмента управления ИТ-процессами (в том числе процессом управления инцидентами) применяются продукты компании Naumen. В 2011 году предстоит завершить реализацию функций мониторинга инфраструктуры, а также ряда возможностей, требуемых для обеспечения ИТ-сервисов: управление изменениями, конфигурациями и уровнем услуг. Кроме того, планируется оптимизировать процесс управления инцидентами и продолжить развитие серверной виртуализации.