Персональные кейсы

Вадим Ипатов: данные — большие или нет — должны быть хорошо организованы

Компания «ИнтерТраст», разработчик системы электронного документооборота CompanyMedia, провела 30 мая круглый стол «Персонализация контента и интерфейса в СЭД: лицом к бизнесу», на котором обсудила с клиентами возможности управления кейсами (Advanced Case Management, ACM) и персонализации интерфейса системы электронного документооборота. Эти инструменты были усовершенствованы в недавно выпущенной версии CompanyMedia 4.1.

Концепция управления кейсами является, по сути, упрощением более общего механизма организации работы с документами с помощью бизнес-процессов. Кейс представляет собой набор шаблонов документов и действий с ними, которые должны выполнить сотрудники компании. На каждой стадии работы с документами предполагается возможность параллельного выполнения нескольких задач. А основным отличием кейса является его непредсказуемость — процесс его исполнения может меняться в зависимости от требований текущего момента. Выполнять кейс можно без строго определенной последовательности действий, планируя следующие стадии в процессе работы с предыдущими — такой гибкости не допускают классические бизнес-процессы.

В частности, в CompanyMedia предусмотрена возможность создавать кейс по мере надобности, начиная с одной стадии, а потом расширяя и набор документов, и последовательность стадий, и число задействованных в процессе участников. Когда же кейс будет завершен, можно будет проанализировать его, сравнить с другими аналогичными кейсами и подготовить общий шаблон, который будет потом использоваться для выполнения аналогичных проектов. Таким образом, приложение для управления кейсами позволяет постепенно автоматизировать процесс и в дальнейшем менять его по мере необходимости. CompanyMedia может также служить как инструмент разработки бизнес-процессов для более общей системы, построенной уже на полноценных бизнес-процессах. Все это позволяет применять кейсы в CompanyMedia как для автоматизации плохо структурируемых процессов, так и для структуризации уже существующих.

Подход «от практики», принятый в ACM, дает возможность автоматизировать имеющийся документооборот, а не навязывать предложенную аналитиками со стороны «правильную» схему обработки документов. Опасность навязанных бизнес-процессов в том, что пользователи могут не оценить их «правильность» и будут часть задач выполнять вне системы, готовя документы по старинке, как привыкли. В результате документы будут сохраняться на локальных компьютерах, версии их будут не согласованы, компания потеряет над ними контроль, что приведет в конце концов к снижению безопасности и управляемости работы системы документооборота. Кейс, который содержит шаблоны действий и документов, позволяет более гибко управлять процессом подготовки документов, не теряя при этом контроля над ним. «Мы делаем свою систему так, чтобы пользователю было в ней удобно работать и не приходилось использовать дополнительные приложения», — пояснил цель разработки новой версии CompanyMedia Вадим Ипатов, заместитель генерального директора по развитию бизнеса компании «ИнтерТраст».

Кроме идеологии управления кейсами, разработчики «ИнтерТраста» предложили своим клиентам концепцию персонализации — выделения из общей массы всех корпоративных документов для каждого пользователя специального подмножества тех файлов, с которыми он работает. Такая индивидуальная коллекция документов дает возможность каждому сотруднику компании создать удобный для выполнения своих служебных обязанностей набор шаблонов, справочных документов и информационных материалов, который позволит ему оптимизировать подготовку новых документов и рабочее пространство в самой СЭД. В частности, пользователь может создавать собственные индивидуальные планы работы с документами.