Автоматизация как подвиг

В отличие от предприятий сырьевого сектора, прибыль которых в основном формируется от экспортных поставок, «Царицыно» ориентируется исключительно на внутренний рынок со всеми его издержками: нестабильность национальной валюты, низкая покупательная способность населения, вынужденная ориентация на внешнего поставщика сырья и материалов и т.п.

Работая в отнюдь не комфортных условиях, руководство предприятия приняло решение о необходимости внедрения системы управления ресурсами с целью создания условий для быстрого получения информации, необходимой при оперативном управлении. Кроме этого, не лишним было достижение возможности быстрой переориентации производства на выпуск наиболее рентабельной продукции с возможностью проигрывания различных сценариев, управление себестоимостью.

Руководство ОАО «Царицыно» смогло выделить необходимые средства под этот, прямо скажем, не самый дешевый проект, организовать своих сотрудников для работы на проекте, переориентировать структуру на внедрение системы управления, наконец, доверить внедрение системы отечественной консалтинговой фирме.

Принятие решения

В начале весны 1999 года консалтинговая компания «Джи-Эм-Си» и ОАО «Царицыно» подписали договор на поставку системы Baan IV и оказание консультационных услуг по комплексной автоматизации предприятия для 50 рабочих мест. Проект предусматривал внедрение функциональности для подразделений реализации и маркетинга, бухгалтерии, снабжения, производства и планово-экономической службы. Подписанию соглашения предшествовал полугодовой период работы по анализу возможностей различных программных продуктов и корпоративных систем на предмет их применимости к функциональным требованиям заказчика.

Чем был продиктован выбор системы BaanIV? Участие в проекте независимого консультанта, предполагало предварительное рассмотрение решений, которые сегодня «на слуху» у отечественных потребителей систем класса ERP. Не секрет, что в России почти обязательным является наличие так называемого «успешного внедрения». При этом потенциальные клиенты в большинстве своем не претендуют на то, чтобы увидеть полномасштабное внедрение, включающее функциональность бухгалтерии и финансов, управления складами, управление закупками и реализацией, производство и расчет себестоимости и т.п. Их запросы скромнее: «покажите хоть что-нибудь, что работает и не вызывает изжоги».

В конце 1998 года «Джи-Эм-Си» совместно с компанией «Антарес» из Курска заканчивала внедрение Baan IV на местном предприятии «Кондитер». Туда-то и направилась представительная делегация москвичей в составе шести специалистов для того чтобы убедится - западная система имеет право на жизнь в России. Нельзя сказать, что все из увиденного и услышанного понравилось. Однако делегация ОАО «Царицыно» увезла из Курска и положительный «багаж»: стало ясно, что, во-первых, российский бухгалтерский учет мог быть достаточно полно описан в локализованной версии западной программы, а система позволяла бы получать основные формы российской бухгалтерской отчетности. Во-вторых, данные из существовавшей системы могли быть импортированы в Baan IV. В-третьих, в системе были описаны производственные мощности и технологические процессы. И, наконец, консультантами «Джи-Эм-Си» был предложен собственный, достаточно наглядный алгоритм расчета себестоимости готовой продукции.

В целом, специалисты ОАО «Царицыно» увидели в Курске нечто близкое и понятное. К тому же оба предприятия относятся к одной отрасли - пищевой промышленности, следовательно, прецедент внедрения системы уже существовал. Чаша весов склонилась в сторону Baan IV. Выбор консультанта был достаточно очевиден - «Джи-Эм-Си» уже имела опыт работы с предприятиями пищевой промышленности, а ее специалисты не понаслышке знали и другие системы (например, Manman/X, R/3, Acacia, Masterpiece), следовательно, не были «зациклены» на любви к Baan. В конце концов, в результате полуторагодичной совместной работы было создано решение для мясоперерабатывающих предприятий.

Организация проекта

Для реализации проекта была создана совместная проектная группа, в которую вошли четыре консультанта и руководитель проекта от «Джи-Эм-Си» и десять представителей заказчика от различных служб (бухгалтерия, отдел снабжения, плановый отдел, производственный отдел, отдел вычислительных и информационных систем) а также административные руководители проекта от ОАО «Царицыно» (заместитель генерального директора и главный бухгалтер) и технический руководитель проекта, - начальник отдела вычислительных и информационных систем. Общее руководство проектом осуществлялось главным заинтересованным лицом —генеральным директором ОАО «Царицыно».

Работы по проекту начались с традиционного предпроектного обследования, которое включало описание существующих бизнес-процессов и определение «узких» мест, требующих для своего описания системе нетрадиционных методов настройки или доработки функциональности. Предстояло решить следующие нелегкие задачи:

• описание и настройка технологии и производственных процессов;
• описание и настройка бухгалтерского учета и управления финансов;
• доработка стандартной функциональности Baan IV по функциям реализации и маркетинга;
• доработка или, если потребуется, разработка функциональности по бизнес-планированию.

На решение этих задач и изменение учетной политики предприятия и было направлено все внедрение системы.

Решение для мясоперерабатывающих предприятий

Решение перечисленных задач в конечном итоге вылилось в создание решения для мясоперерабатывающих предприятий. Разработки были выполнены с учетом перспективы: они работают для всех приложений системы, включая «Транспорт», «Сервисное обслуживание» и др., которые до той поры в России не внедрялись.

Наибольшую сложность при внедрении программы Baan IV вызвало описание технологии производства. Дело в том, что функционал описания «Формул» в системе Baan IV вполне удовлетворял требованиям, предъявляемым для описания рецептур мясных изделий, однако трудность заключалась в том, что в течение дня одно и та же продукция могла выпускаться по различным рецептурам (гурманов просим не беспокоиться, вкусовые и питательные свойства продукции ОАО «Царицыно» от этого не страдают - все находится под контролем не только ОТК, но и внешних контролирующих организаций). И если в рецептуре фигурировали позиции сортового и жилованного мяса и соответствующих добавок, то связать напрямую эти компоненты с конкретным закупаемым сырьем было непросто - сортовое мясо можно получить и из германской буренки и из молдавской «пеструхи». Причем, как не трудно догадаться, себестоимость закупаемого сырья в этих случаях будет разной.

Для решения этих задач была разработана подсистема задания нескольких формул (рецептур) для готовой продукции, а для описания жиловки мяса была использована функциональность конечных компонентов изделий, попутных и побочных продуктов. Кроме того, была разработана функциональность, позволяющая дооценивать стоимость жилованных компонентов сырья (туша продается по определенной стоимости за килограмм, однако после разделки стоимость получаемых из нее компонентов значительно различается), и автоматически включать в рецептуру альтернативные материалы.

Для облегчения работы с «Производственным процессом» были разработаны шаблоны производственных партий, которые облегчают работу с большим числом ежедневных производственных партий. Этот же участок в системе потребовал разработки функции для автоматического закрытия таких партий. Сопоставление оценочных материалов производственных партий для готовой продукции с количеством материалов, имеющихся в наличии на складе позволяет упростить списание полуфабрикатов в производство.

При реализации проекта проблема учета фактических затрат была квалифицирована как одна их самых насущных. В результате разработки специальной утилиты стал возможен учет фактических затрат практически по любому элементу (сырье, материалы, полуфабрикаты, готовая продукция):

• сбор фактических затрат по складским операциям;
• отнесение дополнительных затрат (транспортировка, таможенные расходы, расходы на хранение, и т.д.) на операции прихода на склад и переоценка всех соответствующих операций списаний по различным базам распределения;
• списание себестоимости со склада по фактической средней;
• списание со склада по фактической себестоимости единиц запасов.

В процессе внедрения была пересмотрена принятая на ОАО «Царицыно» концепция классификации сырья, материалов и готовой продукции. Для реализации новой концепции был использован модуль системы Baan IV «Классификатор», который позволяет выстроить и закодировать дерево материалов и готовой продукции предприятия. Эта работа практически полностью легла на специалистов ОАО «Царицыно». Консультанты провели обучение по функциональности классификатора, объяснив его основные особенности и в дальнейшем лишь периодически оценивали выполненную работу, давая предложения по оптимизации. Груз разработки идеологии нового классификатора и его внедрения лег на плечи технического руководителя проекта со стороны Заказчика.

Неожиданно много времени проектной группой было потрачено на определение требований к функциональности новых модулей «Реализация и Маркетинг« и «Бизнес-планирование». В конечном итоге при непосредственном и очень заинтересованном участии заместителя генерального директора по коммерции эти требования были детально проработаны и определены.

Принято считать, что бухгалтерия на предприятии - это самое консервативное и трудно воспринимающее новые идеи по автоматизации учета подразделение. И этому есть свое объяснение: бухгалтерия работает непосредственно с государственными налоговыми органами, на основании данных, получаемых из бухгалтерии, анализируется финансовое положение всего предприятия, делается прогноз на будущее и т.п. Не приходится говорить о том, что на бухгалтерии, и в особенности на главном бухгалтере лежит огромная ответственность за обеспечение четкой и слаженной работы как внутри подразделения, так и с подразделениями всего предприятия. Несмотря на это главному бухгалтеру ОАО «Царицыно» удалось не только активно лично принимать участие во внедрении системы для бухгалтерии, но правильно поставить работу своего персонала в рамках проекта - помимо повседневной работы специалистом бухгалтерии пришлось обучаться и принимать участие в настройке системы. И не всегда общий объем работ вписывался в 8-часовой рабочий день и в пятидневную неделю.

Необходимо также отметить, что и со стороны «Джи-Эм-Си» пришлось немало сделать, чтобы привести функциональность модуля «Финансы» в соответствие с требованиями бухгалтерии ОАО «Царицыно». Одним из основных таких требований было обязательное соответствие функциональности программы нормам и правилам российского бухгалтерского учета. Это потребовало выполнить ряд весьма существенных разработок, которые легли в основу решения не только для мясоперерабатывающей промышленности, но и для всех российских предприятий.

Один Baan в стране не воин

Локализованная для российского рынка система Baan IV поддерживает теперь принятый на отечественных предприятиях документооборот:

• платежные документы (платежное поручение, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, заявление на перевод валюты);
• выставление счетов-фактур из модуля «Реализации, Расчетов с Заказчиками», включая авансовые поступления и из модуля «Сервис»;
• складские документы (приходный ордер, расходная накладная, накладная на перемещение, лимитно-заборная карта);
• отчетные регистры (Кассовая книга, Книга покупок, Книга продаж и Журналы-Ордера).

Внедрение системы Baan IV потребовало переосмыслить всю учетную политику ОАО «Царицыно», разработать новый план счетов, который отражал бы не только специфику обновленного учета, но и функциональные особенности программы Baan IV. Для облегчения работы бухгалтерии разработчиками был создан механизм расчета прямых налогов (дорожный налог, налог на зарплату и т. п.) - они «научили» Baan IV автоматически формировать задолженность по этим налогам перед госструктурами и учитывать их в аналитических отчетах. Еще одной из разработок «Джи-Эм-Си» стала возможность гибкого изменения, так называемого, «контрольного счета» при вводе операций. Специалисты по достоинству оценят эту разработку, поскольку она позволяет значительно упростить учет, например, «прочих операций».

Анализ особенностей хозяйственных операций потребовал дальнейшей локализации Baan IV, а лучше сказать, адаптации к чисто российским формам ведения бизнеса. Речь идет о разработке функциональности, обеспечивающей тройные зачеты (получение материальных ценностей от одного контрагента, а оплата по соглашению о тройном взаимозачете другому юридическому лицу). В окончательном варианте эта функциональность обеспечивает взаимозачет по неограниченному числу участвующих в подобных отношениях юридических лиц.

Разработанная функциональность по «корреспонденции счетов» представляет собой средство построения отчетов по проводкам в соответствии с требованиями российского бухгалтерского учета:

• сквозная аналитика по пяти направлениям учета как по отчетным счетам, так и по корреспондирующим;
• аналитические отчеты по неограниченному количеству диапазонов и/или масок выборки счетов главной книги и кодов направлений аналитического учета;
• аналитические отчеты с использованием дополнительной фильтровки и сортировки данных по типам операций, номерам документов, контрагентам, датам, валютам, и т.д.;
• аналитические отчеты с использованием маски свертки данных отчета по любым символам счетов главной книги и кодов направлений аналитического учета.

Кроме того, для удобства пользователей вся налоговая и бухгалтерская отчетность может быть получена через специальный генератор отчетов, связанный с Microsoft Excel.

Однако и это еще не все - для доработки системы был разработан модуль «Перераспределение», позволяющий перераспределять суммы между бухгалтерскими и аналитическими счетами (направлениями учета). Пользователь вправе сам выбрать базы для перераспределения сумм (затрат) и процедуру ее осуществления. Помимо прямого назначения этот модуль может применяться для автоматического закрытия финансового периода и начисления налогов с предприятия.

Взгляд в перспективу

Специфика мясоперерабатывающих предприятий потребовала значительно доработать функции «Реализации и Маркетинг» и «Бизнес-планирование», поэтому было принято решение о выделении этих работ в самостоятельный проект.

Основная задача модуля «Маркетинг» - краткосрочный и долгосрочный прогноз показателей, что требует создания следующих функциональных блоков.

• Объемы продаж с разбивкой по ассортименту, группам продукции, регионам.
• Прогнозируемые объемы продаж с разбивкой по ассортименту, группам продукции, регионам.
• Объемы продаж конкурентов.
• Прогнозируемые объемы продаж конкурентов.
• Доля рынка предприятия по регионам.

Для модуля «Реализации» введены средства поддержки работы с менеджерами и диспетчерами с привязкой к регионам, а также контролем квоты менеджеров на продукцию. Доработана стандартная функция поддержки контрактов: реализована возможность работы с долгосрочными контрактами на уровне товарных групп (стандартный модуль в Baan IV обеспечивал работу только на уровне конкретных товарных позиций). Новой разработанной функциональностью стала автоматизация ввода заявок диспетчерами (с учетом квотирования и пр.). Кроме этих функций модуль «Реализации» будет обеспечивать автоматизацию приема продукции из цеха и ее взвешивание, учет упаковки и ее штрих-кодирование, контрольное взвешивание на поддонах, контроль возвратной тары и поддонов и пр. Кроме того, будет модифицирована функциональность стандартной программы Baan IV для ввода заявок на готовую продукцию: формы для ввода данных дополнены расчетными полями, изменен дизайн формы, добавлены несколько механизмов, на основании которых рассчитывается цена готовой продукции для конкретного заказчика.

Что же касается модуля «Бизнес-планирование», то его разработка осуществляется на основе принципов MRP II и включает в себя шесть основных этапов.

• Определение плана спроса на готовую продукцию.
• Определение плана реализации готовой продукции.
• Определение производственного плана.
• Определение плана потребности в сырье, основных и вспомогательных материалах.
• Определение плана закупок сырья, основных и вспомогательных материалов.
• Формирование сводного финансового плана и бюджетов: продаж, производственных запасов, прямых затрат на материалы, затрат на оплату труда, общепроизводственных накладных расходов, коммерческих расходов, управленческих расходов, внереализационных доходов и расходов.

Создаваемый модуль «Бизнес-планирование» призван обеспечить автоматизацию и оптимизацию этих составляющих бизнес-плана. В дополнение к оптимизации процесса составления бизнес-плана новый модуль призван решить круг дополнительных задач, а именно:

• контроль выполнения плана (по натуральным, стоимостным, нормативным показателям и ассортиментным показателям);
• анализ деятельности предприятия.

Новые модули будут введены в эксплуатацию в рамках второго этапа внедрения, который продлится до 1 января 2001 года. Параллельно с этим идет подготовка к развертыванию системы на предприятиях, входящих в холдинг «Царицыно и Ко»: компании «Гурман», «Партнер Ф» и Щелковский мясоперерабатывающий комбинат. Для этой цели планируется приобрести дополнительно до 100 лицензий системы Baan IV.

Об авторе

Дмитрий Владимиров — независимый автор. С ним можно связаться по электронной почте по адресу d.vlk@computer.org.

Хронология проекта

Завод на Красной площади