Информационная революция и управление

К тому факту, что в мире идет информационная революция, все привыкли — революционные преобразования в этой сфере свершаются уже несколько десятилетий. Компьютеры, электронная почта, Internet уже никого не удивляют. Одно поколение технических устройств быстро сменяется следующим. Люди начинают работать с информацией на качественно новом уровне. Происходящие перемены позитивно воспринимаются сообществом. Однако происходит не только совершенствование технологий — начинается этап революционных изменений методов управления, в том числе и управления бизнесом.

По мнению Питера Друкера, известного специалиста в области управления, в истории человечества прошли три информационные революции, а сейчас происходит четвертая. Друкер утверждает: «Неудовлетворенность высшего руководства данными, поставляемыми информационными технологиями, и привела в действие новую, следующую информационную революцию». Современный этап четвертой информационной революции имеет свои движущие силы, которыми на этот раз стали не ИТ-специалисты, а руководство специализированных компаний среднего размера. Чтобы убедиться в объективности этого тезиса, целесообразно провести небольшой анализ, задать два вопроса.

Вопрос первый: как отразились на деятельности коммерческих организаций последние достижения информационной революции? Ответ на него очевиден. Информационный поток резко возрос; колоссально возросли технические возможности по сбору, передаче, обработке, хранению и анализу информации.

Вопрос второй: какая информация движется в этом потоке и достаточно ли ее для ведения бизнеса? Несколько десятилетий назад ИТ начали применять в тех областях бизнеса, где уже имелась количественная информация — бухгалтерия, запасы, продажи и т.д. Технические устройства позволили организовать сбор, обработку, передачу, анализ информации на качественно новом уровне. Это очень важные массивы информации, но все они о прошлом, о внутренней жизни организации. С такой информацией работают сотрудники низшего и среднего звена.

До сегодняшнего дня происходящие изменения мало затронули деятельность руководителей, которые работают с обобщенной информацией качественного характера о текущем и прогнозируемом состояниях внешней и внутренней сред. Это информация о политической, экономической, социальной, экологической ситуации в мире, стране, регионе. Это ситуация на международных и локальных рынках. Это информация о расстановке сил, намерениях партнеров и конкурентов, конфликтах, проблемах, рисках, угрозах, особенностях взаимоотношений, новых производственных технологиях. Как правило, такой информации в базах данных организаций нет, а руководство и сотрудники вынуждены иметь дело с различными видами информации, технологии работы с которыми сильно разнятся.

Для принятия эффективных решений руководству коммерческих компаний не хватает информации о внешнем мире. Это и есть одно из противоречий, которые должна разрешить новая информационная революция. Вот как характеризует ситуацию Друкер: «Насколько плохо высшее руководство снабжается критически важной информацией о внешнем мире, даже если ее легко найти, показывает экономический спад в странах Азии. Спад был предсказуем, по крайней мере, за год. Единственный вопрос состоял в том, что непосредственно его вызовет, и где он начнется. Но он был ясно видим в общедоступной статистике конкретных стран и в их платежных балансах. И тем не менее большинство крупных компаний — американских и японских — оказались к нему совершенно не готовы. Вся их информация была внутренней, невзирая на их значительное участие в хозяйстве этих стран».

Безусловно, это относится и к отечественному бизнесу. Многие руководители работают сегодня с внешней информацией, используя технологии не то что советских, а петровских времен.

Еще одно противоречие состоит в отсутствии системного информирования руководителя о происходящих событиях и процессах. Это особенно актуально для нашей страны. В организациях принят порядок информирования руководителя по основным вертикалям: производственной, маркетинговой, финансовой, обеспечения (снабжение, охрана и т.д.). В основном руководитель информируется в рамках оперативного управления, а системное представление о происходящих событиях не формируется.

Третье противоречие — несовместимость старых и новых технологий, применяемых в управлении бизнесом. Наглядно это можно увидеть, анализируя работу с информацией в рамках управленческого цикла: сбор, обработка, передача, хранение, анализ информации, подготовка и принятие решения, организация выполнения решения и контроль. Для многих из этих видов работ разработаны новые технологии. Между тем, в рамках управленческого цикла следующим после анализа должен быть этап подготовки и принятия решений; однако, этого этапа информационная революция еще не коснулась. Используются старые управленческие методы, которые применялись еще десятилетия и столетия назад. Именно здесь, на стыке новых и старых технологий, возникают основные противоречия. Именно здесь движение информационного потока резко замедляется, хотя это далеко не очевидно. Принципиальная схема управленческого цикла и применяемых в нем новых и старых технологий изображена на рис. 2.

Конфликт заключается в том, что технические возможности по сбору, передаче, обработке, анализу информации возросли колоссально, а управленческие технологии, позволяющие собрать всю необходимую для руководителя информацию, сжать ее и представить в удобном для восприятия виде отсутствуют.

К сожалению, недостаток информации для принятия решений некоторыми руководителями не ощущается; они принимают решения, даже не понимая, что им требуется для выработки эффективных шагов. Впоследствии, когда в результате малоэффективных действий организация понесет большие потери, такие руководители даже не поймут, что тому явилось причиной.

Новые достижения науки и техники заставляют вновь обратить внимание на парадоксы, имеющие отношение к указанному противоречию. Первый парадокс: люди мыслят образами, а для передачи информации используют их гораздо реже, чем тексты. Второй: три четверти информации об окружающем мире люди получают визуально, а деловое общение происходит с помощью слов или письменных сообщений.

Решение указанных противоречий и парадоксов должно быть найдено. Уже сейчас языком инженерной мысли служат чертежи. Для моряков концентрированным выражением знаний служат навигационные карты. Информационная революция создаст свой специфический язык общения руководителей и навигационные карты бизнеса — комплекты схем и графиков обязательных для ведения в каждой компании. Одним из основных направлений информационной революции станет изменение существующего порядка информирования руководителей о состоянии дел в организации. Получит развитие системное представление информации о событиях и процессах, происходящих в организации и вне нее. Совмещение системного и существующего порядка представления информации по вертикалям позволит руководителям эффективнее управлять бизнесом.

Представление информации руководству будет осуществляться при помощи новых средств системного представления данных. Частично эти средства получают развитие в ситуационных комнатах, центрах. Это задача ближайшего будущего, решать которую нужно начинать сейчас, попутно решая текущие проблемы совершенствования системы информирования руководителя и развивая: технологии представления руководителю собранной информации; технологии сбора, обработки, анализа информации о внешней среде организации; методы системного представления информации и выработки групповых решений.

Эти технологии будут развиваться во всех сферах экономической деятельности: межгосударственных, межкорпоративных и внутрикорпоративных. На первом этапе новые технологии будут вырабатываться коммерческими организациями самостоятельно и станут их важнейшим конкурентным преимуществом. Только в дальнейшем, по мере обобщения соответствующего опыта консалтинговыми и компьютерными компаниями, можно ожидать появления на рынке услуг по внедрению новых информационных и управленческих технологий.

Наше отношение к происходящим событиям может быть различным: от анализа происходящего, активного внедрения последних достижений и участия в международных проектах до неприятия самого факта происходящих изменений и полного бездействия. Для России важно не упустить свой шанс. Последствия четвертой информационной революции — революции управления — во многом определят будущее положение страны.