Давно замечено, что новые, неожиданные термины часто придают утверждениям упругость, внушают доверие, а следовательно, за ними уже можно и не пытаться искать смысл. Так, похоже, произошло и с «электронным документооборотом», под крылом которого нередко скрывается лишь очередная попытка автоматизировать бюрократию. В электронной форме документы остаются все теми же текстами, а нынешние универсальные автоматизированные системы работы с документами только отчасти используют возможности, открываемые при представлении документа в машиночитаемой форме — огромный потенциал ИТ в этом смысле остается не более чем потенциалом.
Среди принципов существования любого государства можно встретить утверждение о том, что бюрократия бессмертна, следовательно, автоматизация ее основы — делопроизводства — не сможет затронуть устои, однако знание некоторых принципов легко возмещает незнание некоторых фактов. А между тем факты свидетельствуют о том, что далеко не все гладко с такой, казалось бы, несложной областью, как автоматизация рутинного оборота документов, налицо недопонимание сути электронных архивов; бизнес, не дождавшись от ИТ вразумительных решений, сам начинает создавать системы, адекватные своим потребностям; неважно как обстоят дела со стандартами обмена электронными документами; отстает законодательная база. Как отмечается в одной из статей данного выпуска журнала, посвященного технологиям корпоративной обработки документов, автоматизация процессов происходит здесь по-русски — «нажал на кнопку, мешок на плечи и пошел».
Электронный архив — это новое качество, а не перенос на другие носители бумажных документов, по аналогии с перекладыванием единиц хранения из старого деревянного склада в новый из стекла и бетона. На интуитивном уровне большинство специалистов понимают, что «электронный архив» — это интегрированный комплекс программных и технических средств, предназначенный для хранения архивных документов в электронном виде, однако ключевое слово «интегрированный» часто остается за кадром и архив рассматривается как традиционный пул данных, в котором вместо бумажных дел содержатся соответствующие электронные копии на машинных носителях. Ясно, что эффективность использования такого архива ограничена скоростью работы человека и не несет нового качества.
Как видно на примере статьи про автоматизацию работы консультантов, бизнес не любит ждать милостей от ИТ и сам пытается делать системы под свои запросы. Поначалу консультанты не выделяли ресурсов для технологической оптимизации собственной деятельности, но к сегодняшнему дню уже осознали, что автоматизация профессионального документооборота таит в себе значительные возможности повышения эффективности бизнеса. Действительно, в процессе развития компании неизбежно возникают информационные и управленческие барьеры, снижающие качество реализации проектов, порождающие проблемы оперативного контроля и управления. Деятельность консультанта сопровождается большим количеством рабочей и отчетной документации, следовательно, наиболее очевидным объектом оперативного контроля процесса и результатов работы становится профессиональный, организационный и персональный документооборот. Поскольку на рынке не нашлось систем, адекватно отвечающих реальным требованиям конкретной прикладной области, а не выражающих абстрактные представления ИТ-разработчиков о деятельности консультационной компании, бизнесу для повышения своей реактивности пришлось создать специализированную систему коллективной разработки документов, автоматизирующую все этапы консультационного процесса. Из арсенала ИТ была взята только платформа, открытая для доработки и адаптации под требования пользователей и их действующих функциональных связей.
Следуя известным законам диалектики, можно ожидать, что, насладившись собственноручно созданными системами управления потоками документов, бизнес затем неизбежно столкнется с задачей организации взаимодействия и интеграции с другими своими системами. Уже сегодня возникает потребность в сквозной обработке данных не только в рамках одной компании, что невозможно без соответствующих стандартов. Анализу состояния дел в области стандартизации межкорпоративных обменов документами посвящена следующая статья тематического блока журнала. Авторы предлагают, в частности, сконцентрировать работы по унификации обменов вокруг некоторого лидера, способного, по аналогии с системой почтовой связи, взять на себя роль организатора «глобальной» системы электронного документооборота, обеспечивающей обмен документами между любыми организациями и компаниями. Пока же процесс стандартизации идет весьма неспешно, без широкого обсуждения и привлечения заинтересованных субъектов, хотя, как известно, массовость является основой успеха, именно она позволила, например, Intel стать тем, чем она есть.
Широкому применению электронных форм работы с документами мешает сегодня также слабость законодательной базы, регламентирующей эту деятельность. Например, до сих пор законодательно не определен термин «электронный архив». Другими камнями преткновения являются вопросы юридической силы электронного документа, а также тесно связанные с ними аспекты собственности и применения электронной цифровой подписи. На практике всплывает еще масса вопросов, ответы на которые должны быть даны в соответствующих нормативных актах, которых пока нет. Примечательно, что подписание соответствующих законов на Западе было отмечено как эпохальное событие, но и там еще далеко до реального массового применения имеющих юридическую силу электронных документов.
