На современном этапе развития систем автоматизации документационного обеспечения управления весьма актуальны вопросы их адаптации к современным ИТ, организации взаимодействия и интеграции с другими системами. Возникает потребность в сквозной обработке данных — взаимодействии разных систем не только в рамках одной компании, что невозможно без выработки соответствующих стандартов.
Исследуя системы автоматизации документооборота в различных предметных областях, далеких от традиционного (управленческого) делопроизводства можно выявить общие тенденции и закономерности.
Организация торгов и депозитарного обслуживания. Для систем автоматизации в данной области характерно использование автоматизированных рабочих мест, устанавливаемых у организатора процесса (торгов, депозитарного обслуживания) и/или у клиента-пользователя. В последнее время широко используется Internet. Конфиденциальность и подлинность передаваемых данных обеспечивается, как правило, путем применения средств криптографической защиты, используемых для шифрования и электронной цифровой подписи. Системы автоматизации торгов практически не имеют потребности взаимодействовать между собой. Для взаимодействия торговой и депозитарной систем предусмотрена возможность обмена необходимыми данными в установленном формате. Депозитарные системы осуществляют взаимодействие между собой через рабочие места, одновременно входящие в состав каждой из систем. Подготовка и ввод данных, в необходимом формате, обычно осуществляются оператором вручную.
Ведение реестра владельцев именных ценных бумаг. Профессиональная ассоциация регистраторов, трансфер-агентов и депозитариев (ПАРТАД) определила требования к программному обеспечению для ведения реестра владельцев именных ценных бумаг, которые являются одним из элементов системы сертификации программного обеспечения. Один из разделов требований определяет структуру и состав данных. Другое важное требование — программное обеспечение должно обеспечивать экспорт (импорт) данных, что позволяет обеспечить взаимодействие регистратора и номинального держателя акций, установив информационный обмен между системами автоматизации двух учетных систем в электронном виде, что значительно повышает оперативность и качество взаимодействия.
Автоматизация книжной отрасли. Достаточно интересно происходило развитие в книгоиздательском, книготорговом и библиотечном деле, где системы автоматизации разрабатывались независимо друг от друга. Со временем пришло понимание, что это одна общая технологическая цепочка: от издательства до магазина и библиотеки, поэтому взаимодействовать будет проще и дешевле, если системы будут совместимы и функционировать в едином информационном пространстве. В рамках проекта «Единая информационная платформа развития издательского, книготоргового и библиотечного дела», осуществляемого Министерством РФ по делам печати, телерадиовещания и средств массовых коммуникаций, была создана Межведомственная экспертная комиссия по стандартизации электронного обмена данными, которая проводит работу по:
- разработке проектов библиографического стандарта и формата для книжной продукции;
- разработке проекта стандарта электронного обмена данными в книжном деле;
- разработке единой унифицированной схемы классификации печатной продукции для всех субъектов книжного рынка;
- разработке правового обеспечения функционирования информационной платформы;
- разработке эскизного проекта и технического задания национального электронного депозитария печатной продукции.
Банковская, бухгалтерская и торговая деятельность. Системы автоматизации «клиент-банк» создавались для автоматизации процесса обслуживания клиентов финансовых учреждений: отправка платежных поручений в электронном виде, получение отчетов о проведенных операциях и состоянии счетов непосредственно на рабочем месте, без посещения банка. В таких системах использовалась либо модемная связь «точка-точка», либо Internet. Такие системы имеют многоуровневую защиту и обеспечивают достоверность, сохранность и конфиденциальность информации. В некоторых используются средства криптографической защиты. В процессе развития в ряде систем появляется возможность переноса данных (например, выписки из лицевых счетов) в бухгалтерскую программу клиента, с помощью специальной процедуры экспорта/импорта документов. На определенном этапе возникает потребность в информационном обмене между банковскими платежными системами, что приводит к появлению фактически нового для российского рынка класса систем «банк — банк», позволяющих осуществлять межбанковские платежи без каких-либо ограничений, вызванных различиями существующих систем «клиент-банк».
Банковская, бухгалтерская и торговая деятельности имеют некоторое единное информационнное пространство для осуществления хозяйственных операции с использованием одних и тех же данных, которые находятся в системах автоматизации той или иной организации. Организация сквозного инфомационного обмена этими данными позволит снизить затраты и повысить оперативность взаимодействия и выполнения хозяйственных операций. На начальном этапе своего развития системы автоматизации банковской, бухгалтерской и торговой деятельности разрабатывались без учета возможности организации обмена данными в электронном виде и не предназначены для осуществления сквозной обработки данных.
Особенностью документов, с использованием которых осуществляется информационное взаимодействие в данной сфере (банковской, бухгалтерской, торговой), является то, что форма большинства из них определяется регулирующими органами, что и предопределило путь создания форматов обмена бизнес-информацией. Был определен перечень электронных документов, подлежащих стандартизации, выделены общие элементы, описание которых осуществлялось с использованием языка XML. Разработка стандартов обмена электронными документами между банками и их клиентами первоначально проводилась в рамках работы Комитета по информационным и Internet-технологиям Ассоциации российских банков. Позже было создано некомерческое партнерство «Стандарты электронного обмена информацией», основная задача которого — разработка и продвижение стандартов электронного обмена информацией.
Автоматизация документационного обеспечения управления. Системы автоматизации в области документационного обеспечения управления (ДОУ) первоначально создавались для обеспечения учета управленческих документов, осуществления контроля исполнения и оперативного поиска документов по заданным критериям. В таких системах основным объектом хранения информации является регистрационная контрольная форма (РКФ), содержащая сведения о реквизитах документа, вынесенных резолюциях, предоставленных отчетах, а также сведения необходимые для контроля исполнения документов и резолюций к ним (в некоторых системах вместо РКФ используются названия: регистрационно-контрольная карточка, регистрационная карточка, контрольная карточка и т.п.).
До последнего времени системы автоматизации использовались в делопроизводственных службах, как внутреннее средство автоматизации — автоматизировался процесс хранения сведений о документообороте, а работа осуществлялась с документами в бумажном виде. Сегодня на основе существующих систем осуществляются попытки создания систем электронного документооборота как на корпоративном, так и на межкорпоративном уровне взаимодействия. При реализации таких проектов и использовании существующих систем автоматизации возникают проблемы несовместимости как структуры данных, так и их состава.
Таким образом, видно, что системы автоматизации документационного обеспечения управления в своем развитии проходят аналогичные этапы и имеют схожие закономерности, как и системы автоматизации в других предметных областях, а именно:
- обязательное наличие организатора, определяющего правила работы систем автоматизации, структуру и формат данных для осуществления обмена и решения других вопросов, позволяющих реализовать процесс информационного взаимодействия;
- создание стандартов и протоколов информационного взаимодействия;
- осознание необходимости осуществления сквозной обработки данных.
Сегодня нет четко выраженного «лидера», способного взять на себя роль организатора создания «глобальной» системы электронного документооборота, обеспечивающей обмен электронными документами между организациями, независимо от их организационно-правовой формы (по аналогии с системой почтовой связи). По всей видимости, пока еще отсутствуют необходимые условия для решения этой задачи, хотя и имеется тенденция движения особенно в свете федеральной целевой программы «Электронная Россия». Решение этой важнейшей задачи зависит от совместных усилий государственных органов (Минсвязи, Росархив, ВНИИДАД), общественных организаций (Гильдия управляющих документацией), сообщества разработчиков систем автоматизации и их потребителей, а также заинтересованных коммерческих компаний.
Создание стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации задача более простая и в ее решении присутствует, в основном, технический аспект. Ее успешно решает рабочая группа, созданная в соответствии с соглашением о создании стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления, подписанного в августе 2002 года «Гильдией управляющих документацией», компанией «АйТи», Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), ГНПП «Гранит-Центр», компаниями «ИнтерТраст», НТЦ ИРМ, «Электронные офисные системы» и «Информационные бизнес системы». Соглашение открыто — к нему могут присоединиться другие организации, заинтересованные в разработке и поддержке стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. Результатом деятельности рабочей группы стало первое издание «Стандарта взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления».
Стандарт взаимодействия систем автоматизации ДОУ
Стандарт устанавливает формат, состав и содержание электронных сообщений, обеспечивающих взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления. Предложенная в нем модель электронного сообщения, позволяет представить сообщение как совокупность нескольких зон.
«Заголовок» содержит служебную информацию, необходимую для правильной передачи и интерпретации всего сообщения в целом.
«Документ» — основная зона, содержащая информацию о передаваемом документе: его структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ) и его теле — собственно документе.
В зоне «Задание» имеется информация о выданных заданиях на исполнение и обработку документа (в виде резолюций, поручений, сопроводительных писем, напоминаний и т.д.) — как по их структурированной части (в объеме стандартизованного набора реквизитов РКФ), так и по их электронной, неструктурированной форме (наборы файлов).
Зона «Дополнительные материалы» содержит информацию о дополнительных материалах к документу, которые разъясняют отдельные, затронутые в нем вопросы (в виде приложений, дополнительных документов, писем, справок и пр.).
Зона «Уведомление» (подтверждение приема) содержит информацию о доставке сообщения, об ошибках приема и интерпретации сообщения, о регистрации полученного документа и др.
Зона «Расширение» содержит дополнительные, не стандартизованные в рамках создаваемого стандарта данные из передающей системы автоматизации. Назначение этой зоны — определение стандартного пути расширения стандарта. Состав данной зоны документируется разработчиком соответствующей системы автоматизации.
Стандарт определяет правила описания зон сообщения, которые оформляются как самостоятельные, независимые элементы XML первого уровня иерархии и при их описании указывается: имя типа соответствующего XML элемента и атрибуты этого элемента с указанием, в случае необходимости, формата данных и/или списка допустимых значений. При описании вложенных элементов дополнительно указывается обязательность и их допустимое количество, а для атрибутов элементов только обязательность. Для описания атрибутов и содержания элементов определены соответствующие типы данных.
В некоторых зонах сообщения могут передаваться файлы, обеспечивающие передачу документов в неструктурированном виде. Формат данных файлов стандартом не регламентируется — их обработка производится по усмотрению разработчиков систем, а данные файла трактуются при передаче как двоичные. Для передачи файлов в сообщении определен специальный элемент, единый для всех зон.
Электронное сообщение представляет собой XML-документ установленной стандартом структуры и с заданным составом элементов и их атрибутов. Электронное сообщение передается между системами автоматизации в виде файла.
Описание зон электронного сообщения практически закончено, и сейчас проводится окончательное согласование и оптимизация состава элементов, атрибутов, их типов и значений — формируются «стандартные» элементы для использования в любой зоне электронного сообщения.
Проблемы и перспективы развития систем автоматизации ДОУ
Рассмотрим типовую систему электронного документооборота (рис. 1).
 |
| Рис. 1. Типовая система электронного документооборота |
Основной компонент инфраструктуры открытых ключей — корпоративный удостоверяющий центр является ядром системы электронного документооборота, основные функции которого состоят в обеспечении регистрации конечных пользователей, формировании сертификатов открытых ключей пользователей, а также хранении базы всех изготовленных сертификатов и списков отозванных сертификатов в течение установленного срока.
Подсистема электронного документооборота обеспечивает обмен электронными документами между конечными пользователями и организатором подсистемы в соответствии с функциональным договором оказания услуг, а также правилами электронного документооборота. В практике встречаются случаи, когда эти подсистемы используются для передачи управленческих документов, которые регистрировались в системе автоматизации ДОУ, т. е. система электронного документооборота используется как средство доставки управленческих документов, при этом выполняются операции по переводу управленческого документа в формат, использующийся в системе электронного документооборота. Такое применение не позволяет осуществлять сквозную обработку данных.
Архитектура системы электронного документооборота и Правила электронного документооборота позволяют объединить системы автоматизации ДОУ и использовать их в качестве своей подсистемы, которая обеспечит использование электронных документов, как юридически значимых, а также автоматизировать процессы, связанные с использованием традиционного бумажного документооборота и перейти на безбумажные технологии, обеспечивающие информационное взаимодействие организаций. На рис. 2 представлен вариант организации взаимодействия систем автоматизации ДОУ, как подсистемы электронного документооборота.
Рис. 2. Вариант организации взаимодействия систем автоматизации ДОУ как подсистемы электронного документооборота
Для организации взаимодействия с использованием безбумажных технологий на базе существующих систем автоматизации ДОУ, необходим стандарт их взаимодействия, заключение Договора об электронном документообороте и способность систем автоматизации ДОУ работать с использованием технологии инфраструктуры открытых ключей. Эта задача будет решаться в ближайшей перспективе.
В качестве примера реально работающей системы электронного документооборота с использованием технологии инфраструктуры открытых ключей можно привести систему ММВБ, которая имеет семь подсистем электронного документооборота. Обсуждается вопрос о создании подсистемы электронного документооборота с использованием систем автоматизации ДОУ.
Из проблем в области электронного документооборота можно выделить три, на решение которых необходимо сейчас сосредоточить основные усилия.
Создание реестра электронных документов. Большинство документов имеют одни и те же реквизиты — минимальная единица документа, что позволяет ставить вопрос о создании единой библиотеки описания реквизитов. Наличие библиотеки, содержащей описание «стандартных» реквизитов, позволит формировать различные документы с определенным набором реквизитов. На основе «стандартных» реквизитов этой библиотеки создается перечень электронных документов, которые вносятся в единый реестр. Это позволяет обеспечить сквозную обработку электронных документов.
Справочники систем автоматизации ДОУ. В любой системе автоматизации ДОУ присутствует справочник, содержащий различную информацию для настройки системы на структуру организации, технологию работы с документами и другие вспомогательные данные, обеспечивающие оптимизацию ввода. Как правило, справочники имеют различную структуру и формат, что затрудняет процесс их синхронизации. Создание «совместимых» справочников организации, определение организатора по их поддержке в актуальном состоянии позволит оптимизировать процесс взаимодействия при организации систем электронного документооборота.
Регистрационно-контрольная форма. РКФ содержит несколько основных областей по признаку субъекта вводящего данные (работник службы ДОУ, руководитель, исполнитель):
- информация о реквизитах документа - данные вводятся субъектом, осуществляющим регистрацию документа;
- информация о заданиях (вынесенных резолюциях), исполнителях и сроках. При сопровождении бумажного документооборота данные в эту область вводятся работником службы ДОУ, а при электронном должны вводится руководителем, выносившим резолюцию;
- информация об исполнении и сроках исполнения задания - отчетах исполнителя. При сопровождении бумажного документооборота данные вводятся работником службы ДОУ, а при электронном должны вводится исполнителем задания;
- информация, необходимая для осуществления контроля за сроками исполнения задания. Здесь также есть неопределенность, так как в зависимости от применяемой технологии, субъектом, осуществляющим ввод данных, может быть как работник службы ДОУ, так и руководитель или отдельный работник, осуществляющий работу по контролю сроков исполнения заданий.
При использовании системы автоматизации ДОУ для сопровождения бумажного документооборота вопрос о разграничении прав и полномочий по вводу и редактирования данных в РКФ не так актуален, поскольку всю работу осуществляет работник службы ДОУ. При переходе на безбумажную технологию вопрос разграничения прав и полномочий приобретает первостепенное значение, поэтому система автоматизации ДОУ должна иметь «настроечные» механизмы, которые обеспечивают реализацию установленных полномочий и прав по доступу к данным.
В заключение необходимо отметить еще один важный аспект — системы автоматизации ДОУ являются входной и выходной точкой любой организации, и соответственно, призваны стать одним из элементов межкорпоративной информационной системы.
Владимир Горностаев (Gornostaev@ndc.ru) — заместитель руководителя Рабочей группы по разработке стандартов и протоколов взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления (Москва).
