Простой перенос знаний о процессах на бумагу не даст желаемого результата — важно использовать автоматизированные инструментальные средства, позволяющие моделировать, документировать, анализировать бизнес-процессы, делать их более прозрачными.
В условиях рецессии предприятие может сократить свои издержки, не проводя реинжиниринга бизнеса, а сосредоточиться на увольнении персонала, минимизации транспортных расходов и т.д., но есть и другой путь — совершенствовать бизнес-процессы для сокращения необязательных расходов, на которые, как правило, не обращали внимание в относительно благополучные времена. Этот путь выбирают компании, которые не могут сократить объемы производства или повысить цены на свою продукцию, например, из-за социальной направленности бизнеса или мировой конъюнктуры (энергетика, пищевая промышленность, нефтегазовый комплекс, металлургия и др.). Для таких компаний становятся актуальными вопросы управления стоимостью бизнес-процессов, а не готового продукта, причем это проявляется уже не только в таких конкурентных секторах экономики, как автомобильная промышленность, но и в естественных монополиях, например в электроэнергетике.
Распределительные сетевые компании (РСК) переходят сегодня на новую систему регулирования тарифов RAB (Regulatory Asset Base, регулируемая база капитала), способствующую привлечению долгосрочного капитала и снижению операционных затрат. Зная базовый (нормативный) уровень операционных затрат по отрасли, который формируется на основе бенчмаркинга и анализа отклонений от показателей лучших компаний, сэкономленные в результате совершенствования бизнес-процессов средства РСК оставляет себе. Система RAB считается образцом тарифного регулирования, в первую очередь для распределительных электрических сетей, систем тепло- и водоснабжения, связи. Однако известно, что успех процессно-ориентированного подхода к ведению бизнеса зависит от его встроенности в функционально-ориентированную структуру управления, построенную в соответствии с выполняемыми функциями и имеющую строгую иерархическую подчиненность. Объектом управления является функция, представляющая собой часть какого-либо процесса, однако исполнитель функции не всегда четко понимает, с какой целью она выполняется, для какого внешнего потребителя она создает результат, какие требования должны быть выполнены, чтобы не пострадал результат всего процесса. Имеются и проблемы взаимодействия исполнителей функций процесса, особенно если они подчиняются руководителям из разных функциональных направлений.
Переход на управление бизнес-процессами позволяет направить вектор управления на реализацию задачи клиента, который оценивает результаты выполнения процессов, а также перейти от «дискретного» нормирования деятельности через положения о подразделениях и должностные инструкции к «непрерывному» формализованному системному описанию процессов через их моделирование и создание соответствующих регламентов.
Информационное обеспечение управления бизнес-процессами
Для успешного внедрения процессного подхода принципиально важно использовать специализированное программное обеспечение, позволяющее создать базу данных о бизнес-процессах компании в наглядной и понятной форме. Сегодня в большинстве компаний знания о процессах, накопленные годами разными специалистами, рассредоточены по многочисленным документам, и осуществлять управление ими с целью актуализации, идентификации, архивирования очень затруднительно. Иногда компании, внедряющие систему менеджмента качества (СМК), применяют такие средства визуализации процессов, как Word, Visio, Business Studio и др., но информация, которая содержится в моделях процессов, созданных в них, не может быть автоматически использована для анализа и принятия требуемых управленческих решений. Чтобы получить действительно эффективную систему управления бизнес-процессами, необходимо перевести все существующие разрозненные описания процессов компании на единую информационную платформу.
Одной из таких платформ является IDS Scheer ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), предназначенная для структурированного описания, контроля, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия. Программные продукты ARIS поддерживают все этапы цикла управления процессом (Plan-Do-Check-Action, PDCA; см. рисунок): планирование деятельности через идентификацию целей компании и регламентацию бизнес-процессов; выполнение работ в соответствии с заданными в регламентах нормами; контроль степени достижения целей и качества бизнес-процессов; анализ ключевых показателей деятельности и инжиниринг бизнес-процессов. Кстати, одним из требований стандарта ISO 9001 является реализация управлении бизнес-процессами по PDCA-циклу.
Информационную поддержку процессно-ориентированной системы управления компании можно реализовать на базе двух модулей — ARIS Business Architect и ARIS PPM (Process Performance Manager).
ARIS Business Architect
Модуль описания бизнес-процессов позволяет управлять процессами путем работы с моделями процессов, в которых может содержаться исчерпывающая информация о требованиях к очередности выполнения функций и ресурсам всех видов, контрольных показателях и т.д. Моделирование процессов обычно выполняется на нескольких уровнях и является инструментом управления руководства компании. Данный модуль предоставляет возможность создания нескольких десятков видов моделей для описания деятельности компании. Для моделирования бизнес-процессов наиболее часто употребляются модели в нотациях VAD (Value-added chain diagram) и ЕРС (Event driven process chain).
Нотация VAD удобна для представления деятельности на уровне ответственности высшего руководства, когда необходимо отразить крупные функциональные блоки компании (процессы верхнего уровня), а ЕРС — для описания подробной логики выполнения процесса на уровне подразделений или специалистов.
Модель VAD уровня взаимодействия «дирекция — филиал» показывает, как построен бизнес-процесс при распределении функций между исполнительной дирекцией холдинга и филиалами компании. На ней целесообразно отразить ответственные подразделения, уточнить результаты, создаваемые по ходу процесса, определить контрольные показатели. Дальнейшая детализация обычно выполняется на основе модели ЕРС. Это наиболее подробный способ описания процесса, где отражается логика его выполнения и указываются основные данные, в первую очередь ресурсное окружение, выполняемых в процессе функций.
Благодаря моделям VAD и ЕРС можно четко распределить ответственность между структурными подразделениями и при необходимости провести оптимизацию организационной структуры компании, создать регламенты деятельности.
Кроме наличия средств анализа эффективности распределения ответственности за бизнес-процессы, следует выделить дополнительные преимущества моделей, созданных в ARIS Business Architect, для управленческого анализа: возможность оценки процесса в целом и его отдельных операций по KPI; управление затратами на процесс, в том числе сроками выполнения работ, трудозатратами персонала на выполнение функций и др.; эффективность применения ИТ-систем в процессе; минимизация операционных рисков; оптимизация численности персонала; стандартизация и унификация планово-отчетной документации и т.д.
ARIS PPM
Продукт ARIS PPM обеспечивает руководству предприятия наглядное представление информации о выполнении KPI по реализации запланированных бизнес-процессов. Применение модуля ARIS PPM позволяет улучшить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить связь результатов текущей деятельности со стратегическими целями компании и предоставить руководству возможности для стратегического планирования.
Основная идея ARIS PPM — сравнение плановых значений показателей процесса, отраженных в моделях, созданных в ARIS Business Architect, с фактическими, полученными средствами таких информационных систем, как, например, SAP, EMC Documentum и др. Совместное применение таких систем обеспечивает реализацию требований не только стандарта ISO 9001:2008, но и ISO 14001:2004, OHSAS 18001:2007 и ряда других.
Михаил Латышев (Mikhail.Latyshev@ids-scheer.com) — директор департамента процессного консалтинга компании IDS Scheer Россия и страны СНГ (Москва).
