При отсутствии интегрированного информационного пространства сложно избежать потерь документов, а ведь это влечет за собой дополнительные издержки и отрицательно сказывается на работе компании в целом. Особое значение эффективный документооборот имеет для компаний, использующих Сеть как основную бизнес-среду, например для Internet-рекрутинга.

В самом простом случае процесс отправки исходящих документов каждому контрагенту включает в себя формирование конверта документов, заполнение адреса для доставки, отправку конверта, получение отчета от курьерской службы о доставке. При большом количестве конвертов их группируют в пакеты по различным признакам, например по менеджеру, ответственному за клиента, по территориальному признаку и т.п. На практике компании часто пользуются услугами нескольких курьерских служб, поэтому процесс отправки документов на самом деле выглядит сложнее. Очевидно, что при отсутствии автоматизированной системы эффективность данного процесса может оказаться довольно низкой, сложно избежать потерь отдельных документов и целых конвертов, что может повлечь за собой дополнительные издержки и в результате отрицательно скажется на показателях работы компании в целом.

На базе платформы DocsVision и модуля интерактивных отчетов Syntellect UltraViews компания — системный интегратор Syntellect создала систему автоматизированной обработки документов для группы компаний HeadHunter, работающей на рынке Internet-рекрутинга (рекрутмента).

В большинстве организаций учет отправки исходящих документов осуществляется средствами Excel, и компания HeadHunter не исключение. Однако отсутствие единого шаблона учета отправок, а также то, что файлы и таблицы различных форматов не сводились в общий реестр, затрудняло своевременную отправку документов, контроль доставки, определение статусов отправленных ранее документов и получение отчетности. Сложности возникали также при передаче дел от одного менеджера другому. Поэтому руководство компании HeadHunter пришло к выводу о необходимости создания автоматизированной системы, управляющей потоком документов.

Основные цели автоматизированной системы:

  • создание единого информационного пространства документов и хранения связанных данных;
  • автоматизация работы сотрудников административно-хозяйственного отдела (АХО) с документами;
  • мониторинг статуса документа на любых стадиях его обработки;
  • исключение потерь документов и отправленных конвертов;
  • интеграция с другими бизнес-процессами компании.

В качестве платформы для автоматизации была выбрана система DocsVision, позволяющая организовать работу с электронными документами и поддержку выполнения бизнес-процессов компании. Система предоставляет возможности по регистрации, хранению, движению, исполнению и поиску документов, а также средства создания формализованных автоматизированных бизнес-процессов и контроля над ходом их выполнения. Работая в системе, каждый сотрудник вовремя получает задание на выполнение своего этапа работ и оперативный доступ ко всей необходимой информации, а руководитель имеет возможность контролировать процесс и управлять им. Система взаимодействует с другими ИТ-системами предприятия, обеспечивая информационное единство и интеграцию при выполнении сквозных бизнес-процессов.

Основными причинами выбора DocsVision стала интегрируемость этой системы в существующую ИТ-инфраструктуру компании HeadHunter, построенную на технологиях Microsoft, и гибкий интерфейс, хорошо знакомый пользователям Outlook. Для разработки комплексных отчетов и специализированных интерфейсов рабочих мест сотрудников административно-хозяйственного отдела был задействован модуль Syntellect UltraViews, дополняющий стандартный функционал DocsVision возможностями создания без программирования практически любых сложных интерфейсов. Syntellect UltraViews может оперировать с любыми данными системы и выводить результат в виде Web-страниц или собственных форм, отображающихся в навигаторе системы DocsVision в виде папки или отдельной карточки. Отчеты и представления, разработанные с помощью UltraViews, полностью интерактивны?— они могут включать любые объекты в системе и содержать свою бизнес-логику работы. Непосредственно из отчета можно открывать, изменять и удалять объекты системы, выполнять любые сложные действия с данными, что, помимо собственно отчетов и представлений, позволяет создавать сложные специализированные рабочие места пользователей (оператор архива, АРМ руководителя компании и т.д.).

При создании системы для компании HeadHunter с помощью модуля UltraViews были разработаны все необходимые интерфейсы рабочих мест сотрудников, принимающих участие в процессе обработки документов для контрагентов: формы для управления конвертами документов, формы для управления пакетами конвертов, а также формы поиска, просмотра статистики, печатные формы и отчеты.

По окончании очередного этапа оказания услуг контрагенту менеджер компании HeadHunter готовит набор первичных бухгалтерских документов: акты, счета, на основании которых происходит оплата и оригиналы которых должны быть своевременно отправлены контрагенту. Очевидно, что важность своевременной доставки этих документов очень высока?— зачастую от этого зависят сроки подписания документов контрагентом и сроки оплаты услуг.

Закрывающие исходящие документы печатаются сотрудниками бухгалтерии с Web-сайта компании. Каждый документ имеет штрихкод, в котором содержится тип документа и идентификатор. База данных сайта компании является основным источником данных по взаимодействию с контрагентами.

Сотрудники АХО получают из бухгалтерии набор документов и со своего рабочего места инициируют процесс формирования конверта. С помощью формы в DocsVision и штрихкода сканера формируются отдельные конверты, которым присваиваются адреса доставки: на основе запроса к базе данных сайта добывается вся необходимая информация о документе, включаемом в конверт, а после сканирования всех документов конверта выбирается адрес доставки из перечня адресов и контактных лиц. Имеется также возможность отложить документы из конверта с комментарием. В этом случае отложенные документы можно добавить в другой конверт, а также они могут быть доступны при поиске по штрихкоду. На рис. 1 приведен пример интерфейса рабочего места сотрудника АХО для формирования конвертов документов.

В процессе работы с конвертами может возникнуть необходимость в изменении состава конвертов до их упаковки, для этого существует интерфейс поиска (рис. 2).

Набор действий, доступных пользователям, варьируется в зависимости от роли пользователя в системе и от статуса конверта. В системе определены три роли пользователей: АХО?— имеют право первичного заведения и формирования конвертов и документов в системе; привилегированные пользователи имеют доступ к административным функциям системы по просмотру и редактированию любых данных; остальные пользователи — могут осуществлять поиск и просмотр статуса документов. Все отправки организуются через пакеты конвертов. Каждый пакет отправляется в свою курьерскую службу.

После того как все конверты упакованы, сотрудник АХО сортирует конверты по пакетам, формирует список адресов, указывает курьерскую службу доставки и выводит на печать список адресов доставки, соответствующих конвертам в сформированном пакете. Если необходимо физически удалить какой-либо конверт из пакета, сотрудник АХО отмечает данный пакет в списке. При удалении система автоматически предлагает изменить статус конверта на «Отложен» с возможностью указать комментарии. При физической передаче пакета в курьерскую службу сотрудник АХО находит в системе пакет с соответствующим номером и устанавливает для него статус «Передано на отправку». После получения отчета о доставке сотрудник отдела АХО устанавливает соответствующие статусы для конвертов, для чего находит конверт в системе по номеру, указанному в отчете о доставке, указывает статус («Доставлен», «Не доставлен»), дату доставки, причину недоставки. При установке статуса пакета система автоматически проставляет статус для конвертов, входящих в пакет.

Работа с пакетами осуществляется в двух режимах: режим просмотра по статусам позволяет оперативно находить и редактировать недавно сформированные пакеты, режим поиска позволяет находить конверты и при сканировании их штрихкодов указывать им статус доставки, что необходимо при обработке отчетов из курьерских служб.

В системе ведутся два основных справочника?— сотрудников и контрагентов. Справочник сотрудников содержит информацию об организационно-штатной структуре компании и правах доступа каждого сотрудника в системе. Справочник контрагентов используется для хранения списка компаний, которым осуществляется доставка, и контактных лиц в компаниях. Данный справочник связан с базой данных сайта.

Геннадий Береговский, директор по ИТ группы компаний HeadHunter, отмечает: «Наша компания работает с большим количеством клиентов, и потоки отправляемых документов очень велики. Система, разработанная компанией Syntellect на базе DocsVision, позволила оптимизировать процессы формирования и отправки исходящих документов, упорядочить отношения с клиентами, а значит — повысить уровень клиентского сервиса и получить дополнительные конкурентные преимущества на рынке». Действительно, внедрение даже такой относительно простой учетной системы дало возможность упорядочить и, главное, оптимизировать процесс подготовки и отправки потока исходящих документов в группе компаний HeadHunter. Архитектура системы DocsVision позволяет без доработок платформы решать как специализированные, так и стандартные делопроизводственные задачи и автоматизировать другие бизнес-процессы компании, что в дальнейшем позволит компании сосредоточить управление всеми типами документов в рамках одной системы.

Павел Каштанов, Олег Назарько ({pkashtanov,оnazarko}@syntellect.ru) — сотрудники компании Syntellect (Москва).

Рекрутинг через Сеть

Группа компаний HeadHunter (hh.ru) работает на рынке Internet-рекрутинга с 2000 года, обладая одним из наиболее полных онлайн-ресурсов по поиску работы и найму персонала и предоставляя работодателям и соискателям удобные инструменты поиска. Сегодня услугами компании HeadHunter пользуются несколько десятков тысяч клиентов. Представительства компании работают в различных регионах России и за рубежом.

Экономичный документооборот

Компания Syntellect специализируется на системах электронного документооборота, автоматизации бизнес-процессов и разработке различных решений на базе системы DocsVision. Сотрудники компании выполнили десятки проектов внедрения DocsVision, а также разработали шесть продуктов на этой платформе. Среди клиентов Syntellect такие компании, как Страховая группа «Прогресс», «Райффайзенбанк», Торговый дом «Роллтон», «А1 Групп» (Инвестиционное подразделение консорциума «Альфа-групп»), «Сибур — Русские шины», «КАРО-Фильм», «ПепсиКо Холдингс».