Четыре шага к управлению активами

Зачастую трудно понять, что подразумевается под понятием управление активами , поскольку при этом используются разные типы компонентов и процессов. Если управление ИТ-активами целиком охватывает вспомогательные и управляющие процессы, то важнейшей задачей должно быть управление всем жизненным циклом ИТ-активов.

При этом учитываются самые разнородные активы — от рабочих столов, телефонов, мониторов, настольных компьютеров и прочих физических активов, до нематериальных активов, таких как программные лицензии, контракты и т. д. Особую важность представляет управление активами программного обеспечения, подразумевающее управление затратами на ПО, повышение эффективности его использования, соблюдение внутренних и внешних политик конфигураций и применения ресурсов, начиная от исходных запросов на приобретение вплоть до изъятия приложений. Другими словами, управление программными лицензиями — это больше чем просто обеспечение конечных пользователей программными лицензиями в достаточных (или излишних) количествах.

Существует также проблема аудита и соответствия нормативным требованиям — ИТ-организации повсеместно рискуют быть оштрафованными за несоблюдение нормативных требований и отсутствие точных регистрационных записей. Так, например, аудитор может сказать: “На этот продукт у вас имеется 4 тыс. лицензий, но у вас работают 20 тыс. сотрудников, предъявите дополнительную информацию”. Добывать доказательства в этом случае придется предприятию, оно вынуждено включаться в длительный процесс поиска информации, которая может оказаться неточной, что в конечном итоге чревато штрафными санкциями. Однако, если сделать следующие четыре шага, то можно справиться с проблемами управления активами программного обеспечения и в итоге предотвратить развитие ситуации по такому сценарию.

С чего следует начинать и как инициировать в компании преобразования, необходимые для реализации целей управления активами?

Шаг 1. Сбор информации об имеющихся активах

Без средств автоматизированного поиска, согласования и нормализации невозможно получить точную информацию о том, какие активы и, в частности, какое программное обеспечение развернуто в каждой организации. Одна из проблем заключается в том, что один актив ПО может числиться под разными именами, и потребуется согласование этих сведений в разных местах хранения. Не имея единого инструмента поиска активов, невозможно установить единственно верный источник информации о той или иной записи, поскольку для записи информации приходится использовать множество различных инструментальных средств — от инвентарных таблиц до баз данных.

Средства автоматического поиска и обнаружения позволяют получить детальную картину развернутых активов. Анализ собранной информации — это, пожалуй, одна из ключевых проблем, которые возникают перед ИТ: данных слишком много, более того, поскольку у актива может быть несколько различных наименований, то зачастую возникают разночтения в толковании, что именно необходимо рассматривать в качестве актива, и недопонимание того, на что приобретены лицензии и что можно легально использовать.

Результатом автоматизированного поиска и обнаружения является набор специфических характеристик/атрибутов актива или конфигурационных единиц (КЕ). Такой подход позволяет лучше определить связи актива в процессе его использования и развертывания относительно других записей и справочников в каталоге продуктов. Какие активы запрашивают пользователи? Правильно ли они указывают их наименования? Собираетесь ли вы приобретать активы для своего подразделения, вместо того чтобы воспользоваться корпоративными лицензиями? Массивы КЕ с полным, нормализованным и консолидированным набором информации представляют собой именно тот бизнес-ресурс, который позволяет эффективнее управлять активами.

Шаг 2. Настройка конфигураций, развертывание, мониторинг и измерение

Если рассматривать ИТ-активы как компоненты, то можно обнаружить, что имеется X устройств с различными описаниями и наименованиями. Можно также обнаружить, что у физических компонентов есть несколько определений того, какой должна быть их конфигурация: развертывание на базе стандартных серверов, использование встроенных баз данных и приложений, физические и виртуальные образы, традиционные приложения от поставщиков. Тем не менее, когда требуется обнаружить цель, связи, затраты и характер использования этих компонентов, то ими можно пользоваться коллективно либо изначально приобретать для других целей.

Представьте себе, что вы купили какой-либо товар по невероятно высокой цене для его развертывания в полевых условиях. Вы полагаете, что все работает замечательно, но не имеете четкого представления о сценарии использования данного актива. Возможно, что вы будете использовать его в качестве приложения фронтального сервера, набора приложений либо в качестве площадки для ведения бизнеса в Интернете через прямых потребителей и деловых партнеров. Приобретение актива в собственность и изучение его свойств дает лишь частичную информацию, но необходимо еще знать, как применять данный актив и каковы его возможные конфигурации, а также как он вообще влияет на предприятие. Необходимо знать, какие задачи можно выполнять с этим физическим компонентом, а также с данными, хранящимися в этом компоненте или доступными из него. Какие правила следует выполнять при настройке списков управления доступом к тому или иному компоненту? В какой среде размещается тот или иной компонент или актив? Существуют ли законодательные требования, которые необходимо принимать во внимание?

Шаг 3. Контроль процессов обеспечения соответствия нормативным требованиям

В качестве хранилища информации о количестве выданных лицензий, поставщиках, продавцах и платежах часто применяются электронные таблицы учета инвентарной информации, но бывает затруднительно управлять всей информацией об активах, если она представлена в такой форме. Когда число конфигурационных единиц программного обеспечения доходит до нескольких десятков тысяч, очень проблематично проводить аудит без эффективных инструментов отчетности и анализа. Необходимо иметь всестороннюю картину того, что представляет собой тот или иной актив, для чего он предназначен, каковы цели его приобретения, как и кто его использует (если вообще использует). Для того чтобы обеспечить соблюдение нормативных требований, например, необходимо, чтобы пользователь, запросивший актив или имеющий доступ к активу, не был тем, кто санкционировал приобретение данного актива.

Эффективным инструментом визуализации процессов использования актива, формирования отчетов и измерений может быть централизованная консоль управления активами. Для обзорного представления всех процессов обеспечения соответствия требованиям в формате приборных панелей и сводных статистических таблиц необходимы определенные количественные показатели. Очень важно визуально представлять себе, сответствует ли ваша компания нормативным требованиям. Необходимо выяснить, есть ли такие аспекты вашего бизнеса, которые в недостаточной мере защищены или не вписываются в ваши корпоративные требования к процессам управления, а для этого надо:

• определить, насколько уязвим или рискован действующий подход к обеспечению безопасности для данной конфигурации;
• изучить сертификаты, контракты и инструкции по использованию активов (условия и положения), определить, насколько они согласуются с принятым у вас подходом к обеспечению безопасности и с вашими ожиданиями;
• проанализировать, как осуществляется централизованное управление этой информацией и как организована отчетность;
• оценить стоимость аудита ИТ-среды (приглашаете ли вы стороннего подрядчика? используете аналогичное решение с готовой функциональностью? насколько полезным будет для вас это решение? способно ли оно обеспечить необходимый уровень автоматизации процессов поиска, фильтрации и адаптации?);
• отслеживать сертификаты по продавцам, что подразумевает учет информации о сертификатах, их связей с контрактами на программное обеспечение и поставщиками.

Необходимо также иметь возможность отслеживания неизвестных внешних ресурсов, с которых загружаются программные активы, используемые в организации. Для этого опять же требуются средства обнаружения активов, обеспечивающие единое централизованное представление ИТ-среды и информирующие о том, какие звенья отсутствуют и что необходимо для обеспечения соответствия нормативным требованиям. Эти средства должны предоставлять информацию об уязвимостях и выдавать рекомендации по защите вашей организации от нарушений нормативных требований. С этим непосредственно связаны аспекты уязвимостей, управления и рисков.

С точки зрения управления конфигурациями активов и их связей с услугами, которые они поддерживают, интерес представляет единая конфигурационная база данных (Configuration Management Data Base, CMDB), представляющая собой централизованное хранилище всей информации об активах. На сегодня имеются решения по управлению услугами, способные сформировать комплексную картину всех активов, находящихся в собственности предприятия, выявить характер и эффективность использования этих активов, выявить сопутствующие проблемы и инциденты, а также получить информацию о полной стоимости активов. Кроме того, решения по управлению запросами услуг позволят сотрудникам запрашивать нужные активы в централизованном порядке.

Шаг 4. Анализ перспектив

В долгосрочном плане необходимо стремиться к более удобному сбору информации об управлении активами, в том числе количественных показателей о пользователях, стоимости и преимуществах тех или иных активов.

Допустим, вы покупаете физический актив со скидкой и пакет программ по очень низкой цене. На первый взгляд такая сделка может показаться выгодной, но важно понимать, какова будет реальная стоимость поддержки всех активов (физических и программного обеспечения). Если вы купили пакет программ для портативных компьютеров и при этом стоимость лицензии на программу составляет всего 4 долл. в месяц, то необходимо учитывать все затраты — как на покупку, так и на поддержку в течение всего жизненного цикла. Стоимость покупки лицензии может быть очень низкой, но внутренние затраты на поддержку портативного компьютера могут значительно вырасти, если проблема, связанная с данным активом, не была своевременно обнаружена. Учет затрат на поддержку этого актива нужно поручить аналитику, и, кроме того, необходимо учитывать расходы на компоненты, обслуживание, трудозатраты, администрирование инцидентов, диагностику проблем и т. п. Если принять во внимание все эти факторы и расходы, а затем умножить их на количество обращений пользователей за поддержкой, то станет понятным, что стоимость поддержки актива может значительно перевесить выигрыши от скидок и низких цен на программное обеспечение.

Оценив все "за" и "против", можно прийти к следующему выводу: "Лучше использовать продукт, пусть даже по более высокой начальной цене, но при значительно меньших затратах на поддержку услуг, оказываемых с помощью данного продукта". Вы сможете сэкономить своей организации значительные средства ежемесячно из расчета на каждый сеанс высокоуровневой поддержки того или иного актива, поскольку поддержки такого уровня просто не потребуется. Кроме того, высокое качество обслуживания позволит эффективнее добиваться целей, поставленных перед предприятием. Правильный выбор инструмента управления активами не только обеспечит отдельные точечные преимущества с точки зрения экономичности, но и предоставит веские аргументы в пользу принятия решения о покупке актива.

Что касается администрирования, то здесь необходимо также учитывать затраты на дополнительные услуги. Производительность труда снижается, если портативные компьютеры недоступны, а за их ежемесячное обслуживание взимается оплата. Помимо изначальной цены покупки актива, следует также учитывать затраты на штатного сотрудника, который открыл заявку на обслуживание, затраты на сотрудника, которому эта заявка на ремонт была передана посредством эскалации, а также затраты (потери) пользователя в связи с временной невозможностью выполнять работу. Суммируя все показатели, можно получить реальную стоимость владения активом. С целью непрерывного совершенствования услуги необходимо изучать возможности вывода портфеля активов из разряда данного актива и переориентировать его в нечто другое, позволяющее снижать затраты.

Кроме того, необходимо определить, какие активы потребуются в долгосрочной и в краткосрочной перспективах, изучить стратегические и тактические аспекты внедрения новой услуги. Нужны ли вам новые серверы, программное обеспечение или лицензии для конечных пользователей? Учитывайте будущие потребности, чтобы эффективнее планировать статьи затрат всего портфеля ИТ-решений. Например, если выход на рынок новой услуги состоится через шесть месяцев, то следует заранее изучить ожидаемые затраты на поставку и обслуживание того или иного актива.

Построение долгосрочной стратегии позволит вам эффективнее планировать парк активов на будущее, например, вы можете обнаружить у себя 112 лишних, неиспользуемых лицензий на ПО, приобретенное в прошлом году. Можно ли получить эти лицензии от пользователей, не работающих с программным продуктом, и задействовать их в рамках новой услуги? В компьютерах всех сотрудников непременно найдутся активы, которыми они никогда не пользовались. Возможность отзыва этих лицензий и их повторное развертывание в будущих приложениях обеспечит дополнительную экономию.

Необходимо изучить процесс выполнения запросов от конечных пользователей. Как пользователи запрашивают новые активы? Что такое процесс выполнения поставленных задач? Каковы затраты? Каковы ставки у поставщика? Какое управление уровнем обслуживания требуется для достижения ожидаемого качества утилизации для новых активов? Можно ли объединять некоторые активы, чтобы упростить процесс запроса для конечного пользователя? Все это характерно и для облачной модели. Если вы собираетесь приобрести услугу, ваши клиенты должны иметь возможность направления запросов на нее. В этом поможет каталог услуг, где должны быть учтены сведения о физических и программных активах, объединение которых формирует услуги, необходимые пользователям. Можно также перейти на динамическое лицензирование и динамическое использование, чтобы вносить плату за пользование активами только по мере необходимости. Эти активы размещаются в пуле коллективного доступа, что позволяет сократить общие затраты.

***

Ввиду сложности современной ИТ-инфраструктуры очень важно организовать эффективное управление активами, что особенно касается управления лицензиями на программное обеспечение. Изложенные рекомендации помогут получить более точную информацию о программных активах организации, защитить предприятие от рисков и сэкономить средства.

Крис Уильямс (christopher_williams@bmc.com) — менеджер по маркетингу решений для управления ИТ-услугами, Стив О'Коннор (Steve_OConnell@bmc.com) — главный управляющий департамента ИТ, BMC Software