В Администрации муниципального района Кугарчинский Республики Башкортостан внедрена в эксплуатацию система электронного документооборота «ДЕЛО» разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Работы по внедрению осуществляет партнер ЭОС – компания «Медиалюкс» (Уфа).
Переход к электронному документообороту с помощью системы «ДЕЛО» в Администрации района производился в соответствии с участием в целевой программе «Электронная Россия». Принятию решения об автоматизации способствовало стремление аппарата органа местного самоуправления использовать в работе самые современные бизнес-технологии и постоянно растущий объем бумажного документооборота.
Ожидается, что с помощью системы «ДЕЛО» в Администрации муниципального района Кугарчинский будут решены такие задачи, как:
• упорядочение процессов документооборота;
• переход к единой схеме работы с документами;
• автоматизация работы с входящими/исходящими документами и корреспонденцией;
• сокращение сроков регистрации и прохождения документов;
• обеспечение надлежащего контроля исполнения документов.
В ходе реализации проекта были реализованы следующие задачи:
• обследование документооборота, формализация бизнес-процессов, разработка внедряемой модели электронного документооборота;
• установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения;
• настройка системы на электронный документооборот;
• установка серверного программного обеспечения «ДЕЛО»;
• установка на клиентских местах программного обеспечения «ДЕЛО»;
• тестирование системы;
• консультации пользователей в три этапа: вводный, основной, закрепляющий;
• опытная эксплуатация.
Результат проведенных работ – частичная автоматизация работы Администрации муниципального района Кугарчинский и полная автоматизация работы с документами на рабочих местах главы администрации, управляющего делами, секретаря приемной главы администрации, секретаря приемной управляющего делами.
В результате внедрения заказчик в полном соответствии со своими пожеланиями в минимальные сроки получил систему, обеспечивающую оперативную регистрацию входящих и исходящих документов, контроль исполнения документов и поручений, поиск документов.
В перспективе в Администрации муниципального района Кугарчинский района Республики Башкортостан предполагается полная автоматизация документооборота посредством системы «ДЕЛО», а также частичная или полная автоматизация работы с корреспондентами на федеральном, региональном и муниципальном уровне.