Повышение эффективности работы сотрудников и контроль за исполнительской дисциплиной – актуальная на сегодня задача практически для любого органа власти, и один из уже необходимых шагов на этом пути – внедрение современных технологий работы с документами. Более того, принципиального решения о переходе к электронному взаимодействию уже недостаточно, время диктует новые требования по оперативности и качеству работы, и эффективные руководители уделяют все более пристальное внимание выбору наиболее оптимального решения для электронного документооборота.
Внедрение электронного документооборота в Администрации городского округа «Город Калининград» было начато еще в 2001 году. Применение СЭД позволило автоматизировать стандартные задачи делопроизводства – регистрацию корреспонденции, доступ к архиву документов и т.п. Первоначально была внедрена система электронного документооборота на базе Lotus Notes, однако по мере её эксплуатации фиксировалось все большее число затруднений в использовании, связанные с быстродействием системы и другими сложностями. В результате, в 2009 году было принято решение о переходе на СЭД «ДЕЛО» (в рамках акции «Миграция на систему «ДЕЛО»), успешно работающей в более чем 400 администрациях различного уровня.
В 2011 году в рамках муниципального контракта были закуплены дополнительные рабочие места и опции СЭД «ДЕЛО». Это позволило расширить автоматизацию и подключить все структурные подразделения Администрации города и администраций районов города.
К настоящему моменту внедрено 441 рабочее место, используются 10 дополнительных опций «ЭЦП и шифрование» для обеспечения юридически значимого электронного документооборота. С помощью модуля «Поточное сканирование» (20 рабочих мест) и «Печать штрих-кода» (26 рабочих мест) организован перевод бумажных документов в электронный вид. Также для сотрудников Администрации организована возможность получать уведомления о регистрации документов определенного типа или изменении их статуса по электронной почте с помощью опции «Оповещение и уведомление» (211 опций).
Использование СЭД «ДЕЛО» в Администрации постоянно расширяется, так, в рамках проводимых мер по борьбе с коррупцией, с помощью системы «ДЕЛО» осуществляется централизованный контроль сроков оказания муниципальных услуг во всех структурных подразделениях Администрации. В будущем планируется организация межведомственного электронного взаимодействия и дальнейший поступательный переход к электронному документообороту.
Все работы по внедрению и последующему сопровождению осуществляются ООО «Весткомп Консалтинг», официальным партнером ЭОС.