В коммерческом банке «СДМ-БАНК» внедрена система электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint разработки компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС). Поставка включает в себя лицензии на 200 рабочих мест системы.
Решение EOS for SharePoint представляет собой комплексную систему управления документами на базе платформы Microsoft SharePoint 2010. Система предоставляет большие функциональные возможности, которые уже заложены в «коробочное» решение. Система обеспечивает организацию централизованного хранения электронных документов, автоматизирует функции классического документооборота (обработка входящих, исходящих и внутренних документов), а также подготовку проектов документов, включая процессы согласования, визирования и утверждения. С помощью системы возможна настройка специфических для конкретной организации процессов обработки документов и форм, настройка контроля исполнения поручений и документов, и организация повседневной работы пользователей с документами.
Структура документооборота в КБ «СДМ-БАНК» содержит некоторые специфические особенности, которым необходимо было уделить внимание во время внедрения:
• Развитая структура нормативно-справочной информации (много связанных справочников);
• Большое количество жестких маршрутов согласования, ознакомления и рассмотрения;
• Перенос базы действующих нормативно-правовых актов (НПА);
• Публикация НПА из СЭД в библиотеку SharePoint для ознакомления сотрудников;
• Совещания: формирование поручений по мероприятиям Календаря;
В результате внедрения были решены следующие основные задачи организации документооборота:
- обработка входящих-исходящих документов,
- подготовка и согласование внутренних организационно-распорядительных документов,
- контроль исполнения поручений.
Кроме того, в ходе настройки корпоративного портала предприятия были реализованы следующие функции:
• Новости Банка
• Календарь совещаний Банка
• Хранение протоколов совещаний, контроль исполнения поручений по совещаниям
• Заявки на пропуска и курьера
Одним из важных результатов является:
- увеличение прозрачности процесса согласования документов, что позволило исключить потерю документов увеличить ответственность сотрудников.
- усиления контроля исполнения поручений по документам и протоколам совещаний.
В ходе проекта к системе были подключены удаленные подразделения банка – отделения в Московском регионе (14 точек) и региональные филиалы (8 точек).
КБ «СДМ-Банк» не собирается останавливаться на достигнутом.
В ближайших планах:
доработка интерфейса с целью повышения эргономичности и удобства работы;
интеграция с кадровой системой для ведения единого штатного расписания и управления правами доступа в СЭД;
интеграция с почтовой системой для ведения единого календаря совещаний.
КБ «СДМ-БАНК» (ОАО) был создан в декабре 1991 года. По данным РБК рейтинг СДМ-БАНК входит в ТОР 200 банков по чистым активам, а также в ТОР 100 московских банков по чистым активам, самых прибыльных банков России и самых филиальных банков России. СДМ-БАНК занял 41 место среди банков России по объему выданных кредитов малому и среднему бизнесу в 2010 году.