Еще один субъект Российской Федерации создает единую систему электронного документооборота на базе продукта «ДЕЛО», разработанного компанией «Электронные офисные системы». Летом этого года решение о создании единого документационного пространства региона на общей программной платформе приняло Правительство Республики Северная Осетия-Алания.
Система «ДЕЛО» уже много лет является одним из самых популярных продуктов для автоматизации делопроизводства в органах власти всех уровней в России и странах СНГ. В рамках реализации концепции «электронного правительства» во многих территориях нашей страны созданы на базе СЭД «ДЕЛО» единые системы электронного документооборота.
СЭД, формирующие единое документационное пространство для органов исполнительной власти всей территории, функционируют в республиках Башкортостан, Саха (Якутия), Тыва, Хакасия, Алтайском и Забайкальском краях, Калининградской, Липецкой, Новгородской, Ростовской, Тульской областях и многих других регионах.
Главной целью проекта, реализованного в августе-сентябре текущего года в Республике Осетия-Алания, стало создание целостной информационной инфраструктуры, охватывающей все органы исполнительной власти Республики, организация взаимодействия между ними с использованием современных информационных и коммуникационных технологий.
Основные функции делопроизводства, автоматизированные средствами СЭД «ДЕЛО», следующие:
• Внедрение единого порядка работы с документами в органах исполнительной власти Республики Северная Осетия-Алания;
• Регистрация всех групп документов;
• Осуществление контроля за своевременным исполнением на всех уровнях управления поручений и указаний вышестоящих органов власти, руководства, писем и обращений граждан, учреждений и организаций;
• Оперативное информирование руководства об исполнителях, о состоянии подготовки, рассмотрения и ходе исполнения документов и поручений.
Создание единой СЭД призвано обеспечить повышение оперативности и качества работы с документами, усиление контроля исполнения документов и заданий и создание условий для перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту. Автоматизация делопроизводственных процедур должна создать необходимые условия для экономии рабочего времени государственных служащих за счет автоматизации рутинных операций (копирование, поиск документов, выяснение информации о ходе исполнения и т.д.).
Особенностью реализации проекта стало то, что требовалось обеспечить функционирование централизованно контролируемых вертикальных и горизонтальных каналов циркуляции служебной корреспонденции, обращений граждан и иных документов, а также сопутствующей информации (поручения, отчеты об исполнении, указания, напоминания и т.д.). Внедряемая СЭД должна была воспроизвести действующую систему документопотоков Правительства и органов исполнительной власти Республики.
Вместе с тем, было принято решение уже на первом этапе включить руководителей в систему документооборота с помощью мобильного приложения «Портфель руководителя».
В настоящее время СЭД «ДЕЛО» используют в работе все подразделения Аппарата Правительства Республики, а также все органы исполнительной власти, создана целостная информационная инфраструктура между ними. В дальнейшем планируется увеличение количества рабочих мест системы, внедрение ЭП, переход к полностью электронному документообороту.
Все работы по внедрению и вводу в эксплуатацию системы электронного документооборота «ДЕЛО» осуществлялись специалистами группы компаний «Бизнес ИТ» – партнера ЭОС в Северо-Кавказском Федеральном округе.