Могилевское городское коммунальное унитарное предприятие «Управление капитального строительства» с января 2013 года ведет документооборот в системе «Электронное ДЕЛО». Этот продукт разработан компанией «Электронное ДЕЛО», партнером ЭОС в Беларуси. Данная конфигурация является локализацией СЭД «ДЕЛО», учитывающей специфику документооборота и все нормативные требования по ведению делопроизводства в Республике.
Могилевское УКС пришло к решению автоматизировать документооборот, так как рост числа документов не позволял больше вести делопроизводство в «ручном» режиме. Предприятие является заказчиком (застройщиком) и осуществляет функции технического надзора по строительству жилья и объектов социально-культурного назначения, также отвечает за состояние тротуаров и проезжей части.
В условиях не всегда достаточного финансирования и нехватки строительных мощностей решать задачи жилищного обеспечения жителей города и поддержания в надлежащем состоянии улиц непросто, поэтому работа МГКУП «Управление капитального строительства» все время на виду. Как отметил в своем интервью директор УКС Евгений Авчинников (его стаж в данной должности – чуть более полугода), приходится сталкиваться с валом негатива.
– С первого дня своей работы я столкнулся с этим потоком. Очень много обращений и очень много времени уходит на работу с ними. Есть и объективные причины, и надуманные. Но от этого не уйти. Политика нашего государства – в первую очередь делать все для наших граждан. Поэтому, если есть проблема, будем ее решать, – сказал он, завершая свою интервью после 100 дней работы в качестве директора УКС.
Наибольшее количество обращений граждан, которые поступают в УКС – это вопросы строительства жилья: сроки и качество строительства, стоимость квадратного метра, отношение к работе заказчика и подрядчика. Кроме этого, документооборот Могилевского УКCа составляют входящие и исходящие документы, договоры, объем которых от нескольких листов до сотен страниц.
С целью наиболее эффективной работы с обращениями граждан и юридических лиц руководством Могилевского УКСа была поставлена задача автоматизировать все операции с этими документами: прием, регистрация, учет, рассмотрение, контроль, исполнение обращений граждан и юридических лиц в соответствии с белорусским законодательством. Система «Электронное ДЕЛО» решает все эти задачи, а также позволяет сократить время на обработку и доставку документов до заинтересованных должностных лиц, ускорить поиск документов и повысить исполнительскую дисциплину.
Основной причиной выбора СЭД «Электронное ДЕЛО» стал достаточный функционал продукта и положительный опыт его использования многими организациями Могилева. «Электронное ДЕЛО» внедрено в Фонде социальной защиты населения, Главном статистическом управлении по Могилевской области, в Могилевской таможне, Центре городских информационных сетей, в филиалах РУП «Белтаможсервис», ОО «БелТИЗ, ОАО «Банк БелВЭБ».
СЭД «Электронное ДЕЛО» является универсальной системой, которая может быть внедрена в любой организации, независимо от отраслевой принадлежности. На территории Республики Беларусь более 200 компаний используют этот продукт в качестве средства автоматизации документооборота, а также как комплексную информационную систему.
С начала года в МГКУП «Управление капитального строительства» система работает в штатном режиме. Сопровождение СЭД осуществляется силами специалистов компании «Электронное ДЕЛО».