В Республике Беларусь реализован уникальный проект по созданию системы электронного документооборота на предприятии агропромышленного комплекса. ОАО «Витебская бройлерная птицефабрика», одна из крупнейших в Республике по объемам производства и реализации продуктов из мяса цыплят-бройлеров, внедрила систему «Электронное ДЕЛО». Программа, выбранная предприятием, является доработанным в соответствии с местными стандартами делопроизводства релизом СЭД «ДЕЛО» компании «Электронные Офисные Системы» и зарекомендовала себя во многих госструктурах и коммерческих компаниях Республики Беларусь в качестве современной надежной СЭД.
Автоматизацию управления в агропромышленном комплексе мы привыкли видеть на уровне отраслевых органов власти. Что касается предприятий, то здесь электронный документооборот – пока еще непривычное явление для стран бывшего СНГ. Тем не менее, лидеры рынка в любой отрасли давно уже поняли необходимость сокращения непродуктивных затрат, в том числе и путем оптимизации процессов документооборота. Пример такого подхода – ОАО «Витебская бройлерная птицефабрика«, руководство которой делает ставку на инновационные подходы и современные технологии.
Сокращение либо полное исключение бумажного документопотока, уменьшение времени на согласование документов, и обязательно – контроль выполнения заданий и поручений – без этого не может существовать современное крупное предприятие. Витебская птицефабрика сегодня – это производство, 230 наименований пищевых продуктов высочайшего качества, более 10 миллионов голов птицы в год, сеть производственных филиалов, фирменные торговые точки и предприятия общественного питания. Продукция торговой марки «Ганна» – постоянный дипломант республиканских и международных выставок.
Динамичное развитие компании, расширение производственной и торговой сети привели к росту объемов документооборота и снижению оперативности информационного обмена между подразделениями. Для решения этих проблем на предприятии такого масштаба требовалась современная система документооборота, способная обеспечить работу в единой базе всех двадцати удаленных подразделений.
Решение об автоматизации работы с документами руководство птицефабрики приняло в 2012 году. По результатам проведенного конкурса была выбрана СЭД «Электронное ДЕЛО».
Этапу внедрения предшествовало обследование системы документооборота организации, установка и настройка необходимых аппаратных средств и программного обеспечения. В целом проект по внедрению СЭД был завершен в течение двух месяцев. Все работы провела компания «Электронное ДЕЛО», партнер ЭОС в Беларуси.
Пользователями системы стали 150 работников предприятия. В итоге создана единая система регистрации корреспонденции, налажена работа с проектами документов, их согласование и утверждение в электронном виде, обеспечено сканирование поступивших бумажных документов.
С целью полноценного и эффективного использования СЭД при работе с документами организовано обучение специалистов фабрики. Для этого пользователи системы были условно разделены на типовые категории: основные пользователи (сотрудники делопроизводства), руководители (начальники управлений, главные специалисты) и исполнители (специалисты структурных подразделений, специалисты территориально удаленных подразделений). Согласно графику на территории заказчика проведено обучение всех категорий пользователей.
Руководители фабрики получили индивидуальные консультации по работе в системе. С целью упорядочения документационных и информационных потоков утвержден регламент функционирования СЭД на предприятии, разработанный специалистами ООО «Электронное ДЕЛО».
С января 2013 года система введена в эксплуатацию. Уже через три месяца работы видны первые результаты: кроме очевидных выгод от сокращения бумажного документооборота, система позволила унифицировать учет и контроль исполнения документов, повысить качество принимаемых управленческих решений, укрепить исполнительскую дисциплину и ускорить информационный обмен.