В апреле текущего года были закуплены дополнительные рабочие места системы, а также комплект лицензий модуля интеграции с MS Outlook. С момента начала эксплуатации системы в компании это уже третий этап ее масштабирования.
«Промышленно-логистический парк Новосибирской области» (ПЛП) входит в десятку крупнейших российских индустриальных парков, а в Сибири является крупнейшим. Он расположен на территории общей площадью 2 тысячи гектаров, которая подлежит комплексному освоению. УК ПЛП была создана для оперативного управления территорией парка, строительства и последующей эксплуатации инженерной и транспортной инфраструктуры, а также оказания услуг резидентам.
Проект создания ПЛП реализуется с 2007 года. Это современная инвестиционная площадка с полным комплексом инженерной, дорожно-транспортной и общественно-деловой инфраструктуры, на которой созданы все необходимые условия для развития логистических и производственных компаний. На сегодняшний день в ПЛП осуществляется работа с 25 резидентами. Их инвестиционные проекты находятся на разных стадиях реализации – от действующих на территории парка производств до проектов, по которым оформлены земельные участки и заключены инвестиционные соглашения с УК.
Решение о внедрении ECM-системы было принято руководством УК в начале 2011 года. Растущий объем документов, информационных материалов, переписки с резидентами парка, инвесторами, подрядчиками, множество текущих задач, требующих контроля, удаленные подразделения, которым необходимо постоянно быть в едином информационном пространстве — все это требовало внедрения современного решения с возможностью его масштабирования в будущем.
Выбор был сделан в пользу системы «eDocLib: Актив Бизнес». Эта конфигурация была разработана специалистами «КС–Консалтинг» для нужд коммерческих организаций на базе платформы eDocLib компании ЭОС и уже стала популярным тиражным решением для автоматизации стандартных бизнес-задач с возможностью доработки собственными силами заказчика под любые рабочие процессы. Система активно развивается: в скором времени ожидается выход новой версии, которая в числе прочих новаций получит обновленный модуль интеграции с Microsoft Outlook (синхронизация календарных событий, плановые работы по договору и т.д.) и будет полностью совместима с Microsoft Office 2013.
Работы по автоматизации бизнес-процессов были проведены специалистами ООО «КС-Консалтинг» в конце февраля 2011 года, а уже в первых числах апреля система была запущена в промышленную эксплуатацию, и сегодня она работает в штатном режиме. В ходе проекта была создана удобная и прозрачная система учета документов, контроля поручений и задач, упорядочена работа по подготовке и согласованию различных видов документов, формализован ряд бизнес-процессов.
Система «eDocLib: Актив Бизнес» обеспечила сотрудникам возможность доступа к корпоративным данным в удаленном режиме через веб-интерфейс, а также синхронизацию с приложением Microsoft Outlook (а через него — с мобильными устройствами), включая экспорт и импорт задач, контактов и переписки, что обеспечило возможность участия специалистов в рабочем процессе вне зависимости от их физической удаленности от офиса. Стоит отметить, что директор УК с самого начала использования «eDocLib: Актив Бизнес» является ее активным пользователем, он лично работает в системе, в том числе и с планшета.
За два года использования решение оправдало ожидания и органично «вписалось» в структуру компании, позволило автоматизировать основные бизнес-процедуры и обеспечить взаимодействие с резидентами. Как рассказал гендиректор управляющей компании ПЛП Виктор Балала, предполагается, что в 2013 году количество привлеченных инвестиционных проектов увеличится до 28, а заявленный инвесторами объем инвестиций составит порядка 56 млрд. руб. Таким образом, УК «Промышленно-логистический парк» успешно выполняет поставленные задачи – ей удалось организовать инновационное управление территорией технопарка и его развитием, а также повысить инвестиционную привлекательность региона в целом.