Компания МайТэк завершила пилотный проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в крупнейшем холдинге Марий Эл ГК «ОДИС». Были автоматизированы внутренние бизнес-процессы в трех компаниях холдинга, а также оптимизированы сквозные процессы взаимодействия между ними.
Группа компаний «ОДИС» была создана в 2000 году. Сегодня это крупный российский холдинг, включающий в себя около 70 предприятий разных профилей. Общая численность холдинга составляет более 4000 человек. Организации, входящие в ГК «ОДИС», активно оказывают материальную и финансовую поддержку некоммерческим проектам и благотворительным фондам, направленным на возрождение и сохранение духовного, культурного и исторического наследия города и республики, развитие спорта, поддержку здравоохранения и образования.
Проект внедрения системы DIRECTUM в ГК «ОДИС» стартовал в октябре 2012 года. Внедрение проводилось одновременно в 3-х компаниях холдинга, занимающихся разными видами деятельности: УК «ОДИС Недвижимость» – управление коммерческой недвижимостью, ГРК «Stone Club» – гостинично-развлекательный комплекс и Центральный офис – аппарат, управляющий стратегической деятельностью группы компаний.
Внедрение строилось на Базовых модулях DIRECTUM и бизнес-решениях «Классическое делопроизводство», «Управление договорами», «Управление совещаниями и заседаниями». В рамках пилотного проекта были автоматизированы следующие внутренние и сквозные процессы:
- регистрация, рассмотрение входящих документов, вынесение резолюций и контроль их исполнения;
- регистрация исходящих и внутренних документов;
- согласование, ознакомление и контроль исполнения по приказам и распоряжениям по основной деятельности;
-
- работа со служебными записками;
- работа с заявками в отделе информационных технологий;
- согласование и регистрация всех видов договорных документов;
- процесс подготовки и проведения совещаний и заседаний;
- ведение электронного архива документов;
- интеграция с системами 1С:8 и Prestima в части синхронизации информации по договорам и контрагентам;
- прочие задачи по произвольным процессам.
Начальный этап проекта завершился в марте 2013 года. Теперь в единой информационной системе работает порядка 150 сотрудников, в том числе высшее руководство. В электронном виде проходит рассмотрение и согласование документов с использованием электронно-цифровой подписи, вынесение резолюций и контроль над исполнением поручений. Упорядочено движение информации между подразделениями и компаниями холдинга, создано единое хранилище документов, обеспечена прозрачность деловых процессов
«Благодаря профессионализму сотрудников компании «МайТэк» все работы по внедрению были произведены качественно и эффективно», – комментирует руководитель отдела информационных технологий ГК «ОДИС» Андрей Шошин.
Проект по внедрению ECM-системы DIRECTUM позволил «ОДИС» за небольшой срок создать инструмент взаимодействия между управляющей компанией и подразделениями холдинга – тем самым ускорив документооборот, повысив прозрачность процессов и уровень исполнительской дисциплины. В дальнейших планах руководства – развитие функционала системы и тиражирование её на другие предприятия холдинга.