Система электронного документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией ЭОС, по данным аналитиков DSS Consulting уже много лет является безоговорочным лидером российского СЭД/ECM-рынка. Лидерство «ДЕЛО» демонстрирует и по количеству реализованных проектов, и по числу автоматизированных рабочих мест (АРМ). Система является базовой для ведения документооборота в органах государственной власти почти трех десятков субъектов Российской Федерации.
Наиболее масштабные проекты регионального уровня реализованы на базе СЭД «ДЕЛО» в Ростовской, Калининградской, Липецкой, Тульской областях, в Алтайском и Камчатском краях, в республиках Хакасия, Саха (Якутия), Северная Осетия-Алания, Ханты-Мансийском, Ненецком АО и многих других регионах. К ним относится и Забайкальский край, где в настоящее время в единой СЭД работают все органы исполнительной власти.
История проекта
В Сибирском федеральном округе Забайкальский край – самый молодой регион. Он образован 1 марта 2008 года в результате объединения Читинской области и Агинского Бурятского АО. В систему исполнительных органов государственной власти края входят Правительство, возглавляемое Губернатором, а также министерства, департаменты, службы, инспекции и ряд иных структур, обеспечивающих управление регионом.
Начало созданию региональной системы документооборота на базе СЭД «ДЕЛО» было положено в 2004 году, когда были приобретены первые 20 рабочих мест системы. Первыми пользователями «ДЕЛА» стали специалисты Управления делами Администрации Читинской области, Комитета инвестиционной политики и развития инфраструктуры, Управления ТЭК. Поставщиком программного обеспечения и исполнителем проекта стала компания «КС-Консалтинг», партнер ЭОС в Сибирском федеральном округе, победившая по итогам проведенных Администрацией Читинской области котировок.
С конца 2007 года «ДЕЛО» заработало и у законодательной «ветви власти» – в Читинской областной думе. С 2008 по 2010 год шло постепенное расширение сферы использования «ДЕЛА» и формирование единой СЭД исполнительных органов власти. Закупались дополнительные рабочие места и опции, к числу пользователей СЭД «ДЕЛО» присоединялись новые структуры.
В 2010 году было принято решение об объединении разрозненных систем документооборота органов исполнительной власти в единую СЭД с общей базой данных. Чтобы обеспечить доступ в СЭД всех ведомств, было дополнительно закуплено 400 рабочих мест, обновлена версия программы, разработаны базовые настройки единой системы документооборота и проведена подготовка группы системных технологов.
Некоторые итоги работы в единой СЭД и перспективы
С конца 2010 года региональные органы исполнительной власти начали работу в единой базе данных. Количество сотрудников, работающих в «ДЕЛЕ», постоянно растет, система регулярно обновляется, закупаются новые рабочие места и дополнительные опции.
В настоящее время в органах исполнительной власти Забайкальского края используется около 600 рабочих мест «толстого клиента» «ДЕЛА», около 400 – «ДЕЛО-Web», дополнительные опции «Сканирование», «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Подсистема управления процессами», а также «Модуль интернет-взаимодействия с сайтами ФОИВ/РОИВ по обращениям граждан к Президенту России» и приложение «Мониторинг документов».
В системе автоматизированы процедуры регистрации, перевода документов в электронный вид, рассылка документов внутренним адресатам. Регистрация документов осуществляется однократно: документ получает единый номер, под которым он фигурирует во всех ведомствах, подключенных к СЭД.
К СЭД подключены все муниципальные районы, в планах – подключение поселений. В Государственно-правовом управлении организована полноценная работа с проектами документов и регистрация муниципальных нормативных правовых актов.
Во всех структурах средствами «ДЕЛА» обеспечивается контроль исполнения документов и поручений. Особое место в системе занимает губернаторский контроль, который осуществляется силами Главного контрольного управления Губернатора Забайкальского края. К сфере компетенции ГКУ относится контроль исполнения документов, а также поручений Губернатора. В «ДЕЛЕ» сотрудники ГКУ активно используют функцию «Кабинет», которая даёт возможность контролеру видеть документы, которые стоят на контроле, отслеживать плановые даты исполнения, пользоваться фильтрами, рассылкой напоминаний.
Исполнителем проекта по заданию контрольного управления разработан ряд нестандартных отчетов, которые формируются из системы автоматически и позволяют более полно осуществлять не только формальный контроль по срокам, но и содержательный, по существу рассматриваемых вопросов. Чтобы максимально эффективно использовать функционал «ДЕЛА», Главное контрольное управление планирует ввести в практику дополнительные отчетные формы, которые бы формировались автоматически и отражали, как реально решаются вопросы – количество и процент поручений, исполненных в первоначально установленный срок, количество промежуточных дат, а также количество поручений, выполненных частично. Эти отчетные формы требуется еще разработать, и возможности «ДЕЛА» это позволяют.
На прошедшей в апреле текущего года в Барнауле Межрегиональной конференции, посвященной системам электронного документооборота, представители Забайкальского края поделились с коллегами некоторыми достижениями. Так, по их словам, в настоящее время предоставление исполнителями информации по контрольным документам в срок составляет практически 100%. Это говорит о возросшей исполнительской дисциплине государственных и муниципальных служащих, повышении эффективности управления.
Среди преимуществ работы в единой системе были названы следующие:
• очевидная экономия в плане затрат на закупку и обслуживание серверов, задействованных под серверную часть системы;
• единая концепция использования системы во всех ИОГВ: единообразный подход к работе в системе значительно облегчает и упрощает взаимодействие между ИОГВ;
• принцип однократной регистрации документов способствует кратному снижению трудозатрат на эти процедуры;
• возможность использования системы «ДЕЛО» в качестве транспорта для обмена электронными документами и образами документов (вместе с РК).
В дальнейших планах региона по развитию СЭД – использование электронной подписи, подключение к межведомственной системе электронного документооборота (МЭДО), а также обеспечение взаимодействия «ДЕЛА» с АС «Обращения граждан», используемой в Администрации Президента России.