В рамках проекта внедрения DIRECTUM в ЗАО «ГазНИИпроект» работе с базовыми возможностями СЭД обучено 60 сотрудников. Кроме того, для каждого автоматизированного процесса разработаны подробные инструкции, которые позволят другим сотрудникам работать в системе без прохождения обучения.


Проектный и научно-исследовательский институт ЗАО «ГазНИИпроект» создан в 1956 году и 36 лет был известен как ГИПРОНЕФТЕСТРОЙ. Это динамичная проектная организация, способная на современном уровне разрабатывать проектную документацию и обеспечивать инженерное сопровождение строительства сложных объектов трубопроводного транспорта, как в России, так и за рубежом.


В 2012 году руководство ЗАО «ГазНИИпроект» приняло решение о внедрение системы электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу DIRECTUM. Все работы по проекту выполняли специалисты ГК АйтиКонсалт, сертифицированного партнера DIRECTUM.


В ходе проекта в электронный вид был переведен весь классический документооборот организации: входящие, исходящие внутренние документы, служебная переписка, согласование договорных документов, а также проведены модификации системы, позволяющие вести в электронном виде разработку и выдачу заданий между отделами.


Переход работы канцелярии в систему DIRECTUM позволил упорядочить регистрацию всех видов документов и отойти от ведения бумажных журналов регистрации. Работники получили оперативный доступ к документам за счет организации полноценного архива всех поступающих на предприятие и исходящих документов, которые сканируются и отправляются в работу в электронном виде. Исчезла необходимость снимать дополнительные бумажные копии. С вводом системы DIRECTUM в промышленную эксплуатацию исчез риск потери информации, сократилось время на поиск документов, повысился контроль исполнения поручений.


Для выдачи заданий между отделами был разработан уникальный типовой маршрут, который включает в себя создание, автоматизированное согласование в смежных отделах (по цепочке от начальника отдела до исполнителя), утверждение, регистрацию и выдачу задания. Автоматизация процесса позволила не только сократить расход времени исполнителей на прохождение всех этапов согласования, но и упорядочить схему выдачи заданий в целом.


В ЗАО «ГазНИИпроект» была внедрена технология быстрой идентификации документа, DIRECTUM Capture and Transformation Services (DCTS), которая содержит набор служб, облегчающих массовый ввод документов в систему с внешних источников, была значительно снижена трудоемкость работ по обработке документов поступающих с использованием разных средств связи. Документ, поступивший на любой из факсов организации или официальный адрес электронной почты, автоматически появляется в СЭД DIRECTUM и передается делопроизводителю на обработку уже в виде электронного документа.


В рамках проекта, центром сертифицированного обучения ГК АйтиКонсалт были обучены работе с базовыми возможностями СЭД DIRECTUM 60 работников. Это позволило сотрудникам института легко отказаться от бумаги и перейти на использование всего функционала системы. Отдельно было проведено обучение сотрудников канцелярии и администраторов.


«....В настоящее время, благодаря активному использованию возможностей системы у наших специалистов появилась возможность быстро находить нужные документы в системе, не выходя из своего кабинета, а также всю историю их прохождения в институте и все связанные с ними документы. Сократилась нагрузка на референта исполняющего, в том числе обязанности канцелярии, повысилась прозрачность документооборота, отпала необходимость разносить корреспонденцию по подразделениям. Не самым насущным, но приятным фактом явилось уменьшение количества бумаги необходимой для документооборота.


В целом мы довольны проектом и планируем в дальнейшем расширять систему» – рассказал главный инженер ЗАО «ГазНИИпроект» Алексей Геннадьевич Артюшин.