В пивоваренной компании «Балтика» реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь электронного архива бухгалтерских и финансовых документов на базе ERP Монолит, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов. Автоматизированный электронный архив документов — один из этапов создания интегрированной системы электронного документооборота. Поставщик решения – бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». Проект реализуется с 2010 года.
Проект построения электронного архива бухгалтерских и финансовых документов позволяет компании «Балтика» достичь ряда стратегических целей управления бизнес-процессами и организации бухгалтерского учета — повышения скорости документооборота (в том числе скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках) и оптимизации структуры бухгалтерии благодаря тому, что при электронном хранении документов возможно территориально разнести функции приема, ввода и хранения первичного документа. Масштаб задачи — более двух миллионов документов в год и свыше 500 пользователей.
Проект реализуется в несколько этапов: начиная с пилотного проекта, выполненного в 2011 году, с последующим поэтапным подключением к системе отдельных групп документов. В первом полугодии 2013 года реализована и сдана в эксплуатацию третья очередь системы, включающая документы, связанные с проведением тендеров, а также с обработкой обращений от контрагентов.
Реализованное решение содержит средства поддержки поточного сканирования документов с автоматическим разделением на пакеты и типы, с автоматической привязкой к документам ERP-системы. Маркировка первичных документов штрих-кодами позволяет автоматически разделять полученные в результате поточного сканирования данные на отдельные пакеты, идентифицировать документы ERP-системы, к которым относятся пакеты, разделять пакеты на отдельные типы документов. Система содержит средства управления процессом согласования (утверждения) документов, а также возможности для управления архивом оригиналов первичных документов.
К преимуществам системы электронного архива, интегрированного с ERP-решением, относится интегрированный интерфейс работы с документами, когда пользователю одновременно доступна информация о структурированном аспекте документа (титульные характеристики, сумма, строки и пр.), о процессе утверждения документа (история и комментарии рецензентов) и обо всей неструктурированной информации, относящейся к документу (документы MS Office, сканы, изображения и пр.).
Следующий элемент развития системы электронного документооборота компании «Балтика» - проект по обмену с контрагентами электронными счетами-фактурами и актами выполненных работ, стартовавший в конце 2012 и находящийся в стадии реализации.
Герман Эпштейн, вице-президент по информационным технологиям пивоваренной компании «Балтика»: «Проект организации единого электронного архива финансовых документов с функциями поточного сканирования и штрих-кодирования позволяет компании оптимизировать структуру и загрузку бухгалтерских служб, а также повысить скорость документооборота — как в части первичного ввода документов в систему, так и в части скорости доступа к первичным документам при налоговых и аудиторских проверках. Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».
Александр Плоткин, директор по развитию ЗАО «Монолит-Инфо»: «Решение, в котором неструктурированный контент подчиняется четко организованным моделям ERP, соответствует тенденциям в развитии информационных систем компаний с интенсивным документооборотом, когда становится неэффективным поддерживать для одних и тех же процессов крупную ERP-систему и крупную ECM-систему. Будучи ориентированы на решения для компаний национального масштаба, мы поддерживаем этот вектор развития и включили основные компоненты ECM (СЭД) в состав функциональности своих продуктов. В современной глобальной экономике только те компании, которые эффективно управляют всеми своими бизнес-процессами, могут запланировать и обеспечить реализацию стратегических, тактических и оперативных решений, необходимых для обеспечения целей бизнеса».