В рамках проекта, стартовавшего в феврале 2010 года, сегодня решена его главная задача – создание целостной информационной инфраструктуры для всех организаций системы муниципального управления города Владикавказа.
До внедрения системы «ДЕЛО» в Администрации использовалась программа, разработанная сторонней организацией. Еще на этапе выбора системы функциональные преимущества СЭД «ДЕЛО» были очевидными, это подтвердилось и в процессе развития проекта. Большое значение имело то, что система постоянно совершенствуется разработчиками, при этом учитываются не только актуальные изменения отечественного законодательства, но и растущие потребности заказчиков.
На первом этапе проекта были автоматизированы 11 рабочих мест в Управлении документационного обеспечения деятельности АМС г. Владикавказа и приема граждан. Тогда же были приобретены поточные сканеры, которые стали использоваться для перевода в электронный вид документов, проходящих через Управление.
Расширение масштабов использования системы через подключение новых подразделений, пользователей, а также освоение дополнительного функционала шло постепенно. Следующим этапом стало внедрение системы во всех отделах, управлениях, комитетах и префектурах муниципалитета. Рабочие места получили руководители данных структур, а также делопроизводители.
Наконец, в июле этого года Администрация местного самоуправления г. Владикавказа сделала очередной шаг к полностью электронному документообороту: пользователями системы «ДЕЛО» стали сотрудники структурных подразделений, отвечающие за предоставление муниципальных услуг, а также МБУ «Владикавказский правовой центр». По желанию заказчика были разработаны дополнительные отчетные и печатные формы.
В настоящее время в АМС г. Владикавказа около 130 рабочих мест системы «ДЕЛО». Создана и постоянно пополняется единая база электронных документов. Помимо стандартных задач регистрации организационно-распорядительных документов, входящей и исходящей корреспонденции, в системе автоматизирован учет исковых документов и дел, а также обращений по муниципальным услугам с учетом их специфики. Теперь каждый специалист Администрации и ее подразделений, работающий с муниципальными услугами, может видеть, на каком этапе исполнения находится обращение, какое по нему принято решение и выдан ли документ заявителю.
Система, по мнению пользователей, зарекомендовала себя как очень надежный программный продукт. За все время эксплуатации системы «ДЕЛО» не было ни сбоев в работе, ни случаев потери данных.
Оценивая итоги проекта и эффект от внедрения системы, заместитель руководителя аппарата АМС г. Владикавказа Виталий Бузоев отметил следующее: «Внедрение системы «ДЕЛО» обеспечило повышение оперативности и качества работы с документами, снизило трудозатраты, сократило издержки на управление, повысило уровень контроля исполнения документов и заданий. Внедрение было проведено на высоком профессиональном уровне, в четком соответствии с разработанными планами. При внедрении системы были учтены все возникающие по ходу замечания и предложения».
Все работы по автоматизации документооборота в Администрации местного самоуправления г. Владикавказа выполнены специалистами группы компаний «Бизнес ИТ», компетентность и качество работы которых очень высоко оценены заказчиком. Напомним, что на территории Северной Осетии реализуются еще несколько крупных проектов по внедрению продуктов ЭОС, самый масштабный из которых – создание на базе СЭД «ДЕЛО» единой системы документооборота, к которой подключены все органы исполнительной власти Республики.