В муниципалитете начато предпроектное обследование документооборота, идет разработка схемы СЭД и подготовка к установке рабочих мест системы «ДЕЛО» и дополнительных подсистем.
Система электронного документооборота «ДЕЛО» с начала 2000-х активно внедряется в органах государственной власти и местного самоуправления на территории Московской области. Всего в субъекте более 200 различных властных структур используют «ДЕЛО» в качестве единой программной платформы для автоматизации документооборота, в том числе областное правительство, отраслевые органы власти и муниципальные администрации.
Если говорить о муниципальном звене, то сегодня СЭД «ДЕЛО» использует порядка 80 муниципальных образований Московской области – около 40 городов, порядка 20 муниципальных районов и столько же сельских поселений (муниципальных образований «нижнего уровня», входящих в состав сельских районов).
Территория поселения городского поселения Солнечногорск входит в состав Солнечногорского муниципального района и является его административным центром. В администрации Солнечногорского района «ДЕЛО» работает с января текущего года, тогда же решение о внедрении системы принял и муниципалитет «районной столицы». Старт проекта был отложен на осень, так как вначале было принято решение обновить серьезно устаревшее серверное оборудование, а затем уже устанавливать СЭД.
Главная задача, которую, согласно требованиям заказчика, должна решить система – технологическое обеспечение безбумажного документооборота в Администрации с дальнейшим использованием юридически значимой электронной подписи. Первоочередные цели, которые предполагается достичь в ходе реализации проекта – усовершенствование технологии работы с документами, обеспечение необходимой наглядности в прохождении служебной корреспонденции и повышение исполнительской дисциплины.
На данном этапе проекта администрация Солнечногорска приобрела 6 лицензий СЭД «ДЕЛО», серверную лицензию на подсистему «ДЕЛО-WEB», опции «ПОТОЧНОЕ СКАНИРОВАНИЕ» и «ПОИСК ПО ШТРИХ-КОДУ», 31 лицензию на подсистему «ДЕЛО-WEB», а также ряд дополнительных опций и необходимое оборудование (поточный сканер, термопринтер, сканер штрих-кода). Проектом предусмотрено обучение пользователей основам работы с системой.
По итогам внедрения СЭД заказчик планирует решить ряд задач:
• организовать эффективный контроль за ходом исполнения документов и поручений, что обеспечит сокращение сроков прохождения документов и улучшение исполнительской дисциплины;
• упростить маршруты прохождения документов, повысить оперативность и качество работы исполнителей с документами;
• обеспечить возможность коллективной работы с документами при достижении высокой степени ее независимости от личных качеств персонала за счет автоматического исполнения большинства формальных процедур;
• сократить временные и материальные затраты в ходе исполнения и прохождения документов;
• обеспечить достоверность и подлинность документов, передаваемых в электронном виде, оперативность доведения их до исполнителя;
• повысить оперативность подготовки аналитических справок и отчетов о ходе исполнения документов.
Все работы по внедрению системы электронного документооборота «ДЕЛО» осуществляются специалистами ООО «Юниксофт» (г. Мытищи) – партнера компании ЭОС в Московской области.