Продукт, много лет удерживающий первые позиции на российском рынке СЭД по количеству реализованных проектов и числу внедренных рабочих мест, в версии 13.1 получил новые возможности, позволяющие сделать работу всех групп пользователей более комфортной.

Новая версия системы «ДЕЛО» отличается рядом особенностей:

версия 13.1 полностью адаптирована для работы с документами, существующими только в электронном виде;
расширены возможности для работы в единой системе документооборота, объединяющей несколько самостоятельных организаций;
добавлены дополнительные механизмы для взаимодействия пользователей при коллективной работе с документами;
появились дополнительные функции, которые упрощают работу с контрольными документами и резолюциями;
появились новые возможности для работы с обращениями граждан;
обновлен функционал мобильных решений и приложения «ДЕЛО-Web» для удаленного доступа в систему.

Электронные документы в СЭД «ДЕЛО» 13.1

Работать с документами, существующими только в электронном виде и не имеющими бумажных версий, стало удобнее. В регистрационной карте (РК) документа или проекта документа (РКПД) теперь можно указывать признак «Оригинал в электронном виде». Этот признак может устанавливаться для группы документов (через справочник «Группы документов») и отображаться в регистрационном номере РК/РКПД, если задан соответствующий шаблон номерообразования. Таким образом, появятся уже РКЭД – регистрационные карты электронных документов.

По признаку «Оригинал в электронном виде» может выполняться поиск, а в справочнике «Номенклатура дел» теперь можно устанавливать делу признак «Для электронных документов».

Данная опция особенно актуальна для организаций, которые хотят отказаться от внутреннего «бумажного» документооборота и постепенно переходят к использованию некоторых видов документов только в электронном виде. Получив такую РКЭД, пользователь системы сразу будет знать, что бумажного оригинала не существует.

Работа нескольких организаций в единой системе документооборота

На базе СЭД «ДЕЛО» во многих регионах России созданы единые СЭД, объединяющие картотеки органов власти и муниципалитетов. При работе в таких системах появилась потребность в дополнительных функциях, которые в соответствии с пожеланиями наших пользователей реализованы в новой версии системы.

Так, при использовании принципа однократной регистрации все документы, циркулирующие в единой СЭД, при пересылке из картотеки в картотеку сохраняют ту же дату и номер, который они получили в «родительской» картотеке. Дата же фактического поступления оригинала документа в картотеку может существенно отличаться от даты его регистрации. В новой версии можно отображать эту дату в реквизитах списка поступивших документов, фильтровать РК и РКПД по дате поступления в текущую картотеку, чтобы затем правильно устанавливать сроки их исполнения или согласования в соответствии с внутренними правилами документооборота.

Появилась возможность устанавливать ограничения по размерам и типам файлов, которые прикрепляются к РК. В единых системах документооборота эта опция поможет унифицировать форматы электронных версий документов и снизит нагрузку на сеть.

Работа с контрольными документами и резолюциями

При работе с большим объемом документов часто приходится вводить однотипные резолюции на сходные по содержанию документы. В новой версии в системе «ДЕЛО» и в подсистеме «ДЕЛО-Web» пользователи смогут использовать стандартные шаблоны поручений, а также создавать новые шаблоны. Из шаблонов можно заполнять поручения всех типов: пункты, резолюции, проекты резолюций всех уровней подчиненности.

В системе «ДЕЛО» в списке контрольных документов цветом выделяются документы с истекшим сроком исполнения. В крупных организациях для согласования ответа на контрольный документ всегда требуется какое-то время, поэтому исполнители должны готовить проект ответа за день-два до наступления контрольного срока. При большом количестве документов, находящихся на исполнении, легко «забыть» некоторые документы, и затем приходится согласовывать ответ в спешном порядке.
В новой версии появилась возможность с помощью специальной настройки обеспечивать выделение в папках кабинетов записей с истекающей плановой датой исполнения, что позволит пользователям планировать очередность подготовки и согласования документов. В настройке указывается количество дней до даты, начиная с которого она будет считаться истекающей.

Коллективная работа в СЭД «ДЕЛО»

В процессе коллективной работы над документом пользователям СЭД часто бывает необходимо просмотреть ответы или проекты электронных документов, подготовленных по данному документу другими соисполнителями. Теперь в системе можно задать параметр «Прозрачная связка», и пользователь из доступной ему регистрационной карты сможет просматривать все связанные с ней файлы документов вне зависимости от наличия прав доступа к ним. Эта опция существенно облегчит работу исполнителей, работающих над одним документом, так как они смогут прямо из системы видеть результаты работы друг друга, не пользуясь для обмена документами сторонними каналами (почтой, «свалкой» и т.д.)

Поможет работе пользователей и новый раздел «Обсуждение», который добавлен на экран РК. Он предназначен для «неформального» обсуждения документов в системе.

Обращения граждан

В обновленной системе появился новый модуль «Опубликование хода работ с обращениями граждан», позволяющий направлять уведомления о ходе выполнения работ по обращению граждан, поступивших в организацию через портал Государственных услуг. Данный модуль позволяет отслеживать и информировать граждан о ходе выполнения работ в организации по их запросам и направлять отчеты о выполненной работе в Управление Президента Российской Федерации (УРОГ).

Кроме этого, изменения коснулись справочника граждан – записи «Фамилия», «Город», «Индекс», «E-mail»; «Адрес», «ИНН», «СНИЛС», «Телефон», «Серия паспорта», «№ паспорта» в справочнике автоматически корректируются, из них убираются ненужные знаки (пробелы и пр.), чтобы корректно работал поиск по этим полям.

Мобильные решения и удаленная работа

Одновременно с версией системы «ДЕЛО» 13.1 выпущены новые версии мобильных приложений «АРМ Руководителя» (Windows 7) и iEOS 2 (iPad). В решения добавлена возможность шифрованного подключения к системе, что позволит пользователям надежно защитить информацию при обмене. Использование внешней (подключаемой) электронной подписи не только даст возможность каждому пользователю работать в системе с нескольких мобильных устройств, но и минимизирует риск несанкционированного использования ЭП при потере смартфона или планшета. Все это позволяет организовать юридически значимый электронный документооборот не только на стационарных, но и на мобильных рабочих местах.

В подсистеме «ДЕЛО-Web» появилась возможность вводить одинаковые подчиненные резолюции одновременно для группы РК. Данная операция реализована по аналогии с такой же операцией в системе «ДЕЛО».

Изменения, включенные в версию 13.1, также коснулись порядка заполнения справочников, их интерфейса, поисковых возможностей, прав редактирования и регистрации РК, пересылки РК и файлов по электронной почте и некоторых элементов интерфейса системы. Так, изменился внешний вид странички календаря, открывающегося при заполнении полей даты. Теперь на страничке отображаются не только числа выбранного месяца, но и числа конца предыдущего и начала следующего месяца, что гораздо удобнее при вводе контрольных дат и при поиске.

Напомним, что согласно данным аналитического исследования рынка СЭД, подготовленного DSS Consulting по итогам 2012 года, система «ДЕЛО» занимает 25,3% рынка среди реализованных в России проектов внедрения систем электронного документооборота. «ДЕЛО» занимает первое среди конкурирующих систем место по количеству новых проектов (33,5%), по общему числу внедренных АРМ (40,1%) и уже много лет фактически доминирует в госсекторе (46,9% по итогам 2012 года).