Использование мобильного приложения iSelf для планшетов Apple iPad, разработанного компанией «Электронные офисные системы» (ЭОС) совместно с компанией Flexis, позволяет руководителям ООО «Татнефть-АЗС Центр» осуществлять удаленную работу с документами в системе электронного документооборота «ДЕЛО», повышая скорость принятия решений и улучшая контроль их исполнения.
О заказчике
ООО «Татнефть-АЗС Центр» образовано в июле 2006 года. Учредителем и единственным участником Общества является ОАО «Татнефть». На сегодняшний день ООО «Татнефть-АЗС Центр» имеет 8 филиалов на территории 6-ти субъектов Российской Федерации. Общая численность работников Общества и его филиалов составляет 4106 человек. В эксплуатации находятся 5 нефтебаз и 273 автозаправочные станции.
Об исполнителе
ООО «ТатАСУ» основано в 1952 году и имеет большой опыт в области предоставления услуг по автоматизации производственных процессов в различных отраслях промышленности. Компания «ТатАСУ» оказывает весь спектр услуг по обслуживанию, разработке и интеграции программных продуктов и информационных систем. Основными направлениями деятельности компании являются: разработка и сопровождение программных комплексов таких, как КИС «Татнефть-Нефтедобыча», системная интеграция, сопровождение и информационное обеспечение задач энергетики, геоинформационные системы (ГИС), проектирование и создание средств аналитической отчетности, внедрение и сопровождение систем бухгалтерского, налогового учета, автоматизация делопроизводства и электронного документооборота и пр.
Предыстория проекта
В августе 2000 года началось внедрение системы электронного документооборота «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные системы» (ЭОС), в исполнительном аппарате ОАО «Татнефть» и управлении «ТатАСУнефть». Позднее, в марте 2001 года, был организован обмен документами по электронной почте с Центральным аппаратом компании.
Затем внедрение системы продолжилось в подразделениях ОАО «Татнефть», – к 2004 году холдинг, включая удаленные подразделения в Москве, Киеве, Санкт-Петербурге, Нижнекамске и Альметьевске, практически полностью перешел на безбумажный документооборот.
На сегодняшний день СЭД «ДЕЛО» внедрена практически во всех дочерних предприятиях и филиалах ОАО «Татнефть», – общее количество рабочих мест превысило 4500 (включая подсистему «СЭВ», опции «Поточное сканирование» и «ЭЦП и шифрование»).
В 2013 году началась подготовка, настройка и тестирование мобильных приложений для удаленной работы руководства подразделений в СЭД «ДЕЛО» с планшетов Apple iPad, так как руководство Заказчика в большинстве своем приобрело именно их.
Цель проекта
Организовать удаленную работу с документами руководителей ООО «Татнефть-АЗС Центр» с помощью установки мобильного приложения для уже эксплуатируемой СЭД «ДЕЛО», предоставить руководителям доступ к необходимым документам во время их нахождения вне рабочего места (в командировке, в пути и т.д.). За счет использования мобильного приложения избежать задержки решений руководства по срочным вопросам, усилить контроль над их исполнением.
Сроки и этапы
В июне 2013 года ООО «ТатАСУ» организовала презентацию мобильных решений для удаленной работы с СЭД «ДЕЛО» для руководителей компании ООО «Татнефть-АЗС Центр». По итогам презентации было принято решение протестировать приложение iSelf для мобильного устройства iPad, разработанное компанией Flexis совместно с компанией «ЭОС». В итоге, в результате тестовой эксплуатации, было принято решение о закупке лицензий мобильного приложения iSelf для СЭД «ДЕЛО».
На данный момент закуплена серверная лицензия и 4 клиентских места. Еще 4 клиентских места находятся в стадии оформления договоров и будут установлены в ближайшее время. После установки лицензии на продуктивные сервера и подсистемы на мобильные устройства руководителей были подготовлены соответствующие инструкции, а также проведено обучение руководителей и делопроизводителей.
Особенности реализации проекта
Для работы мобильного приложения необходимо использование web-сервера в зоне ДМЗ, на котором будет настроены: подсистема «Управление процессами», почтовый сервер, модуль интеграции ЭОС, модуль интеграции Flexis. Ключевой особенностью реализации мобильной работы с СЭД «ДЕЛО» с помощью приложения iSelf в компании ООО «Татнефть-АЗС Центр» стало обеспечение безопасности, из-за чего Исполнителю пришлось долго составлять и согласовывать схему серверов и каналов связи. В итоге из-за высоких требований по безопасности всю подсистему мобильных клиентов пришлось вынести на отдельный сервер, открытый лишь одним портом в локальную сеть Заказчика. Соответственно, на выделенном сервере пришлось «поднимать» и отдельный почтовый сервер.
Ближайшие планы
В ближайшее время ООО «ТатАСУ» планирует обновить версию мобильного приложения iSelf, установленного Заказчику, на версию iSelf 2.1. Кроме того, Заказчик рассматривает возможность установки мобильного решения iSelf руководителям восьми удаленных филиалов ООО «Татнефть-АЗС Центр». Как территориально-распределенной организации, это даст Заказчику возможность посылать документы, к примеру, – в Челнинский филиал, – сразу на мобильное устройства Руководства филиала.
Итоги проекта
Работа с подсистемой мобильного доступа с приложениями iSelf позволяет после авторизации видеть все документы, распределенные по четырем папкам: «Все документы»; «На рассмотрение»; «На согласование»; «На утверждение», – каждая из которых, в свою очередь, делится на подгруппы «новые», «истекает срок», «срок истек». В iSelf отображается информационная сводка документа, сам документ графически, задания по нему, а также страница работы с резолюциями.
«Приложение iSelf успешно работает на мобильных устройствах руководителей компании ООО «Татнефть-АЗС Центр» и ООО «УПТЖ для ППД». Решение позволяет руководителям брать часть документов с собой в поездки для дальнейшего рассмотрения. Нас немного не устраивает ситуация, когда все документы можно получать только через помощника, но мы настроили профили самих руководителей в системе как дополнительных помощников, так что они могут какие-то документы отправить себе заранее. О каком-то существенном эффекте повышения эффективности работы руководителей говорить пока рано, системой пользуются в активном режиме буквально несколько месяцев. Хотя уже несколько раз подсистема мобильных решений действительно помогала быстро дослать несколько важных документов на совещание для принятия важных решений. В то же время, согласовывать и визировать документы мы пока «остерегаемся», – в этих подразделениях пока не используются ЭЦП. Но я думаю, – все впереди» – комментирует инженер отдела сопровождения корпоративных систем ООО «ТатАСУ», ГК «Татинтек» Евгения Косоногова.
По словам Евгении Косоноговой, внедрение мобильного приложения «iSelf» повысило эффективность работы в системе «ДЕЛО», увеличило объемы оказываемых услуг силами ООО «ТатАСУ», профессиональную компетенцию сотрудников и статус организации в партнерской программе компании «ЭОС». Проект внедрения мобильных приложений для СЭД «ДЕЛО» будет продолжен и в планах развертывание этого проекта на другие дочерние предприятия ОАО «Татнефть».