Северо-Восточный федеральный университет имени М.К. Аммосова (СВФУ, г. Якутск) – многоотраслевой вуз, располагающий широкими возможностями для проведения учебной, воспитательной и научно-исследовательской работы, в котором обучается более 20 тысяч студентов.


В ходе развития деятельности такого крупного вуза остро встал вопрос об автоматизации документооборота. После серьезного анализа представленных на рынке СЭД наиболее соответствующей требованиям СВФУ была признана система электронного документооборота и управления взаимодействия DIRECTUM. Проект внедрения стартовал в марте 2012 года.


Работы по проекту были поручены ЗАО «Галактика ИТ» (г. Санкт-Петербург) – сертифицированному партнеру DIRECTUM и экспертному центру по работе с вузами в структуре корпорации «Галактика».


В рамках первого этапа была исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание. Была выполнена поставка 200 лицензий системы, исследована организационная структура СВФУ, разработаны проектные решения и согласовано детальное техническое задание по следующим направлениям:

  • Управление входящей/исходящей корреспонденцией и организационно-распорядительными документами;

  • Контроль исполнительской дисциплины;

  • Управление совещаниями;

  • Управление служебной перепиской;

  • Управление обращениями граждан;

  • Управление договорами;
  • Подготовка статистической отчетности;

  • Обработка обращений к хранилищу отчетов;

  • Управление заявками на материально-техническое обеспечение.


В конце 2012 года в рамках следующего этапа было проведено масштабное обучение сотрудников СВФУ с целью подготовки к работе в системе DIRECTUM. Всего учебные курсы прошли более 100 руководителей и сотрудников вуза.


Весной 2013 года были проведены все необходимые подготовительные работы – установка и настройка системы, синхронизация справочников оргструктуры и работников с финансово-учетной системой вуза, система развернута в 76-ти структурных подразделениях. Уже в июне 2013 г. приказом ректора СВФУ система DIRECTUM введена в опытно-промышленную эксплуатацию, а через месяц – в промышленную.


В итоге внедрения системы электронного документооборота автоматизированы процессы делопроизводства и управления совещаниями, взаимодействие структурных подразделений. Интересной особенностью проекта является то, что контроль исполнения принятых решений, резолюций и поручений реализован в виде подсистемы интерактивной отчетности на внутреннем портале СВФУ.


С нового учебного года система DIRECTUM успешно эксплуатируется в университете. Планируется дальнейшее развитие и расширение функциональности системы на другие специализированные процессы вуза.

.