Внедрение системы электронного документооборота DIRECTUM в «Роял Тайм Групп» обеспечило непрерывность бизнеса. Командировки ответственных сотрудников теперь не затягивают процесс, все задачи выполняются в срок.
ООО «Роял Тайм Групп» – более пяти лет ведет свою деятельность на территории Российской Федерации и стран ближнего зарубежья в области строительства, а также в игорном, ресторанном и развлекательном бизнесе.
Компания активно развивает внутренние технологии и повышает культуру управления взаимодействием. С этой целью в марте 2013 года было принято решение о внедрении ECM-системы DIRECTUM. Работы выполнял партнер компании DIRECTUM – компания МайТэк.
Масштаб и серьезность осуществляемых «Роял Тайм Групп» проектов требовали детального планирования деятельности и грамотного управления финансовыми потоками. Специалисты компании «Роял Тайм Групп» имели четкое представление о том, что хорошо поставленная работа договорного отдела облегчает финансовое планирование. Поэтому, одной из важнейших задач, стоявшей перед командой исполнителя, была жесткая регламентация данных процессов по срокам и распределение зон ответственности каждого участника.
Реализовать поставленную задачу удалось с помощью бизнес-решения DIRECTUM Управление договорами. Результатом автоматизации договорной деятельности стало не только электронное согласование проектов документов, утверждение их с помощью механизма электронной подписи, возможность контроля возврата документа и ведение реестра договоров. Также был настроен и механизм анализа, напоминания и контроля показателей, которые часто упускаются из вида при работе с договорами. В качестве примера можно привести уведомление о сделке в ФАС, предоставление документов для финансового мониторинга, оформление паспорта сделки в случаях, когда это необходимо.
Алина Фасхутдинова, финансовый директор «Роял Тайм Групп»:
"В силу специфики нашего бизнеса, к внедряемой системе мы предъявляли жесткие требования в области обеспечения безопасности и разграничения прав доступа к хранящейся в ней информации. Также требовалась грамотная оптимизация процессов взаимодействия и четкая регламентация работ. Все эти требования были реализованы в рамках данного проекта. Хотелось бы отметить возможность удаленной работы пользователей через веб-клиент, так как многие из наших сотрудников часто бывают в командировках, а это не должно затягивать процесс согласования документов и выполнение особо важных задач."
Ощутимый эффект от автоматизации был получен и в области согласования счетов и заявок на оплату. Прозрачность системы позволяет каждому сотруднику теперь быть в курсе о местонахождении документа и произведенным по нему платежам.
Работа с документами, задачами и заданиями ведется в едином информационном пространстве, доступ к которому сотрудники могут получить из любой точки мира. Этот критерий являлся одним из ключевых при выборе системы, учитывая удаленность объектов инвестирования друг от друга, и разъездной характер работы специалистов.
Кроме того, система охватывает процессы кадрового делопроизводства и процессы по работе с входящей, исходящей и внутренней документацией (служебные записки, приказы, распоряжения). Благодаря созданию структурированного электронного архива существенно снизился риск потерь документов, и повысилась их конфиденциальность.
В дальнейшем система будет активно развиваться. Специалисты компании МайТэк уже приступили к работам по автоматизации кадровых процессов. К работе в системе подключатся также и удаленные подразделения холдинга.