В конце 2013 года в МУП РИВЦ «Симплекс» в результате сотрудничества с ООО «Весткомп Консалтинг», партнером ЭОС в Калининградской области, завершено внедрение СЭД «ДЕЛО». На предприятии, фактически являющемся консолидирующим центром для всех ресурсоснабжающих организаций и управляющих компаний города, внедрена современная система управления документами и организован электронный документооборот.
МУП РИВЦ «Симплекс» существует уже более 40 лет. Предприятие обеспечивает функционирование централизованной системы начисления и оплаты жилищно-коммунальных услуг в городском округе «Город Калининград». Клиентами предприятия являются крупнейшие поставщики ЖКУ: МУП «Калининградтеплосеть», МУП «Водоканал», МУП «Чистота», а также большинство управляющих организаций города. МУП РИВЦ «Симплекс» формирует для потребителей платежные документы и обеспечивает через договоры с банковскими структурами сбор денежных средств, которые впоследствии поступают на счета ресурсоснабжающих и управляющих организаций.
В МУП РИВЦ «Симплекс» ежедневно создается и обрабатывается огромное количество договоров, писем, обращений граждан и иных документов. Постоянный рост «бумажной массы» требовал перехода на новый уровень управления документами: необходимо было упорядочить и структурировать документооборот, отсечь неэффективные процессы, упростить маршруты движения документов, увеличить «электронную составляющую» в документопотоках, наладить контроль исполнения, а также создать единое информационное пространство.
«Симплекс» еще до внедрения СЭД «ДЕЛО» сотрудничал с ООО «Весткомп Консалтинг». Зная специфику работы данной организации изнутри, компания «Вестком Консалтинг» предложила директору МУП Дмитрию Александровичу Коваленко провести презентацию возможностей системы «ДЕЛО». Итогом демонстрации стало решение о внедрении СЭД «ДЕЛО», так как функционал и надежность системы полностью устроили специалистов МУП РИВЦ «Симплекс».
Проект стартовал в августе 2013 года. На первом этапе была автоматизирована работа канцелярии и договорного отдела. Благодаря тесному сотрудничеству с руководством предприятия удалось создать удобную и четкую структуру системы.
Все входящие и исходящие документы были разбиты на 16 основных типов (с дальнейшим делением на подтипы) в соответствии с алгоритмами их обработки. Принципы группировки документов диктовала специфика деятельности МУП РИВЦ «Симплекс» (работа с управляющими компаниями, гражданами и основными поставщиками услуг). Четкая классификация существенно упростила работу пользователей с документальной базой. Впоследствии был внедрен рубрикатор документов, который позволил оптимизировать поиск и справочно-информационную работу.
На точках «входа» и «выхода» документов были внедрены опции «Сканирование» для перевода в электронный вид большого числа многостраничных входящих и исходящих. Сотрудники договорного отдела получили возможность в удобном виде и четко вести работу с договорами, дополнениями к ним и прочей договорной документацией.
На этом же этапе директор предприятия (фактический инициатор проекта) включился в работу в «ДЕЛЕ» – выполнял функции, предназначенные непосредственно руководителю организации: ввод поручений, контроль исполнения поручений и документов.
На втором этапе (октябрь-ноябрь 2013 г.) система «ДЕЛО» была внедрена в остальных подразделениях МУП РИВЦ «Симплекс». В каждом структурном подразделении были установлены рабочие места СЭД, и новые пользователи активно включились в работу. Основные процессы, в которых были задействованы вновь подключенные подразделения – это исполнение поручений и использование базы документов в качестве справочных материалов. Отдел эксплуатации, на долю которого приходится создание большого количества исходящих документов, освоил функции их регистрации.
Чтобы пользователи смогли оценить все преимущества автоматизации, на данном этапе было произведено обновление «ДЕЛА» до версии 13.1. Возможности новой версии очень пригодились пользователям МУП РИВЦ «Симплекс»: например, шаблоны поручений использует директор, копирование файлов из отчета своих подчиненных используют начальники отдела, отчитываясь директору, и др.
Третьим этапом, длившимся до конца года, стало увеличение количества используемых функций системы. В частности, была автоматизирована работа с обращениями граждан. Хотя рассмотрение обращений граждан входит в компетенцию МУП только по вопросам прохождения платежей и расчета платы за социальный наем, фактически спектр рассматриваемых вопросов гораздо шире.
В организации есть часы приема граждан для дачи разъяснений по тем или иным вопросам (например, перерасчет оплаты горячей воды). Несмотря на то, что данные вопросы должны решаться управляющими компаниями, граждане часто обращаются в МУП РИВЦ «Симплекс».
Обязанность рассмотрения обращений граждан возложена на отдел эксплуатации. Чтобы не оставить без внимания ни одно обращение, было принято решение оборудовать отдел эксплуатации возможностью принимать заявления: установлено рабочее место регистратора обращений с опцией «Сканирование». Все сотрудники прошли обучение по регистрации и дальнейшей работе с обращениями граждан в СЭД «ДЕЛО».
На протяжении всех этапов внедрения ООО «Весткомп Консалтинг» постоянно осуществляло техническую поддержку и консультирование пользователей. Одним из основных факторов, обеспечивших успех проекта, стало активное участие во всем процессе руководителя организации. Такое плотное взаимодействие позволило в кратчайшие сроки наладить электронные документооборот в МУП РИВЦ «Симплекс».
В итоге в организации автоматизированы следующие процессы:
• регистрация входящих и исходящих документов, ОРД, договоров и пр.;
• налажено в соответствии со структурой и отработано ведение поручений и отчетов исполнителей;
• отработан контроль исполнения поручений и документов;
• автоматизирована справочная работа с документами.
Останавливаться на достигнутом МУП РИВЦ «Симплекс» не собирается. Оценив преимущества внутреннего электронного документооборота, позволившего исключить потери документов, существенно сократить затраты труда на их обработку и общее время прохождения, предприятие задумывается об организации электронного взаимодействия с контрагентами. Один из самых крупных клиентов «Симплекса» - Муниципальное унитарное предприятие «Калининградтеплосеть» - также автоматизировал документооборот с помощью СЭД «ДЕЛО», и это позволяет без лишних затрат в перспективе организовать взаимодействие между данными организациями путем обмена электронными документами через СЭД. В дальнейшем участниками такого взаимодействия смогут стать и другие клиенты МУП.
Таким образом, родившаяся в результате осознания выгод и преимуществ электронного взаимодействия идея межорганизационного обмена имеет все шансы быть реализованной в ближайшем будущем. Залогом этого служит позитивное влияние внедрения СЭД «ДЕЛО», уже успевшее сказаться на многих сторонах деятельности МУП РИВЦ «Симплекс», несмотря на небольшой срок использования.