Проект по внедрению функциональности «Личный кабинет», созданной на базе системы «Монолит: Персонал», является одним из стратегических проектов развития ИС в пивоваренной компании «Балтика», часть Carlsberg Group. Поставщик решения — бизнес-партнер и разработчик корпоративной информационной системы «Балтики» — компания «Монолит-Инфо». «Личный кабинет» (ЛК) — это одно из направлений развития электронного сервиса для работников; он обеспечивает доступ сотрудников всех уровней компании к персональной информации в защищенном режиме, а также доступ руководителей подразделений разного уровня к информации о подчиненных сотрудниках, которая необходима для повышения эффективности управления персоналом.
Внедряемая на «Балтике» функциональность «Личный кабинет» — это прикладное программное обеспечение, реализованное на основе использования возможностей системы «Монолит: Персонал» и корпоративного портала компании «Балтика», построенного на Microsoft SharePoint.
Ход и планы развития проекта
Работы по проекту были начаты в 2012 году с подготовки и согласования технического проекта, в рамках которого были определены требования службы персонала, содержание и очередность реализации функциональности.
В рамках первого этапа проекта реализована и внедрена функциональность «Личный кабинет» и «Кабинет руководителя», позволяющая с помощью портала Micosoft SharePoint 2010 отображать согласованный перечень данных о сотрудниках из системы «Монолит: Персонал», в том числе:
• Отображение прямой подчиненности сотрудников с их фотографиями
• Отображение дерева организационной структуры предприятия и места сотрудника в нем с указанием руководителей работника (прямых и функциональных) и статуса самого сотрудника
• Отображение информации о графиках, фактах, остатках по периодам собственных отпусков сотрудника, а также подготовка и печать заявлений на отпуск
• Отображение (для руководителей) информации о графиках, фактах, остатках отпусков нижестоящих подчиненных
• Отображение информации о стаже сотрудника и его медицинских полисах (с возможностью оформления заявки на изменение параметров, получение дубликата и пр.)
• Отображение информации о персональных документах: паспорт, ИНН, пенсионное страховое свидетельство и т.д.
• Предоставление доступа к должностным инструкциям и другим документам с отметкой о факте ознакомления с ними
Авторизация пользователей на портале SharePoint осуществляется стандартными средствами Windows. Доступ к порталу получают только пользователи, зарегистрированные в AD корпоративной сети Балтики.
На втором этапе был решен вопрос с доступом сотрудников к содержанию расчетного листка, которое требует более серьезной защиты от несанкционированного доступа. Для обеспечения дополнительного уровня защиты был реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений.
Следующий этап развития функциональности «Личный кабинет» посвящен решению вопросов, связанных с организацией электронного архива документов на примере работы с трудовой книжкой (сканирование, хранение сканов страниц, возможность получения копии из «Личного кабинета» и пр.), что позволит в итоге связать учетные данные системы «Монолит: Персонал» с реальными (бумажными) документами.
В настоящее время начаты работы по внедрению функциональности, обеспечивающей поддержку следующих рабочих процессов:
• Оформление заявления на замену паспорта / международного паспорта РФ
• Оформление заявления на замену адреса регистрации
• Оформление заявления на замену / получение дубликата СНИЛС
• Оформление заявления на изменение транслитерации ФИО
• Получение копии трудовой книжки
• Получение расчетного листка
• Ознакомление с должностными инструкциями и положениями об отделе
В дальнейшем предполагается постепенно расширять перечень информации, отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя». Также использовать принципы электронного документооборота можно для других задач в системе «Монолит: Персонал», в том числе:
• Обмен документами для оформления приема, перевода, увольнения
• Приказы на работу в выходные дни, на отгулы
• Информация по лимиту на питание
• Оформление справок, связанных с работой и материальной помощи
• Оформление корпоративных заявок на оформление СНИЛС и ДМС
• Приказы на командировки
• Приказы на поощрения / взыскания
• Заявки на резервирование помещений (переговорных)
• Закрепление и учет закрепленного IT оборудования и др.
Задачи, решенные в ходе проекта
В ходе проекта были решены следующие задачи:
• выполнена формализация требований службы персонала к архитектуре и принципам построения «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя»;
• разработана функциональность «Личного кабинета» и «Кабинета руководителя» с использованием возможностей корпоративного портала «Балтики» на основе MS SharePoint, интегрированного с системой «Монолит: Персонал»;
• реализован механизм двухфакторной идентификации с использованием SMS-сообщений, обеспечивающий возможность дополнительной защиты наиболее «чувствительной» информации;
• обеспечена возможность подготовки ряда заявлений (на отпуск, на замену полиса ДМС и др.) самим сотрудником, что существенно снижает нагрузку на службу работы с персоналом;
• обеспечена возможность формирования электронного архива документов (на примере работы с трудовой книжкой);
• обеспечена расширяемость функциональности как в части отображаемой информации, так и в части перечня рабочих процессов, включаемых в электронный документооборот
Основные преимущества реализуемого решения
Реализуемая в рамках проекта функциональность полностью интегрирована с функционалом системы «Монолит: Персонал», что обеспечивает непротиворечивость информации и исключает двойной ввод.
Используемые при разработке подходы позволяют обеспечить актуальность всей отображаемой в «Личном кабинете» и «Кабинете руководителя» информации и возможность сотрудникам компании самостоятельно получать информацию и выполнять некоторые действия в режиме реального времени. По мере расширения функциональности проекта с сотрудников службы персонала будут во все большей степени сниматься многочисленные рутинные работы по подготовке справок и заявлений, что позволит им сосредоточиться на существенно более важных вопросах управления персоналом.
Светлана Ефремова, начальник департамента трудовых отношений и социального партнерства компании «Балтика»:
«Самостоятельный доступ работника к персональной рабочей информации в личном кабинете обеспечит развитие электронного сервиса в HR процессах, оптимизирует HR-сервис и позволит уменьшить число обращений в отделы по работе с персоналом и повысить качество и сроки выполнения таких запросов». Успешная реализация проекта стала возможна благодаря надежному и проверенному партнеру «Балтики» в сфере ИТ – компании „Монолит-Инфо“».