Проектом охвачен аппарат управления, а также городские и межрайонные следственные отделы.
К компетенции СУ СК РФ по Томской области относится осуществление предварительного расследования уголовных дел, подследственных органам Следственного комитета Российской Федерации Главной задачей является оперативное, эффективное, качественное расследование тяжких и особо тяжких преступлений, совершенных на территории Томской области.
До старта проекта в СУ по Томской области использовалась смешанная система делопроизводства без каких-либо элементов автоматизации. Основной точкой «входа» и «выхода» документов являлся отдел по приему граждан и документационному обеспечению (отдел ДОУ), где регистрировалась входящая и исходящая корреспонденция. Часть исходящих документов регистрировалась в подразделениях, а в ДОУ они передавались для отправки.
Регистрация велась в бумажном варианте – для переписки использовались карточные и журнальные формы, а для обращений граждан – картотечная система. Документы исполнителям передавались под роспись в реестрах.
Решение о внедрении программного комплекса для управления документооборотом в следственном управлении по Томской области было принято в конце прошлого года. В связи с уникальностью решаемых задач в процессе деятельности следственного управления создаются весьма специфические документы, не имеющие аналогов в иных органах власти. Поэтому при автоматизации документооборота требовалось включить в единую СЭД не только обычные управленческие документы и переписку, но и уголовные дела, а также контрольные производства. Кроме этого, необходимо было автоматизировать обмен документами между территориальными отделами и центральным аппаратом, обеспечить отслеживание исполнения документов, быстрый поиск в общей базе денных, а также создание различных отчетов – по документообороту, обращениям граждан и др.
Все эти задачи обеспечивал функционал АИК «НАДЗОР», - специализированного программного продукта компании ЭОС. Эта система и была выбрана для внедрения. Продукт полностью соответствовал ведомственным требованиям по организации документооборота, закрепленным в Инструкции по делопроизводству Следственного комитета Российской Федерации, утвержденной приказом от 18.07.2012 № 40.
11 мест АИК «НАДЗОР» были установлены в подразделениях аппарата управления, 10 мест получили городские и межрайонные отделы. Все подразделения получили доступ в единую базу данных, при этом каждый территориальный отдел и каждое подразделение аппарата работают в отдельной картотеке. Система картотек позволила разграничить права доступа к служебным документам в соответствии с распределением функций внутри следственного управления.
В системе были заведены все необходимые группы документов, установленные нормами ведомственной Инструкции по делопроизводству. Автоматизирована регистрация входящей, исходящей переписки, организационно-распорядительной документации. Также средствами АИК «НАДЗОР» налажен учет входящих и исходящих уголовных дел. Автоматизировано заведение контрольных производств по документам, списание документов в наряды, печать почтовых реестров на заказную, простую, фельдъегерскую доставку, печать конвертов.
В регистрационных картах заведены дополнительные реквизиты, которые позволяют более полно отражать информацию по документальным единицам. Так, в карточках обращений граждан заведены стандартные формулировки решений, принятых по обращениям («отклонено», «разъяснено» и т.д.). В карточки учета уголовных дел внесены основания приостановления дела, меры процессуального принуждения, некоторые положения Уголовного кодекса Российской Федерации. Кроме информативной функции, дополнительные реквизиты позволили существенно сократить время формирования разнообразных периодических отчетов (ежемесячных, квартальных и т.д.).
АИК «НАДЗОР» позволил вывести на новый уровень информационное взаимодействие в следственном управлении. Ранее в территориальные отделы копии документов поступали в основном через курьеров, по факсу или почтовой связью. Новая система документооборота позволила полностью заменить эти каналы, причем гарантирована своевременная (фактически мгновенная) доставка электронных документов получателям.
В середине апреля система заработала в центральном аппарате, сейчас завершается подключение территориальных отделов. В дальнейших планах – организация поточного сканирования документов с помощью дополнительной опции. Для этого необходимо приобрести новое оборудование – поточные сканеры.
Напомним, что ранее компания «КС-Консалтинг» уже реализовала несколько проектов по внедрению АИК «НАДЗОР». Система была установлена специалистами компании в Следственном управлении по Новосибирской области, в Западно-Сибирской транспортной прокуратуре, а также в ряде региональных прокуратур Сибирского федерального округа.