Участие в конкурсе принимают Органы исполнительной власти, ответственные за информатизацию в регионе, из 83 российских субъектов. В первый день защиты конкурсных проектов было представлено 18 работ по 6 номинациям. В номинации «Системы для внутренней автоматизации» в категории «Системы автоматизации внутренних бизнес-процессов» 2-го места удостоена Республика Бурятия за проект «Внедрение Системы электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Республики Бурятия». О данном проекте и значимости «ПРОФ-IT 2014» рассказывает председатель Комитета информационных технологий и документальной связи Валерий Андронов.

Валерий Владимирович, расскажите, пожалуйста, о проекте, получившем от жюри конкурса «ПРОФ-IT 2014» столь высокую оценку.

Система электронного юридически значимого документооборота - с использованием квалифицированной электронной подписи - органов исполнительной власти Республики Бурятия (СЭД ИОГВ РБ) разрабатывается с 2010 года, эксплуатируется с 2011 года. За 2011 год к СЭД ИОГВ РБ были подключены Администрация Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия, Министерство финансов, Министерство имущественных и земельных отношений Республики Бурятия. В течение 2012 года к СЭД ИОГВ РБ поэтапно присоединились 31 исполнительный орган государственной власти Республики Бурятия, 26 органов местного самоуправления в Республике Бурятия и многофункциональный центр Республики Бурятия.

На сегодняшний момент в СЭД ОГВ РБ создано электронное хранилище документов с организацией разграничения прав доступа к документам. Организован поиск документов в хранилище, а также процессы работы с проектами документов и поручениями, исполнения документов, рассылки входящих, исходящих и внутренних документов. Налажено взаимодействие системы с внешними СЭД, созданы рабочие места пользователя, регистратора, контролера и руководителя. В общей сложности СЭД ОГВ РБ обеспечивает взаимодействие 1700 пользователей в 32 органах власти.

На текущей момент СЭД ИОГВ РБ размещена на аппаратно-программных мощностях центра обработки данных Администрации Главы и Правительства Республики Бурятия. ЦОД обеспечивает функционирование единой информационной вычислительной сети Правительства РБ, отказоустойчивость СЭД, доступ к системе через вэб-интерфейс и поддержку мобильного рабочего места руководителя, что позволяет при наличии Интернета подключиться к СЭД по защищенному каналу связи.

В чем уникальность данного СЭД ИОГВ РБ?

Основной особенностью данной системы является наличие возможности конструировать существующие бизнес-практики, оптимизировать и переносить их как формализованные бизнес-процессы в систему. Я бы даже назвал это решение не СЭД ОГВ РБ, а системой конструирования деловых процессов в органах власти Республики Бурятия. Если в СЭД всегда первичен документационный обмен, то здесь мы исходим из построения решаемых задач органов власти, подразделений, конкретных специалистов. Соответственно, система выстраивается именно по функциональным задачам. А уже в рамках конструирования процессов формируется система движения документов.

Кто непосредственно является исполнителем проекта?

Внедрением системы мы занимались совместно с ЭОС, кроме того, нашей задачей было нормативно-правовое и документационное обеспечение проекта. Отмечу, что в данном проекте используется платформенное решение. Доработки EOS for SharePoint ведутся на протяжении 3 лет. Некоторые из них, «отработанные» на нас, уже применяются в органах власти и организациях в других субъектах РФ: это касается, например, функционала, связанного с движением документов, с реализацией визуальных форм, с которыми работают специалисты.

Вернемся к конкурсу. Что значит для вас оказаться в лидерах «ПРОФ-IT»?

Конечно, признание экспертным сообществом решения, реализованного нами, как одной из лучших практик в области СЭД в России – это очень важно и престижно.

Кстати, в прошлом году мы также участвовали в этом конкурсе. Наш проект создания системы оказания государственных услуг (СОГУ) на базе портальной EOS for SharePoint разработки компании «Электронные офисные системы» также занял на «ПРОФ-IT 2013» 2-ое место. Напомню, что Республика Бурятия стала первым регионом, массово реализовавшим возможность интеграции с региональной СМЭВ на базе решения EOS для SharePoint. Создание СОГУ началось в ноябре 2011 года, с наступлением 2013 года проект был введен в стадию полномасштабной эксплуатации. К началу 2013 года общее число запросов в федеральные ведомства уже превысило 10 тыс., наиболее популярными стали запросы в Росреестр, ФНС, Пенсионный фонд и ФМС.

Как вы оцениваете важность «ПРОФ-IT» для становления электронного документооборота в российских госорганах?

Моя оценка «ПРОФ-IT» - самая положительная. В основу конкурса заложено стремление выявить наиболее интересные практики, которые реализуются на территории субъектов РФ, создать некую базу лучших проектов. Он, безусловно, выполняет заявленную функцию - позволяет в разы ускорить обмен передовыми решениями и, соответственно, предоставляет возможность наиболее быстрого распространения эффективного опыта. В своей деятельности я не встречался с другим конкурсом такого уровня в данной сфере, с привлечением столь компетентных экспертов, Министерств РФ.

Мы видим два особенно важных аспекта участия в «ПРОФ-IT». Во-первых, это возможность рассказать о своем опыте работы, который может быть полезен коллегам из других регионов. Во-вторых, «ПРОФ-IT», как я уже сказал, позволяет познакомиться с проектами в других субъектах РФ и в перспективе использовать их на территории нашего субъекта. Так, на «ПРОФ-IT 2014» мы узнали об интересном решении, разработанном в Татарстане, и уже изучаем возможность его применения в Бурятии. Еще одно заинтересовавшее нас решение запущено в Республике Коми.

Ваши планы по развитию электронного документооборота в Республике Бурятия?

В перспективе мы будем стремиться к полной интеграции в единую систему документооборота РФ. Пока что совершить полный, 100-процентный переход на электронный документооборот, к сожалению, невозможно – часть организаций в Бурятии все еще ведет бумажный документооборот. Кроме того, наша цель - перевод в электронный вид архивных документов, в том числе документов с долгим сроком хранения.

Прокомментируйте, пожалуйста, значимость использования электронного документооборота в органах власти.

На этот вопрос я могу ответить классической формулировкой: электронный документооборот позволяет ускорить процессы движения и нахождения документов, исключить их потерю, а значит, ускорить процесс принятия решений, систематизировать работу органов власти. Мы уже в полной мере оценили эти качества СЭД.