В Ростовской области реализуется один из самых масштабных и последовательных проектов автоматизации органов государственной власти на базе системы электронного документооборота «ДЕЛО». Проект охватывает все региональные органы исполнительной власти и муниципальные образования. К тому же Ростовская область стала одним из первых регионов, подключившихся к федеральной системе межведомственного электронного документооборота. По оценке аналитиков, эта площадка уникальна и является передовой по всем основным показателям. Об истории, особенностях и перспективах проекта рассказывает министр информационных технологий и связи Ростовской области Герман Лопаткин.

- Герман Анатолиевич, расскажите, пожалуйста, вкратце о развитии проекта автоматизации органов государственной власти Ростовской области на базе СЭД «ДЕЛО».

Внедрение СЭД в Ростовской области началось в 2006-2007 годах. Оно шло достаточно спокойно и демонстрировало постоянный рост, но не приводило к полному переходу на ЭД. Около двух лет назад, ЭОС заключил прямой договор с министерством. С тех пор проект получил бурное развитие. Посудите сами: рост пользователей СЭД происходил от 205 человек в 2006 году к 777 в 2010 году, 2700 - в 2012 году и 6552 – в начале 2014 года. Рост количества рабочих мест постоянно идет и за последний месяц в системе зарегистрировано более 100 новых пользователей. В настоящее время в СЭД работают уже 6700 человек.

Органы власти Ростовской области довольно давно работают в МЭДО, но раньше у нас имели место проблемы с удостоверяющими центрами и электронными подписями. Сегодня они разрешены. В корпоративную защищенную сеть включены все органы исполнительной власти, муниципальные образования, вплоть до администраций городских и сельских поселений. Важный момент – все органы исполнительной власти и муниципалитеты работают на едином сервере. Проникновение ЭД и ЭП достигло 100 %. С 1 января 2014 года весь документооборот ведется в электронном виде, а бумажные документы, подписанные живыми подписями, могут служить только копиями. На данный момент все специалисты органов власти работают с электронными документами.

Эффективно вести проект внедрения электронного документооборота нам, безусловно, помогает сотрудничество с федеральными органами власти, а также слаженность действий команды наших ИТ-специалистов и представителей компании «ЭОС», которые активно реагируют на все предложения и нововведения законодательства в области ИТ.

- Какие сильные стороны ЭД в Ростовской области вы бы отметили?

Наша СЭД, хотя и выросла из доступной всем коробочной версии - единственная в своем роде. К ее сильным сторонам можно отнести, например, запрет перерегистрации документов (когда нет входящих и исходящих номеров, а есть один сквозной номер) и систему контроля за документооборотом (если раньше мониторинг писем и поручений проводился раз в месяц, то теперь - раз в неделю), а также наличие мобильного решения. Первые лица Ростовской области, в частности, Губернатор, его заместители и все министры работают лично с документами на IPad в «Мобильном кабинете руководителя», разработанном на базе «Портфеля руководителя».

- Каким образом происходит администрирование системы, сколько специалистов включены в этот процесс? А какими силами осуществляется поддержка СЭД?

В целях координации работ по администрированию межведомственной системы электронного документооборота и делопроизводства Правительства Ростовской области в министерстве создан сектор электронного документооборота. В каждом органе исполнительной власти и муниципальном образовании определены сотрудники, ответственные за работу пользователей в системе. Работу пользователей в локальной и корпоративной сети Правительства Ростовской области обеспечивает управление аппаратного и программного обеспечения в количестве 14 человек, а также специалисты ГАУ «Региональный центр информационных систем».

Ежегодно министерство информационных технологий и связи Ростовской области заключает государственный контракт на услуги по техническому сопровождению системы электронного документооборота и делопроизводства. Так, в 2014 году государственный контракт заключен с разработчиками программы компанией ООО «Электронные Офисные Системы».

- Хотелось бы также узнать о средствах, которые обеспечивают безопасность системы.

Безопасность СЭД обеспечивается несколькими мероприятиями. Во-первых, это использование сертифицированных ФСТЭК средств антивирусной защиты информации. Во-вторых - отсутствие доступа к СЭД по открытым каналам связи. В-третьих, для доступа к СЭД используется корпоративная сеть телекоммуникационной связи Правительства Ростовской области, которая построена на базе сертифицированных ФСБ России средств криптографической защиты информации. Безопасность также гарантируют некоторые другие правовые и организационные меры.

- Каковы ближайшие перспективы проекта?

Это, например, повсеместное внедрение мобильного решения. Технология мобильной работы с электронными документами продолжает распространяться: в настоящее время с электронными документами в мобильном кабинете руководителя начинают активно работать главы муниципальных образований области. Всем руководителям установлена новая версия мобильного кабинета, предоставляющая руководителю больше возможностей для полноценной работы с электронными документами. После того как мы достигнем насыщения органов власти, мы посмотрим эффективность его применения. Уже сейчас можно анализировать эту эффективность на примере пилотного региона - Октябрьского района Ростовской области.

Естественно, мы готовы предлагать коммерческому сегменту, корпоративному рынку разворачивать системы, равные нашей по мощности, чтоб и они работали в документообороте, который уже много чего умеет делать. Так или иначе, все организации включены в единое информационное пространство, тем или иным способом общаются друг с другом, но если мы дадим им этот механизм, если их СЭД будет гибкой и достаточно дешевой в эксплуатации, взаимодействие станет быстрее и намного эффективнее. Недавно в рамках нашей корпоративной сети «ДЕЛО» прошло подключение корпоративного сегмента – «Ростелекома», Почты России и ОРТПЦ (филиал РТРС). Уже состоялся первый обмен контрольными письмами, мне вернулись ответы, пописанные ЭП. То есть, мы уже расширяем нашу СЭД на корпоративный сегмент.

- В конце мая в Ростове-на-Дону с большим успехом прошла практическая конференция «Новые тенденции и современные технологии в организации электронного документооборота в органах государственной власти и в бизнесе». Это мероприятие, организованное Министерством информационных технологий Ростовской области, компанией «Электронные офисные системы» и группой компаний «Бизнес ИТ», собрало порядка 500 гостей из 5 округов Российской Федерации. Во время вашего выступления вы, в частности, пригласили коллег из других регионов к развитию сотрудничества и активному обмену опытом.

Действительно, было очень приятно видеть интерес к нашему проекту со стороны такого большого количества гостей. К обмену опытом мы давно готовы, в том числе, всегда рады поделиться нашими наработками – например, предложить наше мобильное решение для внедрения другим желающим субъектам Российской Федерации. Считаю, что опыт подключения коммерческого сегмента также достоин внедрения по всей стране, поскольку обмен корреспонденцией - одна из составляющих работы органов власти с бизнесом. Если нас поддержит Минкомсвязи России, мы будем им чрезвычайно благодарны за такое содействие. У нас уже побывало довольно большое количество гостей из разных регионов России. В Крыму есть закрепленная за нами территория – Красногвардейский район, где мы тоже демонстрировали, как работает наша система. Сегодня мы уже можем взаимодействовать через корпоративную сеть с этим муниципалитетом.

Одним словом, мы будем рады принять в Ростове-на-Дону представителей любого из субъектов. Готовы и сами приехать в гости, развернуть экспериментальную платформу и наглядно продемонстрировать, как мы решаем вопросы документооборота всем, кому наш опыт может пригодиться.

Большое спасибо!