Ханты-Мансийский автономный округ - Югра является одним из лидеров среди регионов России по уровню информатизации. Округ регулярно занимает высокие позиции в рейтингах Минкомсвязи по развитию информационного общества, по доле граждан, пользующихся Единым порталом государственных и муниципальных услуг (www.gosuslugi.ru), Югра занимает 4 место среди субъектов Российской Федерации.
Руководство территории много внимания уделяет развитию составляющих «электронного правительства» и развитию IT-инфраструктуры. Регион реализует государственную программу «Информационное общество Ханты-Мансийского автономного округа - Югры на 2014 - 2020 годы» (ранее – целевая программа «Информационное общество – Югра» на 2011-2015 годы»), одним из направлений которой является создание, внедрение и сопровождение автоматизированных информационных систем в области делопроизводства и документооборота органов государственной власти и органов местного самоуправления автономного округа.
С 2010 года в регионе реализуется комплексный проект внедрения СЭД «ДЕЛО» в аппарате правительства, а также во всех органах государственной власти Ханты-Мансийского автономного округа – Югры. Сегодня органы власти обмениваются документами в СЭД по защищенным каналам, взаимодействие с муниципальными администрациями реализовано через «Сервер электронного взаимодействия» (СЭВ).
Одним из муниципалитетов, активно развивающих электронный документооборот в органах местного самоуправления, является город Мегион. В администрации города Мегиона первые лицензии СЭД «ДЕЛО» были приобретены в 2011 году. Проект начался с автоматизации участка регистрации документов в канцелярии, а в настоящее время с помощью СЭД «ДЕЛО» организовано управление документооборотом с подключением всех подразделений администрации. В 2014 году муниципалитет приобрел систему «Архивное ДЕЛО», предназначенную для автоматизации работы архива.
Исполнителем проекта по автоматизации управления документами в администрации Мегиона является ООО «Программ-Сервис», партнер ЭОС в данном регионе. На всех этапах развития СЭД специалисты компании выполняли работы по установке, настройке программного обеспечения и обучению пользователей.
Муниципалитет выбрал смешанную систему делопроизводства. Входящие документы и письма за подписью главы города обрабатываются централизованно в канцелярии, при этом исходящие письма за подписью заместителей главы регистрируют специалисты приемных. Письма, поступающие из Правительства ХМАО – Югры, регистрируются через электронную почту (с паспортом выгрузки из СЭД «ДЕЛО» Правительства). Настроена и протестирована регистрация данных писем через СЭВ.
К системе подключены все органы администрации города (по одной лицензии на каждый отдел). При этом часть пользователей работает в СЭД через подсистему «ДЕЛО-Web». Письма с резолюцией главы пересылаются на исполнение в электронном виде. В системе реализован контроль исполнения по всем группам документов. Опция «Оповещение и уведомление» позволяет исполнителям вовремя получать информацию о статусе документов и наступлении контрольных сроков.
Опции «Поточное сканирование», «Печать штрих-кода», «Поиск по штрих-коду», приобретенные администрацией Мегиона, позволяют массово переводить документы в электронный вид с прикреплением к регистрационным карточкам электронных образов документов. Опции «Электронная подпись и шифрование» и «Сервер проверки ЭП» позволяют реализовать юридически значимый электронный документооборот. Кроме этого, заказчиком приобретены подсистемы «Мобильный кабинет» (для удаленной работы вне офиса с помощью мобильных устройств) и «АРМ Руководителя» (специализированное мобильное приложение, ориентированное преимущественно на руководителей). Все опции активно используются.
В администрации средствами СЭД «ДЕЛО» автоматизирована работа Отдела по работе с обращениями граждан. В системе ведутся журналы устного и письменного приема, ведется журнал записи на прием, карточки обращений граждан. Резолюции руководителей по обращениям и отчеты об итогах их рассмотрения также заносятся в СЭД «ДЕЛО». С помощью модуля отчетных форм формируется статистика по обращениям и аналитическая отчетность.
Таким образом, администрация города Мегиона демонстрирует высокий уровень проникновения электронного документооборота в деятельность структурных подразделений. В ближайшее время заказчик планирует приобретение дополнительных лицензий подсистемы «ДЕЛО-Web», что позволит провести автоматизацию рабочих мест всех сотрудников администрации города по принципу «до конечного исполнителя».