ОАО «АК ОЗНА» – крупный российский многопрофильный холдинг.
Основные направления деятельности компании: проектирование объектов
нефтегазовой промышленности, изготовление, гарантийное и сервисное обслуживание
нефтегазопромыслового оборудования, инженерно-строительные изыскания,
инжиниринг в области учета нефти, газа, воды и автоматизации нефтегазовых
объектов. Предприятия и представительства ОЗНА расположены на территории
четырех федеральных округов России, а также в Республике Казахстан.
Уже 6 лет компания
ОЗНА тесно сотрудничает с DIRECTUM в области автоматизации документооборота. О
развитии системы электронного документооборота рассказал Андрей Озеров,
ведущий специалист отдела управления информаций ОЗНА.
Компания ОЗНА – превосходный пример того, как
можно развивать систему электронного документооборота DIRECTUM.
Какие бизнес-процессы охватывает система на сегодняшний день?
Действительно, сегодня система DIRECTUM в компании используется гораздо шире, чем это было на момент
завершения первого внедрения. Первый проект стартовал еще в 2008 году на одном
из производственных предприятий холдинга. Получив положительные результаты от
автоматизации, было принято решение о тиражировании системы и ее расширении.
Сейчас в системе порядка 100 типовых маршрутов и около 60
справочников. А развитие идет сразу в двух направлениях: автоматизация
бизнес-процессов производства и обслуживающих подразделений.
Помимо базовых канцелярских и договорных процессов в
электронном виде ведется работа с тендерной документацией, внутренними
распорядительными документами, командировочными заявлениями.
Какой объем документооборота охватывает DIRECTUM? Какое количество сотрудников работает в СЭД?
На сегодняшний день в системе зарегистрировано 2046 действующих пользователей. А объем
документооборота с начала 2014 года вырос почти до 43 000 документов,
среди них служебные записки, внутренние распорядительные документы, чертежи,
договоры, счета, заявки и прочие.
src="http://www.directum.ru/images/5507021image002.jpg">
Могли бы Вы дать оценку результатам развития
системы DIRECTUM на вашем предприятии?
Главный драйвер развития системы электронного документооборота в компании ОЗНА – заинтересованность сотрудников в ее постоянном улучшении, в облегчении их
работы за счет автоматизации рутинных операций. Так, с помощью DIRECTUM решен ряд специфических задач, например, ведение реестра неблагонадежных поставщиков, реестра исков и претензий и так далее.
В результате развития система DIRECTUM стала важной частью информационной среды компании. Она решает множество разнородных задач, позволяя сотрудникам эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией.
src="http://www.directum.ru/images/5507021image003.jpg">
Андрей Озеров: Система DIRECTUM решает множество разнородных задач, позволяя
сотрудникам эффективно взаимодействовать и обмениваться информацией.
Если говорить более конкретно:
- на сегодняшний день более 90% сотрудников ОЗНА работают в DIRECTUM;
- процессы согласования, рассмотрения документов ускорились, даже процедуры планирования и анализа аудитов стали проще;
- сократилось количество ошибок при заполнении документов;
- легче выявляются причины задержек в тех или иных процессах;
- повысилась ответственность и дисциплина исполнителей.
Развивается ли проект сегодня? Какие
бизнес-процессы планируется охватить еще?
Буквально
месяц назад мы собственными силами обновили DIRECTUM до версии 5.0.
Если судить о развитии системы по заявкам, то сейчас мы разрабатываем примерно
один новый процесс в месяц. Имеется тенденция к автоматизации небольших (3-5
участников) бизнес-процессов.
Новые справочники создаются реже, но работа в этом направлении также ведется. Из последних разработок самыми интересными являются «Реестр недобросовестных поставщиков» и «Реестр исков и претензий».
В ОЗНА нет единого подразделения, которое бы занималось постоянным совершенствованием бизнес-процессов. В основном, развитие системы ведется за счет пользователей, которые предлагают идеи, как сделать тот или иной процесс удобнее для себя. В этой связи мы планируем провести комплексный срез знаний сотрудников и разработать новые, углубленные программы обучения.
В ближайшее время
планируется закупка новых лицензий, а также будем настраивать интеграцию DIRECTUM с системой 1С.
Не так давно компания DIRECTUM
анонсировала новое решение по игрофикации «DIRECTUM
Восхождение». Применяются ли игровые механики в СЭД в ОЗНА? Какие
результаты могли бы отметить?
Впервые о
применение игровых механик в системе услышал на href="http://days.directum.ru/#four">Открытых днях DIRECTUM
в 2013 году. Тема показалось интересной. Через некоторое время по
инициативе руководителя службы информационных технологий ОАО «АК ОЗНА» Бориса
Николаева внутри компании провели конкурс. Выбирались победители в 4
номинациях:
- самый активный пользователь системы;
- больше всего созданных задач;
- больше всего выполненных заданий;
- больше всего созданных документов.
Так мы глубже познакомились с геймификацией. Что интересно, по завершении конкурса
значительно вырос уровень исполнительской дисциплины – задания стали выполнять
быстрее. Наиболее полезной геймификация оказывается при обучении. По наблюдениям, многие пользователи с удовольствием изучают систему, высказывают пожелания по автоматизации процессов. Геймификация позволит выявить таких пользователей, заинтересовать их.
Спасибо за интервью!