Постоянное увеличение объемов обрабатываемой корреспонденции, возрастающие требования к технологии управления документами, необходимость улучшить информационное взаимодействие всех структурных подразделений банка, в первую очередь, территориально удаленных, поставили перед руководством Банка вопрос о внедрении современной системы электронного документооборота.

Выбор ОАО «Технобанк» системы «ДЕЛО», как базовой для организации корпоративного электронного документооборота, обусловлен надежностью и масштабируемостью решения, учетом и соблюдением всех требований действующих общегосударственных нормативных документов по организации документооборота и делопроизводства, а также опытом РУП «Центр электронного документооборота» по внедрению системы в банковской сфере.

В июле-августе 2010 г. автоматизированы рабочие места сотрудников канцелярии центрального офиса Банка:

• проведено обследование системы управленческого документооборота Банка;
• разработаны схемы движения различных типов организационно-распорядительных документов, структура и виды взаимосвязей между ними;
• проведена установка системы, настройка БД и справочников с учетом оптимизации процессов подготовки и движения документов;
• для создания электронной базы документов настроена опция «Сканирование», установлен и подключен документный сканер;
• проведено индивидуальное обучение специалистов;
• разработаны шаблоны журналов регистрации документов.

Внедрение СЭД «ДЕЛО» в канцелярии Банка позволило получить следующие преимущества:
• переход от журнальной формы регистрации документов к автоматизированной: быстрая и удобная регистрация входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов (приказы по основной деятельности, приказы о командировании, распоряжения и т.д.) с помощью развернутой системы различных справочников (ФИО сотрудников, названия организаций, стандартные тексты, рубрики и т.д.);
• оперативный контроль исполнения поручений по документам;
• удобный и быстрый поиск информации о документах по любым реквизитам регистрационной карточки (РК);
• программное формирование реестров передачи документов, журналов регистрации входящей, исходящей корреспонденции, внутренних документов.

Уже на первом этапе начато построение сложной децентрализованной системы электронного документооборота Банка - обмен документами между центральным офисом и филиалом в г.Минске происходит в электронном виде. Это решило проблему территориальной удаленности филиала (обеспечена возможность совместной работы в рамках единой инфраструктуры) и уменьшило объем нерегистрируемой внутренней корреспонденции филиала.

Проект ведет РУП «Центр электронного документооборота» БГУ – эксклюзивный партнер ЭОС в Республике Беларусь.