Корпорация ВСМПО-АВИСМА (г. Верхняя Салда) – мировой лидер по производству титана, поставляющий на экспорт 70% своей титановой продукции. Партнеры Корпорации – ведущие мировые авиастроительные компании: Boeing, Airbus, SNECMA, General Electric, Rolls Royce, Pratt&Whitney. Значительный объем экспорта, заказчики на разных континентах и удаленность предприятия от государственных границ определили необходимость создания за рубежом представительств корпорации для организации торгового обслуживания своих заказчиков.
В процессе работы иностранные дочерние компании регулярно согласуют документы с головной организацией. Согласование происходит в электронной почте, из-за чего процесс затягивается. Для более эффективной работы руководство Корпорации приняло решение о подключении дочерних компаний к веб-доступу системы электронного документооборота DIRECTUM. Первым на путь автоматизации встала компания Tirus-International SA, швейцарское представительство ВСМПО-АВИСМА.
В головной компании проект внедрения DIRECTUM завершился еще в 2010 году. В результате были автоматизированы важнейшие процессы делопроизводства, создан электронный архив документов, улучшено взаимодействие между сотрудниками при выполнении бизнес-процессов. Таким образом, веб-клиент должен был обеспечить удобный доступ сотрудников представительств к документам, хранящимся в едином архиве системы.
С апреля по июль 2014 года проходила тестовая эксплуатация использования веб-доступа. С помощью инструмента решались задачи по согласованию закупочных ордеров и обеспечению быстрого поиска в системе договорных документов. Уже в августе процесс был переведен в опытно-промышленную эксплуатацию. Теперь согласование ордеров и поиск всего пакета документов по заказу клиента происходит в удобном для сотрудников режиме:
- Специалисты дочерней компании в Швейцарии с помощью веб-доступа размещают и согласуют в системе закупочные ордера. Результат согласования – определение номера договоров и номера приложений для всех позиций закупочного ордера.
- В веб-клиенте через связанные документы работники Tirus-International SA получают доступ к содержанию всего пакета договорных документов.
В ходе автоматизации не остался без внимания и языковой вопрос. Для удобства работы сотрудники представительства используют англоязычный интерфейс веб-доступа. При создании карточки документа заполняется только наименование по определенному формату, что не вызывает сложностей у пользователей. В наименование договорных документов при их связке с закупочным ордером автоматически добавляется расшифровка вида документа на английском языке.
Сегодня через веб-клиент DIRECTUM работает 10 сотрудников компания Tirus-International SA, и уже отправлено на согласование более 500 документов.
Начальник управления информационных технологий «ВСМПО-АВИСМА» Павел Ковальногов:
«С точки зрения бизнеса проект масштабный и относительно сложный в силу географического охвата (16 офисов в Москве, Санкт-Петербурге и Ростове-на-Дону), многопрофильности Группы «ИНТЕКО» (девелопмент, проектирование, управление строительным проектом, генподрядная деятельность, индустриальное домостроение, риэлтерские услуги) и высокого уровня проникновения (около 20% от общей численности сотрудников группы). В числе основных преимуществ внедрения СЭД мы отмечаем рост скорости документооборота, более четкую организацию бизнес-процессов и, как следствие, общий рост эффективности компании».