Управленческий учет для растущего интернет-магазина
Александр, владелец интернет-магазина по продаже автозапчастей, всерьез настроен на рост своего бизнеса. Для этого он наметил три направления, которые могут обеспечить долгосрочное развитие компании. Переход от состояния стартапа к этапу планируемого роста заставил Александра пересмотреть принципы и инструменты управления, которыми он до сих пор пользовался. В результате, движок его интернет-магазина был форсирован с помощью нового механизма – программного продукта "1С:Управление небольшой фирмой 8".
Как работает Интернет-магазин
Интернет-магазин "Ремарк" – это по сути "транспорт", который подбирает для покупателей предложения поставщиков, а при заказе товара – транслирует заказы покупателей поставщикам. "Фишка" бизнеса в том, что покупатель может сам принять решение, у какого поставщика приобретать товар. Например, комплект противотуманных фар для "Ниссан Ноут" представляют три поставщика по разным ценам и с разными сроками поставки http://www.remarkauto.ru/nissan/note/item623/, а поперечины для рейлингов "Нисан X-Trail" представляют пять поставщиков http://www.remarkauto.ru/nissan/x-trail/item204/ (данные на 3 февраля 2010 года).
Такая модель работы требует серьезной автоматизации изначально – вручную поддерживать весь объем предложений в актуальном состоянии практически невозможно. Под решения этой задачи "заточен" функционал самого сайта – он автоматически подтягивает данные из динамически меняющихся внешних источников (прайсы и каталоги поставщиков). Это обеспечивает компании значительное преимущество перед конкурентами – те зачастую не могут гарантировать поставку по заявленной в интернет-магазине цене.
Понятно, что накопленные в "личных кабинетах" заказы ("корзины") затем должны быть переформированы в реальные заказы покупателей, объединены в единые заказы поставщикам; по ним нужно отследить доставку, оплату, зафиксировать доходы. Эта часть управленческого учета выходит за рамки функционала "движка" сайта и должна быть реализована в учетной системе. До февраля 2010 года такой учетной системой служил написанный Григорием модуль для сайта – для контроля заказов, наличия товара и его резервирования в самом простом виде функционала хватало, но финансы, к примеру, в нем не учитывались. Поэтому случалось так, что в кассе офиса находили "неизвестно откуда взявшиеся" деньги, про которые никто ничего не знает. Бывало и наоборот.
Главная задача владельца – расширять бизнес
Александр считает, что его бизнес должен расти.
Важный фактор расширения бизнеса – это увеличение марочного ассортимента и модельного ряда за счет выхода на новых производителей и поставщиков (с которыми раньше не работали).
Еще одно направление – расширение состава услуг. Недавно компания арендовала помещения для автосервиса и установочного центра, где производится ремонт автомобилей. В ближайшее время будут запущены новые услуги: установка на автомобиль приобретенного товара (защиты картера, брызговики, багажники и др.), кузовной ремонт, малярные работы. Развитие этого направления должно привести и к увеличению численности сотрудников.
Хочет Александр держать и собственный склад наиболее популярных товаров (аксессуары, расходники). Это позволит убрать из цепочки "Клиент—Компания—Поставщик—Клиент" звено "Поставщик", что увеличит скорость реагирования на запросы покупателей. Наличие своего склада также поможет предложить покупателям более конкурентные цены. Например, если клиенту срочно нужен рычаг подвески, его можно срочно купить у поставщика за 1000 рублей. А можно закупить заранее на склад за 500 рублей (например, привезти контейнером с ОАЭ, но контейнер идет месяц).
Для реализации этих планов Александр как владелец продвинутой технологической компании хорошо понимает, что одна из насущных и важных задач – обеспечить нормальный уровень автоматизации по таким направлениям:
• поддержка оперативной работы с поставщиками и покупателями – учет заказов покупателей, формирование на их основе заказов поставщикам и резервов;
• планирование продаж и закупок;
• формирование цен;
• складской учёт и учет денежных средств;
• планирование бюджета на развитие бизнеса, рекламу и прочие расходы;
• анализ прибыльности направлений бизнеса.
Еще для Александра важно, чтобы на непростом в его бизнесе пути трансформации информации из заказа покупателя до планирования складских запасов и исполнения поставок было минимизировано количество человеческих ошибок, возникающих вследствие отсутствия порядка в учете (не тот товар закупили, продали дешевле чем купили, забыли о заказе и т.д.).
Александр Рыжков: "Почему я выбрал "1С:Управление небольшой фирмой 8"
• Знакомые программисты посоветовали брать решение посовременнее.
• Я смог быстро и практически самостоятельно разобраться, как пользоваться программой – на сайте "1С" www.v8.1c.ru/small.biz есть онлайн-демонстрация этого решения, с помощью которого я его и изучил.
• В программе есть отчеты, которые помогают контролировать наличие товара на складе, планировать своевременное пополнение запасов, проводить анализ продаж, вести кассу, анализировать заказы покупателей в разрезе номенклатуры – "движок" сайта, как уже говорилось выше, под решение таких задач естественно не "заточен".
• В одной программе есть все необходимое (кадры, финансы, торговля, задания сотрудникам и пр.). Программа подходит не только для автоматизации торговой деятельности, но и для автосервиса.
• Есть удобные сборники отчетов "Монитор руководителя" и "Мониторы" по направлениям.
• У партнера "1С", которого мы выбрали, есть опыт внедрения этого продукта.
• С программой можно работать удаленно через Интернет.
• Невысокая цена (14 500 руб.) и небольшое время, которое требуется на запуск – следовательно, риски небольшие.
Что доработано в программе под специфику бизнеса
• Возможность автоматической загрузки номенклатуры из прайсов поставщиков (по запчастям номенклатуры очень много – порядка 500 000 позиций).
• Синхронизация заказов на сайте с реальными документами учета в УНФ (заказы, оформленные через сайт, загружаются в УНФ в виде документов "Заказ покупателя", при необходимости создается новый контрагент).
• Выгрузка товара, который находится в наличии на складе, на сайт.
Программу установили и настроили практически самостоятельно, консультации оказывала компания "Логен". Продолжительность проекта – 3 недели.
В результате…
• Директор может контролировать бизнес-процессы по планированию и реализации закупок.
• Появилась возможность проводить анализ спроса и от этого планировать закупки.
• Организован учет складских запасов, появилась возможность развиваться свой склад, увеличивая марочный ассортимент и модельный ряд.
• Автоматизирован учет заказов и контроль их выполнения благодаря штатным отчетам программы.
• Организован учет финансов.
• За счет исключения "человеческих" ошибок значительно реже стали возникать ситуации типа "не тот товар закупил, продал дешевле чем купил, забыл" и т. д. Это дает не только финансовую выгоду, но и существенную экономию времени и сил для менеджеров и самого директора.
Александр Рыжков:
"Интересный факт – по ходу развития проекта и изучения возможностей продукта открываются новые возможности его применения, о которых даже не задумывались в момент принятия решения об автоматизации. Например, мы увидели, как с помощью УНФ можно оптимизировать работу будущего установочного центра и сервиса. Мы купили еще лицензию на пять рабочих мест. Планирую нанимать еще менеджеров, ставить компьютер на склад, внедрять программу в автосервисе".
Портрет компании
Компания "Ремарк" зарегистрирована в 2009 году. Основное направление деятельности – торговля автомобильными деталями, узлами и принадлежностями для автомобилей Nissan и Ford. Рынок очень конкурентный. Основной источник заказов – интернет-магазин компании http://www.remarkauto.ru/, на котором представлены комплектующие для 33 моделей автомобилей и множество сопутствующих товаров. Всего в базе интернет-магазина не менее 30 000 товарных позиций.
В компании работают 4 человека.
Александр Рыжков (генеральный директор и владелец бизнеса, тел. 8926-149-2804 ICQ 173032767 a@aserver.ru) занимается организационными и финансовыми вопросами.
Андрей Молчев (менеджер, (495) 505-5460, ICQ 551188690, info@remarkauto.ru) – принимает и ведет заказы клиентов, делает подбор запчастей, занимается наполнением сайта.
Татьяна Дунаева – бухгалтер.
Григорий Артемьев (php-программист, ICQ 344786723, grisha@aserver.ru) разработал сайт www.remarkauto.ru и занимается его дальнейшим развитием и поддержкой.
Партнер проекта:
ООО "Логен" (консалтинговая группа "Logic Engineering"), консультировал Владимир Вавилов. info@logen.ru, (495) 916-75-20, (916) 211-50-88 www.logen.ru