Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» – разработка компании «Электронные Офисные Системы», выполненная по заказу Федерального архивного агентства – это новое поколение программного обеспечения для государственных и муниципальных архивов, предназначенное для автоматизации передачи дел на хранение от организаций и предприятий.
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» является основой системы автоматизации централизованного государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.
По данным на июль 2010 г. с программой начали работу почти все федеральные архивы и 80% государственных архивов субъектов РФ. Полностью перешли на ведение АФ4 госархивы приблизительно 25% субъектов Федерации, на следующий год планируется подключение остальных.
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0» передан в:
-Государственный архив Российской Федерации (ГА РФ);
-Российский государственный архив древних актов (РГАДА);
-Российский государственный исторический архив (РГИА);
-Российский государственный военно-исторический архив (РГВИА);
-Российский государственный архив военно-морского флота (РГАВМФ);
-Российский государственный архив экономики (РГАЭ);
-Российский государственный архив литературы и искусства (РГАЛИ);
-Российский государственный военный архив (РГВА);
-Российский государственный исторический архив Дальнего Востока (РГИАДВ);
-Российский государственный архив научно-технической документации (РГАНТД);
-Филиал Российского государственного архива научно-технической документации (РГАНТД) в Самаре;
-Российский государственный архив фонодокументов (РГАФД);
-Российский государственный архив кинофотодокументов (РГАКФД);
-Российский государственный архив социально-политической истории (РГАСПИ);
-Российский государственный архив новейшей истории (РГАНИ) и др.
В 2009 году Федеральным архивным агентством было принято решение о внедрении программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в федеральных, государственных архивах субъектов РФ и муниципальных архивах.
До внедрения программного комплекса «Архивный фонд 4.0» в государственных и муниципальных архивах Ставропольского края использовалась предыдущая версия системы (3.0). Основное отличие этих систем заключается в том, что «Архивный фонд 4.0» – клиент-серверная система, обеспечивающая одновременную многопользовательскую работу, которую поддерживал ПК «Архивный фонд 3.0». В ПК «Архивный фонд 4.0» существенно расширены функциональные возможности, по сравнению с ПК «Архивный фонд 3.0».
Программный комплекс «Архивный фонд 4.0»:
-обеспечивает возможность автоматизированного учета кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также документов на электронных носителях;
-обеспечивает возможность прикрепления файлов соответствующих форматов к карточкам описания архивных документов на всех уровнях;
-обеспечивает информационную поддержку обеспечения сохранности архивных документов, включая возможность формирования паспорта архивохранилища;
-обеспечивает возможность формирования структуры архивохранилища, что упрощает работу по топографированию архивных документов;
-обеспечивает возможность формирования произвольного количества схем классификации (рубрикаторов) фондов, описей, дел и документов, что позволяет формировать структуры путеводителей по фондам различных каталогов и указателей на уровнях от фонда до документа;
-возможность автоматизированного подсчета, проверки и контроля объемных показателей при движении архивных документов;
-обеспечивает возможность протоколирования действий пользователей;
-обеспечивает возможность перемещения дел из одной описи в другую, в случае переработки описи, перемещение дел из одного фонда в другой;
-возможность автоматизированного ведения каталога на основе ЕКДИ Архивного фонда Российской Федерации (2007 г.);
-гибкая система поиска информации:
- формирование и сохранение поисковых запросов;
- поиск по большинству реквизитов архивных документов (более 150 значений);
- поиск по текстам прикрепленных электронных документов;
- формирование отчетов по результатам поиска;
- возможность формирования отчетных документов в соответствии с Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук (2007 г.).
В государственных и муниципальных архивах Ставропольского края внедрение программного комплекса «Архивный фонд 4.0» проводила компания «Бизнес ИТ» – партнер ЭОС.