Система электронного документооборота «ДЕЛО» используется в Администрации города Рязани с 2013 года. В текущем году с помощью мобильного приложения «АРМ Руководителя» был организован доступ в систему для Главы Администрации и его заместителей. Работы по развитию системы осуществляет компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».
Внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации города Рязани проводилось в несколько этапов. Реализация проекта была начата в мае 2013 года. Основной задачей, которая была поставлена заказчикам перед специалистами компании «СофтЭксперт», являлось создание единой системы автоматизации документооборота с постепенным переходом к внутреннему безбумажному и юридически значимому документообороту.
В настоящее время рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата, а также каждое структурное подразделение Администрации. В рамках проекта было проведено обучение пользователей, а в дальнейшем специалисты ООО «СофтЭксперт» оказывали заказчику методическую, техническую и информационную поддержку.
Автоматизация документооборота позволила в полной мере организовать контроль за документопотоками Администрации, дала возможность в любое время получать актуальную информацию о состоянии, истории движения и исполнения любого документа. Прозрачность процессов документооборота, явившаяся результатом внедрения СЭД «ДЕЛО», обеспечила должный уровень оперативного контроля за деятельностью подразделений Администрации и упростила процедуру проведения аналитической работы.
Широкий спектр возможностей системы «ДЕЛО» привлек внимание руководителей Администрации (главу и его заместителей), вследствие чего было принято решение о включении их в работу в системе. По итогам тестирования ряда мобильных приложений для разных операционных систем выбор был сделан в пользу мобильного приложения «АРМ Руководителя» под Windows 7 (дает возможность работать как на планшете, так и на ноутбуке, а также на стационарном компьютере).
Было закуплено 6 приложений «АРМ Руководителя» для всех высших должностных лиц. Таким образом, в настоящее время все руководители включены в процесс работы в системе. Синхронизация основных операций (утверждение резолюции, рассмотрение и согласование документов) с СЭД обеспечивает оперативность принятия решений. Высоко отмечена возможность работы в системе в режиме offline, когда все решения по документам автоматически передаются в СЭД при восстановлении доступа к сети.
Постепенное масштабирование системы «ДЕЛО» происходит в Администрации и в настоящее время. В дальнейшем планируется развитие системы, наращивание функционала и рабочих мест.
Напомним, что СЭД «ДЕЛО» является самым распространенным решением, применяемым для управления документами в органах местного самоуправления. Наиболее активно развиваются муниципальные системы электронного документооборота в городах-столицах субъектов. Так, например, успешно управляют документами на базе СЭД «ДЕЛО» и масштабируют систему администрации Барнаула (Алтайский край), Владивостока (Приморский край), Владикавказа (Северная Осетия – Алания), Вологды, Калининграда, Курска, Нарьян-Мара (Ненецкий АО), Ростова-на-Дону, Ставрополя, Читы (Забайкальский край), Якутска и ряда других. Во многих муниципалитетах руководители являются активными участниками документооборота, используя для доступа в СЭД различные мобильные клиенты, разработанные ЭОС – iEOS, «АРМ Руководителя», а также ряд приложений, созданных компаниями-партнерами.