На сегодняшний день для обеспечения прозрачности
закупочной процедуры с технической стороны сделано много: созданы электронные
торговые площадки (ЭТП), введены электронные подписи (ЭП) и запущена единая
информационная система в сфере закупок. ECM-системы со своей стороны позволяют
оптимизировать внутренние процессы компаний по организации закупок, а также подготовку
и согласование всей документации.
Эксперты DIRECTUM рассмотрели на реальном примере, какие
из этапов закупочной деятельности можно оптимизировать с помощью ECM-системы:
-
Планирование закупок. В системах электронного документооборота создаются
унифицированные справочники, куда можно заносить данные и анализировать их. Также
существенно упрощается процесс согласования – используются типовые маршруты с
известным списком согласующих лиц. -
Подготовка к проведению закупок и проведение закупочной процедуры.
На данном этапе важную роль
играет соблюдение сроков. ECM-система позволяет настроить автоматические
напоминания о приближении контрольных дат и тем самым минимизировать риски
срыва сроков. -
Заключение и согласование договора. Все выполняемые по документу
работы отслеживаются через реестр и договорные этапы, и при необходимости принимаются
соответствующие меры. (Более подробно процедура контроля исполнения договоров обсуждалась
на вебинаре Practicum
DIRECTUM: Полный цикл управления договорами).
width=662 height=403 id="Рисунок 1"
src="http://www.directum.ru/images/6430565image001.jpg">
В ходе вебинара у участников возникли
интересные вопросы. Например, можно ли при согласовании конкурентного листа согласовать
(подписать ЭП) не сам документ, а одну из его строк? Возможно ли ускорить
процесс размещения первичных бухгалтерских документов на портале? Ответы вы
узнаете из вебинара «Practicum DIRECTUM:
Идеальное управление закупками – миф или реальность».