ECM-система DIRECTUM лежит в основе управления документами в ОАО "Сургутнефтегаз". С ростом охватываемых процессов, недостаточно просто развивать текущие возможности, нужна еще более мощная платформа. Поэтому компания перешла на версию 5.2, без простоя в работе предприятия. Учитывая масштабы проекта, потребовались четкий план действий и скоординированная работа большой команды.
ОАО "Сургутнефтегаз" — одна из крупнейших вертикально интегрированных компаний России, сфера деятельности охватывает: разведку, обустройство и разработку нефтяных и нефтегазовых месторождений, добычу и реализацию нефти и газа, производство и сбыт нефтепродуктов и продуктов нефтехимии.
Предприятие постоянно совершенствует свои решения в области информационных технологий, что позволяет поддерживать высокую эффективность внутренних бизнес-процессов. Единая информационная система (ЕИС) ОАО "Сургутнефтегаз" объединяет более 200 программных продуктов, а в основе процессов управления документооборотом лежит ECM-система DIRECTUM.
О проекте внедрения DIRECTUM в ОАО "Сургутнефтегаз"
Больше года назад были представлены
результаты внедрения DIRECTUM в ОАО "Сургутнефтегаз". Более 20 000 пользователей, 15 интеграционных решений, свыше 1 млн операций в день, бесперебойная работа системы в режиме 24/7 — проект уникален по масштабу комплексного внедрения ECM-системы в России.
Проектной команде удалось достичь поставленных целей:
время доставки документа на рассмотрение адресату сокращено с 60 часов до нескольких минут, соответственно сократилось время на рассмотрение документов и принятие решений;
внедренный процесс контроля исполнения поручений позволил в разы уменьшить процент неисполненных (исполненных не в срок) поручений;
риски, связанные с некорректным оформлением документа сведены на нет благодаря использованию более 250 шаблонов документов.
Эффект от автоматизации высоко оценили не только сотрудники и руководители предприятия. В начале 2016 года заявка ОАО "Сургутнефтегаз" победила в ИТ-конкурсе Global CIO "Проект года 2015" в номинации "Лучший ECM-проект".
Один их самых масштабных ECM-проектов был развернут на базе DIRECTUM 4.9. Чтобы система оставалась высокопроизводительной, только технической поддержки и сопровождения недостаточно, необходимо еще и периодическое обновление системы. В начале 2016 года в ОАО "Сургутнефтегаз" начались работы по переходу на версию 5.2. Новое поколение системы DIRECTUM отличается более мощной платформой, новыми возможностями для разработчиков и администраторов, современным пользовательским интерфейсом.
Как перейти на новую версию, чтобы работа не останавливалась?
Обновление системы всегда связано с риском потерять былую производительность. Если решение имеет стратегическое значение для организации, то этот риск необходимо исключить. Поэтому переход начался с нагрузочного тестирования в условиях, приближенных к реальным. Разработка тестов и само тестирование системы DIRECTUM в ОАО "Сургутнефтегаз" проводилось в течение всего января.
Алексей Корепанов, руководитель проекта внедрения компании DIRECTUM:
"Целевая задача этого нагрузочного тестирования — сравнить производительность DIRECTUM 4.9 и 5.2. Тестирование подтвердило работоспособность новой версии на текущем оборудовании предприятия при 10 000 одновременно работающих пользователях.
На каждом прогоне нагрузочного тестирования фиксировалась длительность выполнения операций в системе, а также велся мониторинг показателей работы оборудования. Положительные результаты тестов, приемлемый уровень нагрузки на оборудование и производительности системы позволили нам двигаться дальше".
Для снижения риска временной недоступности системы и во избежание полной остановки работы системы проектная команда выполнила ряд организационно-технических мероприятий:
составили почасовой план действий при обновлении системы;
организовали поддержку не только в Сургуте, но и в Ижевске, несмотря на то, что обновление производилось в праздничные дни;
были готовы к оперативному добавлению ресурсов на виртуальных серверах.
Сергей Гомозов, главный специалист по программному обеспечению бюро главных специалистов ОАО "Сургутнефтегаз":
"Еще одна особенность нашего проекта — 3-уровневый ИТ-ландшафт, состоящий из среды разработки, тестирования и рабочей среды. Необходимо было обновить каждый уровень, то есть провести 3 полноценные конвертации вместо одной, т.к. базы по своей разработке индивидуальны.
Обновление системы прошло в штатном режиме во многом благодаря продуманному и отработанному плану действий. Фактически, 5 дней работы всех участников были расписаны по минутам".
Ключевые специалисты ОАО "Сургутнефтегаз", участвующие в поддержке и администрировании системы, прошли предварительное обучение. Более 40 человек по 4 часа в день знакомились с изменениями в платформе, инструментах разработки и в интерфейсе.
Алексей Ардамин, заместитель начальника управления делами ОАО "Сургутнефтегаз" по нормативному обеспечению и автоматизации процессов управления документами:
"В переходе на новую версию мы ориентировались на два аспекта: легкая адаптация пользователей и новые возможности.
Насколько сильно отличается новая версия системы от предыдущей имеет огромное значение, т.к. крупные изменения не должны вести к длительному привыканию пользователей. В новой версии DIRECTUM 5.2 пользователи не только быстро освоились с интерфейсом, но и оценили дополнительные возможности. В частности для руководителей — предпросмотр документов и заданий; не открывая карточку можно рассмотреть входящий документ и оперативно отправить поручение в работу, сэкономив ценное время. Принципиальные схемы работы остались прежними, поэтому сразу после обновления сотрудники продолжили работать в привычном режиме.
Что касается перспектив, то мы получили не только расширенные варианты по оптимизации пользовательского интерфейса (стили отображения справочников, расширение ленты, растягивание форм и скрытие отдельных областей), но и новые архитектурные возможности (архивирование исторических данных, расширенное управление пакетами разработок)".
Обновление системы производилось в выходные дни, с 29 апреля по 3 мая, т.е. процесс был вынесен за рамки рабочего времени сотрудников.
Можно с уверенностью сказать, что переход на версию DIRECTUM 5.2 прошел успешно и система функционирует в штатном режиме. ОАО "Сургутнефтегаз" получило современную масштабируемую платформу, способную обеспечить дальнейшее развитие автоматизации в области управления документами. Развитие системы не останавливается: прорабатываются новые направления автоматизации и оптимизируются существующие.