Вторая статья цикла «Мобильность в плюс» будет о том, как мобильное ECM-приложение поможет в проведении совещаний и участии в них. Согласитесь, вопрос актуален, в среднем сотрудник компании может проводить на рабочих встречах до 2,5 часов в день, плюс нужно еще готовить совещания и подводить их итоги…
В общем, читайте, как мы оптимизировали процесс.
КАК БЫЛО
Для организации встречи отправляю приглашение в Outlook, вкладываю ссылки на документы DIRECTUM. Один из документов потребуется на совещании, остальные – к сведению. Итого нужно распечатать 5 копий объемом по 2 страницы. Повезло, что документ маленький, а календарь Outlook напомнит, что приближается время встречи и пора бежать к принтеру. В противном случае пришлось бы в спешке распечатывать множество материалов.
Совещание началось. Обсуждаем тему, разбираем материалы (опять же хорошо, что всего 2 страницы, было бы больше – потерялись бы в распечатках). Понадобилась информация из того самого дополнительного документа, который был в повестке, и распечатки которого под рукой нет. Что ж, придется принимать решение без учета той информации. Повезло, если в переговорке есть компьютер, можно прийти заранее и открыть нужные документы, но это плюс 5-10 минут рабочего времени.
Обсуждение завершено, решения приняты, нужно зафиксировать в протоколе и разослать участникам на согласование. Записи на доске нужно сфотографировать на камеру смартфона, скинуть фотографию на рабочий компьютер, продублировать записи с фото и из блокнота в протоколе совещания в DIRECTUM и после этого отправить на согласование. Главное – ничего не забыть, пока идешь на рабочее место и решаешь срочные вопросы, накопившиеся у коллег за время твоего отсутствия.
КАК РАБОТАЕМ СЕЙЧАС
Неудивительно, что являясь частью команды разработки мобильных приложений, в повседневной работе я, как и многие мои коллеги, активно использую DIRECTUM Jazz. Рассмотрим, как меняется последовательность действий, на примере совещания по составу новой версии мобильного приложения.
Этап распечатки материалов исключаю. Или печатаю максимум 1 копию проекта концепции, чтобы прямо на совещании ее «дорисовывать», поскольку у остальных участников проект перед глазами на мобильных устройствах. Иногда не распечатываю ничего, вношу изменения в документ в Jazz прямо во время обсуждения, если позволяет регламент встречи.
Дополнительный плюс: на совещании рассматриваем гарантированно актуальный проект, даже если за 3 минуты до собрания кто-то внес в него правки, ведь мы обращаемся к документу прямо в системе. Итого при подготовке ко встрече мне достаточно отправить приглашение в Outlook или DIRECTUM. Способ организации для мобильного не важен: при работе с корпоративным календарем Jazz может открыть ссылку из внешнего приложения, например концепцию версии из встречи. А если совещания ведутся в DIRECTUM, то посмотреть повестку и материалы можно из задачи на согласование совещания.
На самом совещании тоже все под рукой, материалы можно открыть.
Приведу пример: часто при обсуждении состава новой версии требуется общая концепция развития приложений на текущий год. Этот документ размещен у меня в папке «Личные», и я периодически к нему обращаюсь в ходе обсуждений, освобождая голову для более важной оперативной информации.
Также во время совещания появляется возможность ставить задачи-назначения. Обсуждаем состав работ, исполнителей, сроки выполнения и сразу отправляем в работу, не дожидаясь возвращения на рабочее место.
Завершающий шаг – оформление протокола. Создавать документ и набирать текст на мобильном конечно не очень удобно. Но есть другое преимущество: записи с доски можно сфотографировать, вставить в протокол и отправить на согласование вместе с протоколом или даже вместо него. Бывают совещания с «удаленными» коллегами, например в другом городе, которые записываются на диктофон. В этом случае в Jazz можно создать документ из файла и сохранить его в системе, пропуская дополнительные шаги переноса файла с мобильного телефона на компьютер, а с компьютера в DIRECTUM.
***
В этой статье мы затронули тему создания контента с помощью приложения, в следующей – разовьем этот вопрос и продемонстрируем пример работы с контрагентами. Весь цикл статей ищите на http://club.directum.ru/