В первой части цикла «Мобильность в плюс» мы рассмотрели, как применять мобильные приложения в повседневной работе рядовых сотрудников компании. Теперь предлагаем сфокусироваться на работе руководителей.
Основные задачи руководителей: рассмотрение входящих документов и вынесение резолюций по ним, согласование исходящих и внутренних документов, контроль над деятельностью компании. Начнем с процесса рассмотрения входящих писем.
КОГДА РУКОВОДИТЕЛЬ РАБОТАЕТ ТОЛЬКО С БУМАЖНЫМИ ДОКУМЕНТАМИ
Явление довольно распространенное, и за примерами далеко ходить не нужно. Один из случаев: консервативный руководитель одного из органов местной власти, который не привык работать на компьютере. Личный помощник руководителя каждый раз после регистрации входящего письма в системе DIRECTUM распечатывает его и приносит руководителю на стол для рассмотрения. Руководитель прямо на документе пишет резолюцию, после чего помощник переносит ее в систему и отправляет на исполнение.
Так при разработке приложения у нас появилось требование – дать возможность писать на документе, без ввода текста с клавиатуры.
Потребности руководителя при рассмотрении документов были сформулированы следующим образом:
1. Быстро сориентироваться, сколько документов пришло на рассмотрение.
2. Оценить ситуацию по текущему документу, для чего посмотреть текст и подготовленную резолюцию.
3. Вынести решение:
a. Утвердить подготовленный проект резолюции.
b. Скорректировать резолюцию и вернуть помощнику на доработку.
РАБОТА В МОБИЛЬНОМ ПРИЛОЖЕНИИ
Рассмотрим на примере приложения DIRECTUM Solo (http://www.directum.ru/mobile/solo) для Android, ориентированного на удобство работы руководителей.
Для использования мобильного приложения у клиента потребовалось доработать типовой маршрут «Рассмотрение документа» так, чтобы после выбора варианта Вынесена резолюция задача всегда возвращалась помощнику. Требуется это в случае, если губернатор вынес решение с помощью графического комментария – помощнику нужно перенести эту графическую резолюцию в карточку поручения системы DIRECTUM, и уже после этого отправить на исполнение. Настройка довольно простая.
Как это выглядит на планшете:
1. Первое, что видит руководитель – сколько новых документов пришло ему на рассмотрение.
2. При открытии задания на рассмотрение руководитель сразу видит подготовленный проект резолюции. Знакомится с резолюцией. Если по документу раньше уже велись работы (например это ответ на исходящее письмо), то требуется посмотреть историю работы. Для этого можно перейти к дереву поручений по кнопке Перейти к поручениям. Знакомится с текстом письма. Нажатие на кнопку "i" скроет панель с информацией по заданию (развернуть обратно можно по той же кнопке).
3. Далее возможны два варианта:
a. Руководитель согласен с подготовленным проектом резолюции – в этом случае он разворачивает панель и нажимает на кнопку Вынесена резолюция.
b. Руководитель принял другое решение по документу.
При работе с привычным бумажным письмом резолюция была бы вынесена ручкой на полях. В Solo есть аналог ручки – инструмент "Маркер" на панели рецензирования. Например, руководитель не согласен с исполнителем поручения.
Примечание. Также в приложении есть возможность оставить текстовый комментарий и даже самостоятельно поправить карточку проекта резолюции. Поддерживается голосовой ввод.
После этого выбирается тот же вариант Вынесена резолюция.
В системе DIRECTUM создастся новая версия письма в формате .PDF с комментарием губернатора, а помощнику придет задание на занесение рукописной резолюции в карточку справочника и отправку на исполнение.
В итоге нам удалось сохранить привычный стиль работы губернатора, заменив стопку бумаг на стильный планшет, при этом упростили работу и помощнику. Стоит ли говорить, что и процессы в DIRECTUM стали протекать быстрее? Одна небольшая доработка системы DIRECTUM полностью оправдала себя. Полный цикл статей "Мобильность в плюс" можно прочитать на http://club.directum.ru/