Немного из истории
Годом рождения форума является 1995-й. Первыми его участниками стали 60 представителей госучреждений, финансовых организаций, промышленных предприятий.
За 15 лет форум превратился в одно из крупных и авторитетных мероприятий по технологиям электронного документооборота (он собирает около 300 представителей компаний различных отраслей). Ежегодно на форуме освещаются наиболее актуальные вопросы организации ЭДО.
Сегодняшний день
В этом году мероприятие проходило под лозунгом "Развитие системы электронного документооборота: step-by-step!" и было посвящено способам оптимизации системы электронного документооборота, нахождению оптимальных вариантов организации ЭДО в компаниях различных масштабов и отраслей, государственных органах власти.
Аудитория
Мероприятие было ориентировано как на представителей компаний, в которых уже используется СЭД, так и тех, кто только планирует ее внедрение.
Приветственное слово
В своем приветственном слове Андрей Линев, генеральный директор компании "ИнтерТраст", подвел итоги деятельности компании в 2009-2010 гг., осветил основные тенденции российского рынка СЭД, рассказал о развитии ПО и услуг компании "ИнтерТраст".
Так, дальнейшее развитие получила СЭД CompanyMedia: версия 3.6 системы отличается усовершенствованным "сквозным" документооборотом, улучшенной масштабируемостью и производительностью, возможностью автоматизировать регистрацию документов при подписании. В рамках СompanyMedia 3.6 также выходят новые модули, реализованы новые возможности Locker.
В 2010 году было выделено как отдельное направление предоставление услуг консалтинга, аудита, оценки, разработки решений в области защищенного электронного документооборота и их внедрения.
В рамках четырех секций для представителей госорганов и коммерческих компаний были рассмотрены различные аспекты внедрения и эксплуатации СЭД.
Секция "Электронный документооборот: теория и практика"
Первая секция была посвящена глобальным актуальным вопросам состояния и развития рынка электронного документооборота. Анализ тенденций рынка позволяет компаниям оперативно реагировать на требования времени, поэтому данной секции было уделено большое внимание.
В ее рамках перед собравшимися выступили:
• Алексей Домрачев, советник департамента государственной политики в области информатизации и связи Министерства коммуникаций и связи Российской Федерации;
• Сергей Афанасьев, исполнительный директор региональной общественной организации "Гильдия управляющих документацией";
• Андрей Колесов, обозреватель еженедельника "PC Week/RE";
• Татьяна Кузнецова, главный редактор журнала "Делопроизводство", заведующий кафедрой документоведения РГГУ, автор учебников и книг по документационному обеспечению управления;
• Сергей Кузнецов, консультант Федерального архивного агентства Российской Федерации.
Андрей Колесов в докладе "Рынок систем электронного документооборота: состояние и перспективы развития" резюмировал знаковые события 2009-2010 гг. для российского рынка СЭД:
• повышение интереса к ИТ со стороны руководства страны, но при этом отсутствие четкой системы управления отраслью со стороны государства;
• численный и качественный рост СЭД-мероприятий, числа публикаций в профессиональных СМИ, публичных дискуссий участников рынка;
• принятие Федерального Закона "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления" (с 01.02.2010), согласно которому теперь с запросами в государственные органы власти можно будет обращаться не только в традиционной (письмом), но и электронной форме.
Как отметил выступающий, рынок СЭД является старейшим сегментом российского рынка автоматизации предприятий и характеризуется:
• дальнейшим движением от начальной фазы управления документами (директивно-распорядительный документооборот, канцелярия, делопроизводство) к более продвинутым и сложным функциям;
• ростом масштабности проектов (увеличением числа пользователей, "глубины проникновения", развитием функционала СЭД, интеграцией с другими системами, налаживанием межорганизационного взаимодействия и пр.);
• большим числом заказных проектов;
• сильно преувеличенным представлением о национальной специфике и законодательных барьерах;
• переходом от автоматизации госсектора к автоматизации бизнеса, от крупных предприятий к средним и малым.
Андрей Колесов разделил понятия СЭД и ECM: "СЭД – это самостоятельный комплекс ECM-задач, который в той или иной степени включает вопросы управления документами, записями и потоками работ. ECM — это не ИТ-система, функционирующая на предприятии, а концепция построения корпоративных ИТ-систем, подразумевающая формирование единого информационного пространства предприятия".
Выступающий особо выделил основную задачу российских компаний - разработка стратегии развития ИТ-обеспечения организации и выработка организационно-технической линии ее реализации, что предполагает в том числе правильный выбор архитектурных и технологических решений, переход на использование промышленных средств автоматизации масштаба предприятия.
Выступление Сергея Афанасьева "О стандартах и сертификации в сфере управления электронными документами" было посвящено вопросам стандартизации и сертификации в сфере электронного документооборота. Сегодня, по словам докладчика, "международные стандарты добротно сделаны и вполне могли бы стать фундаментом национальных ГОСТов. Вместе с тем наше государство не выделяет средств даже на исполнение необходимой процедуры их утверждения. Тем не менее, работы по созданию национального стандарта по электронному документообороту все-таки начаты. В их основе лежат уже сформулированные положения MoReq2. Сейчас заканчиваются работы по национальному стандарту "Взаимодействие систем управления электронными документами", началось обсуждение ГОСТа (ИСО) ISO/TR 15801:2009 "Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности".
Алексей Домрачев в докладе "Государственная политика в области организации электронного документооборота и взаимодействия: трансграничные аспекты" озвучил актуальную задачу обеспечения межорганизационного взаимодействия не только в национальном масштабе, но и в международном, что требует наличие согласованных принципов обмена документами. Выступающий подчеркнул, что при налаживании межорганизационного взаимодействия нужно использовать новые возможности, которые предоставляют ИТ-инструменты. Докладчик сообщил, что трансграничное электронное взаимодействие сегодня отрабатывается в рамках тройственного таможенного союза, но уже сейчас идет проработка данного вопроса для других международных сообществ (ШОС и др.).
Татьяна Кузнецова выступила с докладом "Основа автоматизированных технологий: регламентация и формализация управленческих процедур работы с документами". Она раскрыла понятие документа, его виды и разновидности, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, осветила вопросы организации работы с документами, включая организацию электронного документооборота, технологии регистрации электронных документов, контроля сроков их исполнения, информационно-справочной работы и пр.
Выступление Сергея Кузнецова было посвящено вопросам организации межведомственного электронного документооборота и архивации электронных документов. Докладчик посетовал на большое количество законодательных проблем в области организации межведомственного ЭДО, но выразил надежду на то, что все основные законодательные проблемы должны быть решены уже в 2010-2011 гг. Согласно программе "Информационное общество (2011 – 2020 годы)" до конца этого года систему межведомственного электронного взаимодействия должны внедрить все федеральные органы исполнительной власти (в регионах уже идет активный процесс внедрения региональных СМЭВ). С 1 января 2011 года торги будут вестись только в электронном виде, со следующего года также будет осуществлен переход на электронные счета-фактуры.
Круглый стол "Электронный документооборот в государственных органах: как соответствовать требованиям времени?"
С учетом повышенного внимания Правительства Российской Федерации и лично президента России Дмитрия Медведева к вопросу организации электронного документооборота во всех структурах государственной власти специально для представителей госструктур в рамках форума был организован круглый стол "Электронный документооборот в государственных органах: как соответствовать требованиям времени?".
Эксперты круглого стола
• Юрий Кулаков, начальник управления документационного и информационного обеспечения Аппарата губернатора Администрации Ямало-Ненецкого Автономного округа;
• Олег Губин, председатель комитета информатизации Администрации Городского Головы г. Калуга;
• Александр Долгих, главный специалист Управления делами Городского Головы г. Калуга;
• Игорь Неживых, директор ЗАО "Кравтек" (г. Екатеринбург), руководитель проекта внедрения СЭД в Законодательном Собрании Тверской области
поделились с аудиторией ходом ведения своих проектов.
Участникам круглого стола – представителям органов госвласти - была представлена возможность узнать об опыте информатизации регионов, обсудить с коллегами и экспертами и найти пути решения актуальных проблем организации ЭДО, определить пути дальнейшего развития СЭД.
Представители государственных органов обсудили:
• эффективные технологии и подходы развития систем электронного документооборота (подключение новых рабочих мест, новых модулей и пр.);
• методы и технологии организации межведомственного электронного документооборота;
• возможности организации безопасного и юридически значимого электронного документооборота;
• актуальность разных рабочих мест для разных групп пользователей, рабочего места Губернатора/Мэра/Министра, мобильного рабочего места на iPad.
Секция "Система электронного документооборота: оцениваем и развиваем!"
Вторая секция форума носила практическую направленность и освещала технологии и методы развития существующей СЭД. Специалисты ИнтерТраст, основываясь на 16-летнем опыте работы на российском рынке ЭДО, рассказали о возможностях совершенствования системы электронного документооборота.
Александр Савельев, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по разработке программного обеспечения, поделился достижениями и дальнейшими планами развития СЭД CompanyMedia.
Предполагается, что в 2012 году система:
• сохранит преимущества текущей версии (поддержка территориальной распределенности, быстрая реакция на изменения в оргструктуре, защита информации, поддержка централизованной и децентрализованной архитектуры, автоматизация широкого спектра документоориентированных бизнес-процессов, высокая производительность и поддержка масштабируемости и др.)
а также
• станет мультиязычной, мультиплатформенной, интегрируемой с внешними информационными системами по технологии SOA и CMIS и др.
Данила Трушин, заместитель директора Центра технического сопровождения (компания "ИнтерТраст"), рассказал о возможностях масштабирования СЭД с целью повышения ее производительности, включения в контур документооборота новых бизнес-процессов, подключения новых пользователей (филиалов, подразделений, отдельных сотрудников).
Эдуард Михайлов, заместитель начальника Отдела внедрения Центра консалтинговых услуг (компания "ИнтерТраст"), раскрыл возможности workflow-технологий. Выступающий отметил, что носителями знаний организации и сути бизнес-процессов являются не ИТ-, а бизнес-специалисты, поэтому именно они должны уметь разрабатывать документоориентированные бизнес-процессы. В связи с этим workflow-технологии должны быть простыми и наглядными в использовании.
Докладчик рассмотрел использование workflow-технологий в рамках СЭД CompanyMedia на примере автоматизации обработки заявок в банке. По его оценкам, простота и наглядность автоматизации обработки заявок обеспечивает высокую отдачу от использования данного инструмента.
Василий Редькин, менеджер по работе с клиентами компании "ИнтерТраст", представил посетителям разработанный специалистами ИнтерТраст программный продукт "CompanyMedia-Корпоративный электронный архив", который может использоваться как самостоятельно, так и в совокупности с другими модулями системы. Данный модуль замыкает цикл обработки документов в СЭД CompanyMedia, обеспечивая их сдачу в архив в соответствии с требованиями государства.
Другие выступающие представили практическое применение технологий автоматизации документооборота на примере конкретных проектов.
Так, Игорь Треско, начальник отдела развития бизнес-приложений компании "ЛУКОЙЛ-Информ", опираясь на опыт внедрения системы электронного документооборота и автоматизации делопроизводства в компании "Лукойл", рассказал об особенностях разработки и внедрения комплексных решений по электронному документообороту и делопроизводству в крупных корпорациях.
Он отметил, что руководителям проектов в такого рода организациях необходимо учитывать:
• наличие нескольких существенно различающихся бизнес-направлений деятельности;
• наличие широкой географической распределенности дочерних обществ в рамках каждого из бизнес-направлений;
• наличие "управляющего" корпоративного центра, имеющего свою уникальность и специфику;
• наличие в каждом из бизнес-направлений своих обеспечивающих служб (юристов, экономистов, бухгалтеров, служб безопасности, материально-технического обеспечения и и т.д.).
Как правило, от внедрения СЭД руководители корпораций ожидают:
• сокращение (устранение) "бумажного" документооборота по всем бизнес–направлениям;
• обеспечение эффективности управленческих решений;
• повышение актуальности, достоверности и безопасности информации за счет единственности источника информации.
Алексей Мурыгин, ведущий специалист отдела программно-технического обеспечения Федеральной службы по финансовым рынкам России, выступил с докладом "Территориально-распределенный электронный документооборот в ФСФР: как мы создали эффективную СЭД".
Ольга Шаталина, главный специалист отдела делопроизводства Административного департамента Российского банка развития, также поделилась опытом внедрения СЭД.
Как отметила выступающая, с помощью СЭД CompanyMedia планируется:
• перевести в электронную форму подготовку и согласование внутренних и организационно-распорядительных документов;
• минимизировать бумажные архивные фонды;
• организовать внутренний электронный документооборот между подразделениями Банка в режиме реального времени;
• повысить исполнительскую дисциплину.
Вадим Ипатов, заместитель генерального директора компании "ИнтерТраст" по развитию бизнеса, рассказал о проекте создания автоматизированной системы мониторинга исполнения документов ОАО "ТВЭЛ", обеспечившей руководителям высшего и среднего звена компании возможность в любой момент и в любом месте фиксировать (документировать) свои решения и планировать их исполнение во времени.
Секция "Организация юридически значимого электронного документооборота"
Третья секция была посвящена актуальным техническим и организационным вопросам в области организации юридически значимого и защищенного электронного документооборота.
В ее рамках выступили ведущие эксперты:
• Владимир Горностаев, начальник Отдела СЭД и защиты информации (компания "ИнтерТраст");
• Александр Фураков, заместитель коммерческого директора компании "КриптоПро";
• Олег Беззубцев, советник генерального директора компании "ЭЛВИС-ПЛЮС";
• Алексей Сабанов, заместитель генерального директора компании "Аладдин";
• Александр Власов, издатель журнала "Information Security/Информационная безопасность".
Владимир Горностаев подчеркнул, что возможность придания электронным документам юридического значения является одним из новых качеств современных СЭД. Чтобы организовать юридически значимый ЭДО, недостаточно только внедрить электронную цифровую подпись (ЭЦП), как считает большинство. Требуется обеспечить возможность выполнения и проверки условий равнозначности ЭЦП в электронном документе и собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Четвертая статья ФЗ "Об электронной цифровой подписи" определяет условия признания равнозначности:
• сертификат ключа подписи, относящийся к ЭЦП, не утратил силу на момент проверки/подписания электронного документа;
• подтверждена подлинность ЭЦП в электронном документе;
• ЭЦП используется в соответствии со сведениями, указанными в сертификате ключа подписи.
Владимир Горностаев отметил, что существует два вида ЭЦП:
• "электронная цифровая подпись", т.е. ЭЦП, которая не содержит доказательств о состоянии сертификата ключа подписи,
и
• "усовершенствованная электронная цифровая подпись", т.е. ЭЦП, содержит необходимые доказательства.
Состав и структура усовершенствованной ЭЦП определяется международным стандартом XML AdvancedElectronicSignatures (XAdES).
Выступающий рассказал, что компания "ИнтерТраст" на основе данного стандарта разработала стандарт предприятия, позволяющий формировать усовершенствованную ЭЦП в СЭД CompanyMedia, что полностью обеспечивает ее юридическую значимость.
Олег Беззубцев провел анализ законодательства, касающегося соответствия электронного документооборота бумажному.
Александр Власов раскрыл основные положения Федерального Закона "О персональных данных", которые необходимо знать при организации электронного документооборота.
Алексей Сабанов рассказал о роли защищенного электронного документооборота в решении задач электронного правительства, напомнил, что электронный документооборот является одной из необходимых компонент электронного правительства, раскрыл основные методы и технологии обеспечения защищенного электронного документооборота.
Вторая половина третьей секции была посвящена технологиям Lotus, обеспечивающим повышение эффективности работы сотрудников и деятельности компании.
Перед собравшейся аудиторией выступили:
• Василий Демин, руководитель направления продаж ПО Lotus IBM EE/A;
• Игорь Бреус, ведущий специалист по технологиям IBM Lotus IBM EE/A;
• Евгений Поляков, специалист по технологиям Lotus;
• Игорь Никифоров, начальник Отдела установки и сопровождения программного обеспечения (компания "ИнтерТраст").
Секция "Просто о СЭД!"
Секция "Просто о СЭД!" была организована для посетителей, желающих в теории и на практике познакомиться с современными технологиями автоматизации делопроизводства и документооборота, для специалистов, у которых до посещения мероприятия отсутствовал опыт работы с системами электронного документооборота.
Сотрудники ИнтерТраст осветили перед собравшимися наиболее важные аспекты внедрения и эксплуатации СЭД:
• возможности систем электронного документооборота (на примере СЭД CompanyMedia);
• возможность работы в системах разных групп пользователей;
• подходы к выбору СЭД;
• риски, которые существуют при внедрении системы, и способы их преодоления;
• выгоды от использования СЭД.
Во второй половине дня посетителям представилась возможность получить практические навыки работы в СЭД CompanyMedia: все желающие прошли курс бесплатного обучения работе в системе и получили подтверждающие это именные сертификаты.
Заключение
В целом участники форума отметили его максимальную информационную насыщенность для самого разного круга слушателей: предметных специалистов, консультантов и бизнес-аналитиков, специалистов по информационной безопасности, разработчиков и администраторов ПО.
Слушатели подчеркнули актуальность и широкий спектр обсуждаемых вопросов, большую практическую пользу от участия в мероприятии.