Автоматизация делопроизводства в мэрии городского округа началась еще в 2000 году с установки 5 рабочих мест СЭД «ДЕЛО».
В 2012 году в Администрации Алтайского края (с 1 января 2017 года – Правительство Алтайского края) завершились основные работы по созданию единой региональной СЭД (ЕСЭД), также реализованной на базе системы «ДЕЛО». Все участники ЕСЭД перешли на унифицированные технологии работы с управленческими документами. Переход Правительства края к единой базе данных стал толчком для осознания администрацией Барнаула необходимости создать систему документооборота органов местного самоуправления в масштабах города, получившую название горСЭД.
Новый уровень технической оснащенности муниципальных органов управления также способствовал созданию горСЭД. До 2014 года ОМС администрации Барнаула находились в разных точках города. В 2014 году, когда было завершено строительство нового здания администрации, большая часть муниципальных структур была территориально объединена. Современная локальная сеть, спроектированная в новом здании, позволила начать планирование масштабного развития СЭД. Финансирование проекта обеспечивала муниципальная подпрограмма «Электронный муниципалитет».
Было спланировано объединение в рамках горСЭД документооборота органов местного самоуправления, использовавших ранее собственные экземпляры системы «ДЕЛО» или другие системы. В течение первых 3-х месяцев к горСЭД были подключены 19 организаций – всего около 130 пользователей.
При планировании реорганизации учитываются индивидуальные особенности каждой структуры-участника документооборота. В случаях, когда слияние СЭД какого-либо ОМС с единой СЭД администрации города не представляется целесообразным, предполагается использование опции «Сервер Электронного Взаимодействия» (СЭВ), обеспечивающей возможность «бесшовного» взаимодействия отдельных экземпляров СЭД «ДЕЛО».
В рамках развития внутреннего электронного взаимодействия администрация Барнаула уделяет внимание также и автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний (коллегий). Для этих целей будет использоваться подсистема «Повестки заседаний» – дополнительный компонент для СЭД «ДЕЛО», разработанный компанией «КС-Консалтинг». Подсистема предназначена для автоматизации процессов подготовки и проведения заседаний и совещаний, включая формирование и рассылку повестки предстоящего мероприятия. Она также обеспечивает текущую работу участников с электронными материалами в ходе совещаний.
Для повышения качества контроля исполнения документов и оптимизации информирования пользователей о статусах документов в СЭД планируется более широко использовать приложения «Мониторинг документов» и «Модуль электронной рассылки справки-напоминания». Оба этих компонента также разработаны компанией «КС-Консалтинг» и положительно зарекомендовали себя среди широкого круга организаций, использующих систему «ДЕЛО». Подробнее http://www.eos.ru/eos_news/detail.php?ID=155034