P&G, «Проктер энд Гэмбл» — американская транснациональная компания, один из лидеров мирового рынка потребительских товаров. Российское представительство открыто в 1991 году.

В 2013 году предприятие столкнулось с ростом объема таможенных документов. В составе российского подразделения P&G на тот момент действовало 6 юридических лиц в 4 регионах, в том числе 3 завода. Компания работала на 12 таможнях, имела контракты с 13 таможенными представителями, представленными в трех системах («Альта-софт», «ТКС», «ВЭД-Декларант»). Сотрудники обрабатывали свыше 2000 таможенных деклараций в месяц.

В этот период в компании завершился первый этап внедрения ECM-системы DIRECTUM, в результате которого был автоматизирован процесс согласования договоров. Целью второго этапа стал переход на электронный юридически значимый документооборот таможенных деклараций.

Перед рабочей группой стояли задачи:
- внедрения электронных таможенных деклараций как юридически значимых документов без необходимости дублирования на бумажных носителях;
- их интеграции в единую систему по всем импортирующим и экспортирующим юридическим лицам компании;
- создания единого информационного пространства для технологических систем, участвующих в обороте таможенных документов;
- автоматизации процессов обработки документа без дополнительных ручных операций (распечатка, ручное перенесение данных из декларации и т.п.);
- упрощения процессов подбора и предоставления таможенных деклараций для камеральных проверок в налоговые органы;
- создания единого электронного архива юридически значимых электронных документов;
- получения единой базы с информацией о таможенном декларировании с возможностью формирования и выгрузки любых отчетов.

РЕШЕНИЯ И ВОЗМОЖНОСТИ

Работы по проекту велись в нескольких направлениях:

1. Получение и загрузка таможенных деклараций в формате xml с соответствующими подписями из систем таможенных операторов.

Для решения задачи разработана специальная автоматизированная служба ввода, которая объединяет потоки xml-документов из трех систем таможенного декларирования.

К функциональности специально созданной службы ввода относятся:
- подключение к выделенному серверу, дублирующему трафик таможенных деклараций P&G в системе «Альта Софт»;
- подключение к выделенному e-mail-адресу, на который раньше происходила отправка таможенных деклараций P&G по электронной почте из систем «ТКС» и «ВЭД-Декларант»;
- анализ обновлений на сервере или e-mail, поиск xml-документов таможенных деклараций, отправка их на загрузку.

В системе автоматически выполняется проверка целостности xml-контейнеров, наличия подписей, а также валидности сертификатов, использованных для подписания и других параметров.

За счет разработанного механизма xml-файл загружается в справочник таможенных деклараций, где автоматически создается и заполняется карточка документа, к которой может быть приложен как сам xml-файл, так и его PDF-формы.

2. Обработка таможенных деклараций.

Команда проекта наладила взаимосвязи между преднастроенными в системе DIRECTUM и специально созданными справочниками:
- «Декларации на товары» — содержит всю информацию, необходимую сотрудникам P&G, из таможенных деклараций. Доступна настройка любых фильтров и выгрузка данных справочника в Excel;
- «Таможни» — информация о таможенных постах, их кодах, номерах вендоров во внутренних системах (SAP-номер контрагента);
- справочник стран — информация о государствах-производителях товаров;
- справочник валют — используется для выбора денежной единицы в договоре, по которому импортируется или экспортируется товар.

Параллельно была настроена взаимосвязь с ними существующего справочника паспортов сделок.

3. Автоматизация подбора и предоставления таможенных деклараций в налоговые органы.

В тот момент, когда проект был реализован, налоговая служба не принимала таможенные декларации в xml-формате, поэтому было решено создать дополнительную функциональность — для автоматической выгрузки документов в PDF-формате по определенному заранее списку.

Так появился специальный сценарий, позволяющий ввести любое количество таможенных деклараций и запустить их массовое перемещение в заданную папку на компьютер. Если документ из списка отсутствует в справочнике, пользователь получает уведомление.

4. Хранение таможенных деклараций в одном месте.

Создание справочника таможенных деклараций решило проблему организации электронного архива. Благодаря тому, что каждая карточка содержит xml- и PDF-версии таможенной декларации, справочник стал единым местом хранения и систематизации данных документов.

5. Передача информации в системы P&G.

Для передачи информации в системы P&G созданы дополнительные таблицы в sql-базе данных. Они содержат значения, необходимые для совершения бухгалтерских проводок по таможенной декларации, и обеспечивают безопасное и эффективное подключение собственных разработок компании к базе данных, созданной в DIRECTUM.


РЕЗУЛЬТАТЫ ВНЕДРЕНИЯ

Благодаря реализации проекта холдингу удалось достичь результатов:
- экономия рабочего времени сотрудников составила до 8000 часов в год;
- документооборот таможенных деклараций — от создания до архивирования — полностью переведен в электронный формат;
- создана единая система для 12 таможен, 6 юрлиц, 5 вовлеченных функций P&G;
- доля технических ошибок при обработке таможенных деклараций снизилась до 0%;
- появилась возможность создания отчетов по данным документов, организован единый архив таможенных деклараций.

Источник: https://club.directum.ru/award/64749