В Министерстве внутренних дел Республики Беларусь продолжается поэтапная организация системы корпоративного электронного документооборота органов внутренних дел на базе СЭД «ДЕЛО», разработанной компанией «Электронные Офисные Системы» (ЭОС).
Задачей очередного этапа стало создание единой технологии работы с документами в центральном аппарате МВД РБ, Главном управлении внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, областных управлений внутренних дел и Управлении внутренних дел на транспорте МВД РБ.
Среди ожидаемых результатов – повышение производительности труда делопроизводственного персонала, улучшение качества исполнения управленческих решений, сокращение сроков прохождения документов, уменьшение трудозатрат, связанных с копированием и сканированием бумажных документов, и своевременное информирование пользователей о поступлении новых документах и других событиях в области работы с документами. Также предполагалось, что на данном этапе будет достигнута унификация внутриведомственного делопроизводства и внедрен принцип «однократный ввод информации и многократное ее использование».
Работы начались с обследования действующей системы делопроизводства и практики работы с документами на трех базовых объектах: Главном управлении внутренних дел Минского городского исполнительного комитета, Управлении внутренних дел Минского областного исполнительного комитета и Управлении внутренних дел на транспорте МВД РБ. Было проведено исследование организационной структуры и основных функций структурных подразделений, изучены инструкции по делопроизводству организации, выявлены роли делопроизводственных подразделений, права и обязанности отдельных работников. Далее были изучены технологии прохождения документов, исследованы действующие системы контроля исполнения документов и проведен анализ объема документооборота по различным группам документов и подразделениям.
По итогам обследования построена система корпоративного управленческого документооборота МВД РБ на базе СЭД «ДЕЛО», которая включает в себя несколько самостоятельных контуров территориально распределенных ОВД с типовой технологией первичной обработки документов в СЭД.
Также проведено необходимое обучение сотрудников работе с системой. Пользователи были объединены в группы согласно выполняемым ими функциональным обязанностям; для каждой из групп разработана специальная методика, включающая всю необходимую информацию по автоматизированной обработке документов.
Все работы по внедрению системы и обучению пользователей осуществляются РУП «Центр Электронного Документооборота» БГУ http://www.e-office.by, официальным партнером ЭОС в Республике Беларусь.