Компания «Гулливер» основан в 1997 году. На протяжении многих лет компания входит в тройку ведущих дистрибьюторов игрушек в России. Кроме того, предприятие производит детскую одежду под собственными торговыми марками Gulliver и Button blue. Также в компании есть оптовое направление мужской одежды. В 2013 году успешно стартовала работа интернет-магазинов по направлениям «Одежда» и «Игрушка». Продукция компании представлена в более 200 собственных и партнерских магазинах по всей России, в странах Европы и СНГ.
Компании требуется ежедневно обеспечивать ассортиментом крупные федеральные торговые сети с учетом их жестких условий поставок и большим количеством мелкооптовых клиентов - более 1000 магазинов по всей стране. Для этого нужно оперативно реагировать на запросы о поставке со стороны закупщиков, прогнозировать всплески спроса, поддерживать маркетинговую активность в магазинах – проводить акции, внедрять системы лояльности для клиентов. Необходимо собирать точные данные о продажах и востребованном ассортименте, анализировать и планировать дальнейшую работу в соответствии с полученными данными.
Ранее все данные для управленческой отчетности консолидировались из 32 разрозненных систем, использующихся в разных подразделениях компании. Финансовые отчеты формировались около месяца, полученная информация требовала дополнительного времени на сверку. Отсутствие оперативной информации затрудняло планирование и контроль деятельности подразделений. Было сложно управлять продажами и резервированием товаров. Договоры и программы лояльности согласовывались в бумажном виде. В случае командировок ответственных сотрудников заключение сделок или запуск маркетинговых акций могли откладываться.
Предприятию стала необходима информационная система, которая позволила бы оптимизировать систему управления товарными запасами – организовать оперативное резервирование товара под заказы, улучшить взаимодействие с собственными и франчайзинговыми торговыми точками, ускорить поставки товаров в магазины, сократить время на запуск маркетинговых акций. Кроме того, нужно было обеспечить руководство оперативной управленческой информацией о деятельности подразделений.
Тендер на внедрение новой информационной системы выиграла компания «1С-Рарус», ведущая проектную деятельность по собственной технологии, основанной на своде знаний по управлению проектами РМВОК.
Сегодня в новой корпоративной системе, построенной на базе «1С:ERP Управление предприятием 2», работают сотрудники финансовых служб, логисты, специалисты по продажам, закупкам, маркетингу, HR-менеджеры, сотрудники в филиалах. Всего автоматизировано 650 рабочих мест.
Ключевые итоги проекта
? Оптимизирована схема резервирования товаров под индивидуальные потребности клиентов: система позволяет учитывать динамику продаж каждого из более тысячи активных клиентов дистрибуторского бизнеса направления «Игрушка», самостоятельно регулирует объем товарных запасов в резервах под клиентов. При этом клиентам предоставляется уже итоговая информация по оптимальным объемам и срокам исполнения заказа. Применение такой схемы резервирования помогает более рационально распределять товарные запасы, что ведет к увеличению товарооборота и сокращает издержки на хранение запасов на складе. По ожиданиям руководства компании повышение оборачиваемости товара в резервах под крупных сетевых клиентов по направлению «Игрушка» уже по итогам следующего финансового года составит не менее 10%.
? В электронном виде организована работа с договорами, заявками на оплату.. Снижены риски утери документов, исключена возможность подписания несогласованных договоров и заявок. Согласование договоров значительно ускорилось и стало более управляемым, в системе можно в любой момент посмотреть онлайн-статус документа: этап согласования, срок согласования, ответственное лицо. Положительным дополнительным эффектом стала экономия на расходных материалах (картриджи, бумага и т.д.).
? Система позволяет работать удаленно в режиме «тонкого клиента». Теперь менеджеры и руководители могут оперативно, находясь в любой точке мира, ставить резолюции по важным вопросам. Подписание важных договоров с партнерами или запуск акций больше не задерживаются из-за командировок ответственных сотрудников.
? Централизовано ведение нормативно-справочной информации. Единообразие и унификация данных ускорили передачу информации об ассортименте, ценах и остатках продукции как на собственные интернет-площадки, так и в информационные системы партнеров. Новый товар теперь быстрее поступает в продажу. Регламентированный процесс передачи данных минимизирует риск дублирования и ошибок.
? Департамент маркетинга с помощью новой системы самостоятельно управляет акциями – от индивидуальных скидок конкретному клиенту и сезонных акций до специальных условий покупки товара в одном заказе или за определенный период. При этом система позволяет регулировать минимально допустимую стоимость товаров и назначать индивидуальный порог скидок для клиентов. Можно назначать различные цены на товар в течение одного дня («Утром – дешевле!»). Это помогает более оперативно реагировать на изменения рынка и стимулировать сбыт.
? Автоматизированы все функции казначейства. Теперь в онлайн-режиме можно получить информацию о плановых и фактических движениях денежных средств. Исключена возможность возникновения кассовых разрывов, повышена своевременность исполнения обязательств перед партнерами, а руководство может более жестко контролировать исполнение бюджета.
? Все взаиморасчеты с партнерами теперь мгновенно отражаются в специализированных отчетах компании. Больше не требуется кропотливо собирать со всех подразделений и перепроверять отчетность. Выросла оперативность управления дебиторской задолженностью, усилен контроль за ее ростом, снижен риск возникновения просроченной дебиторки.
? Подготовка финансовых отчетов ускорилась более чем в два раза. Такого результата удалось достичь благодаря возможности оперативного получения информации и автоматизированным формам отчетности.
Евгений Тюрин, директор по бизнес-администрированию Торгового дома «Гулливер», отмечает: «Новая ERP-система позволила нам сформировать единую среду для всех основных бизнес-процессов компании. Было централизовано ведение нормативно-справочной информации для всех бизнес-направлений. Система отвечает требованиям внутренней политики информационной безопасности и позволяет легко управлять правами доступа в масштабах группы, а также пошагово отслеживать любые изменения, сделанные пользователями. 1С:ERP оперативно интегрируется с сайтами и информационными системами наших клиентов, крупных интернет-магазинов и сетей, таких как X5, Ашан, Кораблик и Wildberries (интеграция по EDI, API и т.д.), что особенно актуально для нашей компании. Кроме того, ERP-система лояльна к пользователю. Каждый сотрудник может легко настроить свое АРМ и набор аналитических инструментов (например, отчетов) с учетом своих личных требований. И, наконец, эксперты «1С-Рарус» помогли нам сэкономить на 15% бюджет проекта, сохранив при этом высокое качество работ и скорость выполнения».
Мария Рязанова, финансовый директор Торгового дома «Гулливер», добавляет: «Многие годы Gulliver занимает лидерские позиции среди производителей, розничных ритейлеров и дистрибуторов детских товаров в России. Система “1С:ERP” позволила нам заметно повысить эффективность работы и оптимизировать ключевые бизнес-процессы компании. Мы исключили дублирующие функции в работе персонала, повысили качество управления товарооборотом и дебиторской задолженностью, сократили сроки получения аналитической информации. Вся финансовая отчетность стала формироваться в два раза быстрее, а скорость сдачи регламентированных отчетов увеличилась, в среднем, на 30%».
Торговый дом «Гулливер» победил в конкурсе «1С:Проект года 2016» в номинации «Лучший проект в предметной области: Комплексное управление ресурсами предприятия (ERP)».