ООО «Арбат Отель Менеджмент» – управляющая компания сети курортов на Черноморском побережье России Alean Family Resort Collection. В состав сети входят отели 5* и 4* в Анапе, отель 4* в Геленджике и один 3*– в Сочи, а также обслуживающие организации – всего 100 подразделений.

Учитывая количество пользователей системы – все подразделения и службы курортов, а также региональный охват, включая московский офис управляющей компании, перед Alean Family Resort Collection встала проблема систематизации документооборота. Перед разработчиками DirectumRX были поставлены следующие задачи:
• возможность объедения всех филиалов в одну сеть;
• сильная функциональность;
• прогрессивная платформа для развития;
• удобный и понятный интерфейс для пользователей.

Большое значение имели сроки: на выбор ECM-системы был всего 1 месяц, а реализовать проект предстояло за 3 месяца – до старта сезона отпусков. DirectumRX подошла по всем требованиям.

«Внедрение подобных систем в сложных организационных структурах – процесс непростой и зачастую длительный. Но оперативная работа проектной команды и разработчиков системы позволила реализовать проект точно в срок, без потери качества и перебоев в основных бизнес-процессах» – Екатерина Дорошенко, руководитель общего отдела ООО «Арбат Отель Менеджмент».

Специалисты DIRECTUM автоматизировали процессы делопроизводства: работу с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распределительной документацией. Налажен полный цикл работы с договорами и нормативными документами. Модуль «Управление совещаниями» позволил перевести в электронный вид процессы подготовки и согласования повесток и протоколов встреч, здесь же ведется календарь мероприятий. Индивидуально для Alean Family Resort Collection разработано решение «Планирование проектов», т.к. компания использует проектную модель управления.

Интеграция DirectumRX с «1С:Управление производственным предприятием» играет важную роль в процессах финансового планирования. В регистрационной карточке входящего счета в ECM-системе планово-экономический отдел расписывает суммы по разным статьям и проектам бюджета. Данные берутся из справочников «Статьи бюджета», «Центры финансовой ответственности» и «Проекты бюджета», все они синхронизируются с одноименными справочниками в 1С.

На основании информации из карточки счета ответственный сотрудник формирует заявку на расходование средств и платежное поручение в 1C. Его номер автоматически появляется в карточке счета в DirectumRX.

Все работы по проекту завершились в установленные сроки, при этом использовалась сокращенная технология внедрения. На этапе освоения системы пользователям помогали встроенные информационные справки и подробные инструкции к каждому процессу.

Сегодня в DirectumRX работают 200 сотрудников, и все они оценили удобство работы и взаимодействия в системе. В будущем планируется: автоматизация работы со справочниками номенклатуры на основе стандартов компании, модификация модуля «Проекты», а также внедрение финансового архива с элементами бюджетирования.