ГК «Р-Фарм» – фармацевтическая компания полного производственного цикла. В ее структуру входит 60 филиалов и представительств на территории России, а также в странах СНГ, в США, Германии, Японии, Турции, ОАЭ, Индии. Работу компании обеспечивают 3 600 специалистов.

В силу специфики деятельности сотрудники «Р-Фарм» часто отправляются в служебные поездки. Все командировочные расходы подлежат компенсации в соответствии с действующим законодательством РФ.
По возращении из командировки работники готовят авансовый отчет, необходимый для обоснования суммы компенсации и подтверждения целевого назначения понесенных расходов.

Ранее согласование отчетов производилось в бумажном виде и было достаточно трудоемким как для самого сотрудника, так и для бухгалтерии. Ситуация осложнялась распределенной структурой компании и колоссальным количеством самих отчетов.
Так, руководство «Р-Фарм» приняло решение об автоматизации процесса управления авансовыми отчетами.

Так как компания уже более 3 лет успешно работает с системой DIRECTUM, новое решение предстояло реализовать на этой же платформе.
В качестве подрядчика была выбрана компания Акелон, которая обладает большим опытом внедрения и уже зарекомендовала себя как надежный партнер на прошлых этапах проекта.

Изучив процессы и регламенты заказчика, команда приступила к проектированию и разработке модуля «Авансовые отчеты». В рамках проекта были автоматизированы процессы:


подготовка расходной части авансового отчета и комплекта документов;
согласование расходной части авансового отчета;
отправка оригиналов расходных и посадочных документов в бухгалтерию;
создание полной формы авансового отчета;
визирование авансового отчета высшим руководством.


Расходы авансового отчета согласуются на основе скан-образов приложенных документов. Оригиналы оправдательных документов отправляются в бухгалтерию только после подтверждения расходов бухгалтером.
Для самого авансового отчета российское законодательство предусматривает согласование и хранение в электронном виде.
В качестве замены «живой» подписи используется усиленная электронная подпись (квалифицированная или неквалифицированная).

При создании авансового отчета запись делается на основе расходной части отчета, которую пользователь вносит в ERP-систему Microsoft Dynamics АХ, после этого авансовый отчет выгружается в ECM-систему.

После формирования записи пользователь приступает к добавлению документов. Подготовка каждой группы документов имеет свои особенности, которые были заложены в решение:

отчетные документы пользователь создает по утвержденным шаблонам. Пользователь может создать одновременно сразу несколько документов, а после создания в инициатору останется только их дозаполнить;
расходные, посадочные и сопроводительные документы пользователь сканирует и вносит в систему, группируя по пакетам. В дальнейшем пакеты в системе соответствуют конвертам, в которых происходит отправка оригиналов;
для персональных документов пользователь также формирует пакет. При добавлении объектов в пакет система проверяет наличие персональных документов подотчетного и наличие прав на них у инициатора. Подобная проверка позволит организовать единую базу персональных документов сотрудников, а также избежать дублирования информации и несанкционированного доступа к данным.


По внутренним правилам «Р-Фарм» сотрудники фиксируют в DIRECTUM факт перемещения документов.
Если раньше можно было фиксировать лишь отдельные документы, то теперь появилась возможность отмечать перемещение целых пакетов.
Регистрация отправки и получения осуществляется посредством множественного сканирования штрихкодов. Вся история движения отображается в карточках соответствующих объектов.

Юридическую значимость авансового отчета обеспечивают ЭП сотрудников: подотчетного лица, ответственного за проверку бухгалтера, заместителя главного бухгалтера, главного бухгалтера и финансового директора.

Для руководителей высшего звена доступно массовое подписание авансовых отчетов. С заданной периодичностью система формирует уведомления руководителям, у которых есть авансовые отчеты на подписании.
Для принятия решения руководитель может посмотреть все документы, которые приложены к авансовому отчету.

Чтобы сотрудники быстро адаптировались к работе в электронном виде, специалисты Акелон провели обучение: ключевые сотрудники прошли обучение очно на практических занятиях, а затем донесли свои знания до коллег, также были организованы вебинары.

В конце 2017 года компания «Р-Фарм» запустила решение «Авансовые отчеты» в опытную эксплуатацию.
За первые две рабочие недели пользователи создали 83 отчета. В планах компании – тиражирование решения на дочерние организации и автоматизация бумажного архива расходных документов.