Зачем в церкви система автоматизации документооборота? Вполне вероятно, что именно такой вопрос напрашивается при прочтении заголовка. Но при более внимательном рассмотрении становится понятно, что жизнедеятельность современной церкви вряд ли возможна без взаимодействия с внешним миром, и, например, без отправки и получения разнообразных документов и, соответственно, их регистрации. Также как и в любой другой организации, здесь необходимо выдавать письменные поручения и контролировать ход их исполнения. Точно также при коллективной работе над документом может потребоваться получить «добро» от соавторов проекта или совместными внести согласованные изменения... Другими словами, с точки зрения бизнес-аналитика, церковные процессы документационного взаимодействия мало чем отличаются от классического документооборота. И служители, ответственные за соответствующие участки работ, все чаще обращают свое внимание на системы электронного документооборота.
Так произошло и в Барнаульской Епархии Русской Православной Церкви. Принципиальное решение об автоматизации документооборота здесь было принято в конце 2009 года. Принимая во внимание успешный опыт эксплуатации СЭД «ДЕЛО» в Московской Епархии, окончательный выбор был сделан в пользу именно этой системы.
В ходе реализации проекта по автоматизации документооборота, в Барнаульской Епархии был проведен стандартный для таких случаев комплекс мероприятий, включающий в себя обследование технологических процессов работы с документами, настройку справочников в соответствии со структурой организации, установку и настройку программного обеспечения на рабочих местах и обучение специалистов заказчика работе с системой. В результате, был автоматизирован учет входящих, исходящих и внутренних документов Епархии и организовано хранилище электронных образов документов, что предоставляет возможности быстрого поиска и практически мгновенного доступа к необходимой информации. Также автоматизированы процессы выдачи поручений и контроля их исполнения. Рабочие места системы были установлены в приемной Епископа Барнаульского и Алтайского Максима, секретаря Барнаульской Епархии, в Канцелярии и машинописном бюро.
В дальнейших планах – внедрение дополнительной опции «Сканирование» для перевода в электронный вид существующего архива бумажных документов и организация электронного обмена документами с Московским Патриархатом, где также эксплуатируется система «ДЕЛО».
Все работы по установке, внедрению и обучению пользователей выполнены специалистами компании «Корпоративные Системы-Консалтинг», официального партнера ЭОС.